Gestión efectiva del tiempo: factores internos y externos a evitar

26 de junio, 2013

 

Cuando hablamos de rendimiento y de organizarnos las tareas para aprovechar bien el tiempo y ser efectivos en nuestro día a día, solemos dar más importancia a la forma de organizarnos, las herramientas que utilizamos o la manera de clasificar las tareas. Pero en una importante cantidad de casos, esto ya lo estamos haciendo bien, y sin embargo, algo sigue fallando…

Hay una serie de factores que influyen de forma negativa en la efectividad de nuestra gestión del tiempo en las tareas diarias y, evitando éstos, tenemos una parte importante de la batalla ganada.

Factores externos que nos hacen perder el tiempo:

  • Interrupciones por el teléfono, el email o las redes sociales: las interrupciones constantes por llamadas, notificaciones o alertas te quitan concentración y te hacen saltar de un tema o otro, sin llegar a cerrar ninguno. No configures alertas o notificaciones sonoras cada vez que entre un mail, comentario o mención. Consulta el email en momentos prederminados por ti, con una frecuencia razonable, y revisa las redes sociales durante 5 o 6  minutos, como descanso entre tarea y tarea. Mantén el teléfono en silencio (excepto si estás esperando una llamada importante) y devuelve las llamadas al cabo de un rato, cuando hagas una pausa en tu trabajo.
  • Reuniones: asiste al número imprescindible de ellas. Fija de antemano una duración de 30 o 45 min. como máximo. Prepara también un orden del día y compártelo con el resto de los asistentes a dicha reunión.
  • Papeleo y burocracia: valora antes de cualquier trámite si el objetivo del mismo supone una ventaja importante para ti (o es obligatorio) en función del tiempo que te va a llevar resolverlo. Trata de hacer el mayor número de trámites posibles por vía telemática y pregunta a personas de tu entorno que ya lo hayan hecho, sobre la forma más rápida y efectiva de hacerlo. Trata de realizar estas tareas en cuanto surgen o se abre el plazo; alargar el trámite sólo consigue quitarte concentración y acercarte al final del plazo, obligándote a hacerlo con urgencia, lo que desbarata tu planificación para esos días.
  • Falta de equipo o personas competentes en las que delegar: trata de rodearte de gente efectiva, que te ayude y te quite carga de trabajo. Si en tu equipo hay alguien incompetente que te hace perder el tiempo, líbrate de él o ella. Si hay alguien que no hace bien sus funciones pero no es una persona incompetente, revisa sus tareas y trata de situarla en un perfil de trabajo en sintonía con sus habilidades.

Factores internos que nos roban tiempo

  • Procastinación: es el enemigo número uno de cualquier profesional, pero especialmente de los que deben autogestionarse el tiempo. Un empresario, emprendedor o autónomo debe huir de la procastinación como de la peste. Tu tiempo es ORO. En cuanto detectes que estás procastinando, ponte las pilas, céntrate y coge el toro por los cuernos. Si notas que estás cansado y que te cuesta concentrarte, cambia de tarea, date un paseo o ponte música, retomando la tarea totalmente centrado y con decisión de acabar con lo que se ha empezado. Al final, es una cuestión de voluntad.
  • No saber o no querer delegar: pues tienes que delegar… no eres un superheroe, y retener las tareas en tu lista porque no te fias de nadie y las quieres hacer tú todas, sólo te llevará al colapso y a una ineficiencia mayor que si hubieses delegado en un chimpancé. Esfuérzate en transmitir bien las instrucciones, tu ilusión, y acompaña en la tarea, pero aprende a confiar y no sufras si, durante el aprendizaje, ha cosas que salen diferentes a como las habías planeado… puedes llevarte alguna sorpresa agradable.
  • Fallo al planear: intenta ser realista con la situación en la que se desarrollan tus proyectos, concede ciertos márgenes de tiempo y trata de fijar hitos importantes que sirvan de referencia según se van cumpliendo los plazos. Pero sobretodo, sé realista, porque una planificación imposible de cumplir, deja a tu proyecto en el limbo, y ésto te llevará el doble de tiempo que si lo planeas con márgenes que en un principio te parecían excesivos.
  • Fallos en la gestión de la agenda: las palabras se las lleva el viento. No digas “tenemos que vernos y hablar sobre esto o hacer esto otro”, saca la agenda (mejor si es en el móvil) y queda directamente en n día y una hora para hacer las cosas que son necesarias. Ante una tarea que surge, busca un hueco en tu agenda, y sé fiel a tu cita. Si no, las tareas quedarán enterradas o pendientes en una nube (o nubarrón) de cosas atrasadas que te mantendrá angustiado e improductivo.

Es fundamental luchar por eliminar en la medida de lo posible estos factores para que la utilización de buenas técnicas o buenas herramientas de gestión de sus frutos y seamos todo lo eficientes que esta nueva era empresarial nos exige.

Cinco “guindas” para un discurso efectivo

17 de junio, 2013

Si estás liderando un proyecto, eres emprendedor y luchas cada día por sacar adelante tu negocio, sabrás que es muy importante aprovechar todas las oportunidades que te brinden para hablar en público sobre éste. No hay mejor marketing que el discurso en el que uno demuestra la pasión que siente por su proyecto.

Aunque no todo el mundo tiene el poder de la oratoria, te damos unos consejos para cuando tengas que hablar sobre tu empresa o negocio y quieras transmitir “buenas sensaciones”

Story-telling aplicado a casos de éxito

A todo el mundo le gustan las historias. Y sobretodo si acaban bien. Busca tu caso de éxito más original y adórnalo un poco. Primero relata el problema, mantén algo de suspense, y añade emoción en la parte sobre la resolución del mismo gracias a tu producto o servicio. Si añades el típico ” unos meses/ un año más tarde…”, cerrarás un relato que contribuirá a que tu público recuerde tu marca de forma mucho más duradera.

Trae contigo a un “peso pesado”

No es fácil hacer que te acompañe una gran estrella o un gurú tecnológico, pero en tu entorno siempre hay alguna persona  con más experiencia y más conocida en los círculos de tu sector de negocios que accederá encantada a hacer de mentor. Busca el apoyo de alguien de confianza, que te pueda presentar, o que sirva, por ejemplo, para contar el caso de éxito del que hablábamos en el punto anterior.

Prepara el “altavoz social”

Gran parte del público que te interesa, es el que se mantiene especialmente activo en las redes sociales, pues serán los que logren que tu discurso alcance a una audiencia mucho mayor. Pero es fundamental que les facilites las cosas y prepares adecuadamente las opciones para lograr el mayor impacto posible. Piensa un #hashtag y proponlo al principio de tu discurso o los días previos cuando anuncies éste, para todos aquellos que quieran participar o comentar en Twitter. Crea el evento en facebook e invita a todos los que consideres que puedan estar interesados. Si has preparado una presentación, también la podrás subir después a Slideshare o cualquier otra plataforma para presentaciones, y si te han grabado y dispones de un video de tu intervención, lo puedes subir a YouTube y compartirlo a través de Linkedin, Google plus,… Por supuesto, es fundamental preocuparse, si tienes la opción de elegir el sitio, de la conectividad a internet, idealmente con wifi gratuito y abierto.

Cuida los detalles al máximo

Botellas de agua, cuadernos y bolígrafos para tomar notas,… estos detalles ayudan a crear una buena experiencia como expectador. Pero si quieres que te recuerden de forma especial, no descuides detalles como mesas auxiliares con comida para picar, detalles de tu marca originales, y una atención lo más cercana y personal posible a todos los asistentes a tu charla. Los vínculos más fuertes se crean a través de las emociones, y un anfitrión que se acerca a un asistente a su presentación, y le ofrece, de forma personalizada, un detalle para agradecerle su asistencia, está creando un sentimiento de agradecimiento y simpatía que contribuirá a dejar una huella mucho más sólida que la que queda gracias a un bolígrafo de tu marca encima de una silla o en una bolsa dada a la entrada.

Haz tu discurso, “habla de tu libro”

Finalmente, cuando tienes a tus invitados cómodos, atentos y bien conectados, debes lanzar tu mensaje. Y tu misión es vender, así que enfócate en tu producto, y preséntalo de forma amena, clara y transparente. Tu discurso debe ser ameno, pero dedica los puntos fuertes de éste a tu producto. El hilo de tu charla podrá ir de un tema a otro, pero haz que siempre se cierre en torno al valor de referencia de tu marca. Recuerda que tener un público dispuesto a escuchar lo que tienes que contar, se merece que prepares tus palabras con mimo y cuidado, ¡Aprovecha tu oportunidad!

Cuando los móviles dominen la Tierra…

13 de junio, 2013

Os traemos una infografía muy reveladora sobre la tendencia creciente del uso del móvil y todo el entorno de la web móvil. ¿Eres de los que accede a internet más a través del móvil que con el ordenador?

Las cualidades que los clientes valoran

22 de mayo, 2013

Si tienes un negocio, ya habrás experimentado lo que cuesta conseguir crecer tu número de clientes. Es bien cierto que depende mucho de la bonanza económica que se vive en cada momento, pero precisamente por eso, seguramente eres plenamente consciente del coste en tiempo, esfuerzo y dinero que implica ganar cada nuevo cliente, sobretodo para las pymes y los autónomos.

Está claro que los dos factores fundamentales del servicio o producto que ofreces son calidad y precio, pero hay una serie de factores complementarios que van a influir de manera trascendental a la hora de fidelizar esos clientes que tanto te ha costado conseguir:

#Sencillez

Cuando un cliente que ha comprado tu producto o contratado tu servicio descubre que la operativa de éste es compleja o lenta, cambia radicalmente la concepción que tenía de éste, aunque mantenga los resultados por los que lo había adquirido. Decepción y frustración no son buena compañía para tu producto, así que simplifica al máximo los pasos, crea una capa limpia y sencilla que oculte toda la complejidad que pueda tener tu producto o servicio.  Por muy estupendo, potente y bien estructurado que lo tengas, para alguien que no conoce el proyecto y que no lleva los últimos dos años profundamente sumergido en él, puede resultar complejo y confuso.

#Responsabilidad

Todos cometemos fallos. Tus clientes también saben eso, y entienden que lo que les has vendido pueda fallar en algún momento. Pero esperan y valoran que tu reacción tras este incidente sea efectiva y seria. No les des largas ni te descargues en tus propios proveedores. Debes dar la cara, dar las explicaciones pertinentes que sean necesarias  y resolver la situación sin contarle tus penas al cliente.

#Accesible

Si un cliente quiere ponerse en contacto directamente contigo, debería poder hacerlo. Si no estabas disponible al teléfono, o si te envía un email, deberías devolverle la llamada o responderle al email en un tiempo razonable. La falta de respuesta, también habla de ti y de tu empresa, y a veces es más elocuente que cualquier otro mensaje. Si tu volumen de clientes es muy grande y no puedes gestionar adecuadamente ésto sin ayuda, busca una persona que lo haga, respondiendo directamente cuando sea posible, y pasándote sólo las cuestiones más específicas que debas asumir tú.

#Creatividad

Tus clientes van a valorar de forma especial que seas capaz de adaptarte a los cambios y novedades que van surgiendo en tu sector, actualizando tu producto con creatividad, sin apalancarte en lo bueno que es, o en la fantástica tecnología que ya habías diseñado. Mantente alerta, y descubre nuevas formas de mejorar la forma en que tu producto cumple con los objetivos de tus clientes.

#Informado

No hay nada que te pueda dejar más en evidencia frente a un cliente que el no haber hecho tus deberes con respecto a éste. Si vas a hablar con uno de tus clientes, ponte al día previamente de los datos más relevantes y trata de conocer el contexto en el que se va a desarrollar la conversación. Sé previsor y prepara toda la información que creas que vas a necesitar, así como nuevas propuestas o soluciones que puedas ofrecerle a partir de sus situación actual.

Y recuerda, que detalles como éstos, pueden marcar la diferencia a favor de tu marca, o, incluso, pueden añadirle valor por encima de otros productos de mayor alcance pero que no cuidan la relación con sus clientes.

Los cuatro puntos fuertes de la nueva Ley de Emprendedores

16 de mayo, 2013

Aunque está costando que salga adelante, parece que ya está cerca la aprobación definitiva de la Ley de Emprendedores. Si eres autónomo o tienes una pyme, conviene que conozcas los cambios que va a introducir en el ecosistema empresarial a pequeña escala.

Los cuatro ejes fundamentales son la constitución ultrarrápida de sociedades en 24 horas, la eliminación de la obligatoriedad de un capital mínimo (podrán constituirse con un euro) y la creación de dos nuevas figuras: el emprendedor de responsabilidad limitada y la ley de segunda oportunidad.

Estos puntos van a reducir el tiempo necesario para la creación de la empresa, y plantean una ventaja importante para los autónomos: hasta ahora, responden con todo su patrimonio en los casos de embargo, con lo que están gravemente expuestos. Y esto lo estamos viendo en estos días, desgraciadamente, con relativa frecuencia. Pero con la nueva ley, podrán blindar parte de su patrimonio si se dan de alta como “empresario individual”.

Así mismo, la ley de la segunda oportunidad se prevee evite los cierres masivos de compañías. “Se trata de crear procedimientos de insolvencia que lleven incorporados liberación de deudas”, ha aclarado el director del servicio de estudios de los Registradores de la Propiedad. Otros países ya cuentan con este mecanismo, y los registradores proponen crear la figura de un mediador para personas físicas, autónomos y pymes, que agilice los procesos que se generen para que se pueda llegar a una solución rápida entre deudor y acreedor y no los dos años de plazo que implica la medida según el volumen de concursos que hay actualmente.

 

 

Los tres costes ineludibles que toda nueva empresa debe mantener bajo control

12 de mayo, 2013

Poner en marcha un negocio, materializar tu idea para ganar dinero, es apasionante. Pero, en el camino de hacer realidad tu sueño, no debes olvidar preocuparte (y mucho) de llevar un adecuado control de los costes para que éstos no se coman todos tus ingresos. De acuerdo, es más divertido eso del diseño del logo, el “slogan” y la forma en que vas a demostrar a todos que tu producto es el mejor entre los mejores. Pero conseguir alcanzar tus objetivos requiere que, sin perder el entusiasmo pero con mucha sangre fría, vigiles de cerca estas cinco partidas:

Costes profesionales

Haz números sobre lo que te va a costar poner en marcha la empresa. Te recomendamos que evites dar este paso hasta que tengas un cliente real o una factura que hacer, pues te va a suponer un capital inicial y unos gastos de constitución, a los que tendrás que añadir una cuota de autónomos todos los meses, que puede lastrar tu negocio en sus primeros pasos.

Si puedes prescindir de oficinas, al principio, te ahorrarás un importante coste en alquiler y licencias. Puedes utilizar salas en centros de negocios, por horas. Y si lo tuyo es una tienda, te recomiendo que, antes de hacer una inversión en infraestructura física, lo hagas en una tienda online si el producto lo permite. Si tu proyecto es un comercio que, por las razones que sean, debe estar situado físicamente a pie de calle, puede ahorrarte mucho dinero y complicaciones si buscas acuerdos para compartir espacio en tiendas que ya estén establecidas.

Piensa que es bastante posible que necesites los servicios de un contable o de una gestoría, y en algún momento puedes llegar a plantearte el contar con un servicio de asesoramiento legal, pero es fundamental que valores el momento adecuado para dar ese paso; un profesional autónomo o empresario individual puede hacer sus facturas y llevar su contabilidad y compromisos con la administración por sí mismo, evitando costes que serán inevitables más tarde, cuando la empresa alcance un volumen de negocio mayor o más complejo. Aquí también tienes que pensar en los costes relacionados con licencias, derechos o patentes, en caso de que tu negocio se base en contenido o servicios que lo requieran.

Tecnología

Por muy equipado que ya estés (en cuanto a dispositivos y gadgets), tu labor profesional y tu actividad de negocio van a necesitar una serie de servicios que conllevan un coste que no debes subestimar. Si tienes web (y la tienes o ya vamos mal) necesitarás contar con un hosting profesional. En todo caso, tendrás que pensar en el hardware que vayas a necesitar, así como los consumibles asociados, y dimensionar todo esto en función de tus necesidades reales a corto plazo.

Como el software nativo (el que se instala en tu ordenador) ya no se lleva, utilizarás los servicios de aplicaciones en la nube o Saas, como es el caso de Facturagem. Aunque hay apps gratuitas, las que de verdad te van a servir tienen una cuota mensual. Busca las más sencillas pero eficaces para no pagar por funcionalidades que no vas a utilizar.

Y no te olvides de elegir cuidadosamente el servicio de internet en función de tu actividad y las ofertas vigentes en cada momento.

Marketing

Ha habido muy pocos negocios a lo largo de la historia que hayan logrado crecer como la espuma sin hacer una estrategia de marketing pensada y presupuestada, y casi siempre surgieron de forma espontánea y sin la intención de que se convirtieran en negocios. Como éstas son las excepciones a la regla, tú sí que debes asumir que necesitas hacer marketing para que tu negocio, primero se conozca, y crezca.

Pero claro, hay acciones menos costosas que otras, y es en ese terreno donde debes evaluar los medios en los que obtienes mejores resultados desde el punto de vista de tu público objetivo. En este punto, si no controlas de SEO, tendrás que contar con pagar a un profesional.

No dejes de medir los resultados de tus campañas, sean en el medio que sean, SEM, SSM, patrocinio de eventos,  material impreso… Porque la clave en este apartado es el “coste de adquisición de cliente”. Para comparar unos medios con otros, debes tener un indicador, un número que te diga cuánto te ha costado, en total, conseguir un cliente en un medio concreto.

 

En resumen, piensa bien las cosas antes de hacerlas, porque la mejor forma de ahorrar en costes no es no gastar, sino acertar en dónde pones tu dinero.

 

¿Conoces ya el nuevo reglamento de facturación del IVA?

10 de enero, 2013

Quizá no lo sepas, pero, desde el pasado 1 de enero, nuestro país cuenta con un nuevo sistema de facturación del IVA.

De entre las distintas novedades que traen consigo estos cambios, destacamos una de las que nos cuenta el abogado Javier Martín en Cinco Días:

“Se establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: las completas u ordinarias y las simplificadas, que vienen a sustituir a los denominados tiques. Estas últimas tienen un contenido más reducido que las primeras. Salvo algunas excepciones, podrán expedirse, a elección del obligado a su expedición, cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido); se trate de facturas rectificativas o su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido) y estemos en alguno de los supuestos respecto de los que, tradicionalmente, se ha autorizado la expedición de tiques en sustitución de facturas (ventas al por menor, servicios en ambulancia y a domicilio del consumidor, transportes de personas y sus equipajes, servicios de hostelería y restauración, etc.)”.

Si quieres conocer a fondo la nueva normativa, puedes consultar el BOE en el que viene detallada.

Y, una vez que te dispongas a reflejar estos cambios, ya sabes que puedes confiar en nosotros ;)

20 tendencias de marketing digital para 2013

2 de enero, 2013

Seguro que muchos de vosotros tenéis empresas basadas en la nueva economía digital que nos impera de un tiempo a esta parte. Este nuevo paradigma trae un sinfín de factores positivos: la creatividad, la pasión de crear nuevas cosas, la sensación de estar inmerso en un mundo de cambios constantes…

Sin embargo, lo malo de que tu sector cambie constantemente es que, si te duermes, te lo puedes perder. Uno de  los sectores más variables es el del mundo del marketing, en el que cualquier despiste o mala visión puede hacer que perdamos el tren de la creatividad y la innovación.

Si tu empresa se dedica al marketing, Pymes y Autónomos y Web Empresa 2.0 te traen una sencilla infografía en la que te explican los derroteros por los que va a caminar el marketing a lo largo de este 2013:

Más info, aquí.

Tres cosas que puedes hacer estas vacaciones (aunque tu empresa no cierre)

26 de diciembre, 2012

Hace poco ya te dimos unos consejos sobre qué podías hacer durante un puente si tu empresa cerraba. Estos días, con la (obligada) tranquilidad que a muchas empresas someten las jornadas festivas, te proponemos algunas cosas que puedes hacer de cara a la vuelta de vacaciones. Ahí van:

1.- Prepara los números. Te parecerá una tontería, pero el 20 de enero está a la vuelta de la esquina y tienes que preparar la liquidación del IVA del último trimestre y la conjunta de todo el año 2012. Ponte a hacerlas estos días, que luego te pueden entrar las prisas. Y la prisa, como sabes, nunca es buena consejera.

2.- Haz balance de 2012. Ahora que este año está prácticamente acabado, es un buen momento para hacer balance de lo que ha pasado estos 365 días. Piensa en las cosas que has hecho bien, para poder incidir en ellas en 2013. Pero, sobre todo, piensa qué cosas has podido hacer mal durante todo este año. Seguro que son muchas, pero no las cuentes simplemente para fustigarte, sino con ánimo constructivo. Te será mucho más provechoso analizar por qué salieron mal, si se pueden solucionar o reenfocar y de qué manera puede hacerse.

3.- Márcate objetivos para 2013. Puede parecer una tontería, pero seguir andando por inercia y dejarse llevar sin más nunca es una buena opción. Analiza de nuevo tu mercado, tu empresa, tus empleados, tus posibilidades… y márcate una serie de objetivos para 2013. De este modo, te será más fácil planificar el año.

¡Ya están aquí las ayudas del ICO!

19 de diciembre, 2012

Si ya estás haciendo planes para 2013 y ves que vas a necesitar más dinero del que podrías conseguir pidiéndoselo a tus amigos y familiares, estás de enhorabuena: el Instituto de Crédito Oficial (ICO) acaba de lanzar su convocatoria para el año que viene.

De entrada podemos darnos con un pequeño canto en los dientes, ya que el importe de este año, 22.000 millones, es idéntico al de 2012. Al menos este año no hay recorte en este aspecto. Si en tu empresa tenéis un proyecto en mente y necesitáis dinero, a partir del 2 de enero podréis pedir el préstamo en tu banco o caja, que se encargará de analizar los proyectos, exigir las garantías y cubrir el riesgo de las operaciones.

Los créditos se dividen en cuatro tipos de líneas:

1.- Línea ICO Empresas y Emprendedores. Tiene una dotación económica de 18.000 millones de euros. El objetivo de esta línea es facilitar, a los autónomos y empresas españolas, financiación para acometer sus inversiones en el territorio nacional y cubrir sus necesidades de liquidez.

Entre las principales novedades de esta línea en el 2013 destaca la mejora de las condiciones de financiación de liquidez de las empresas y la diferenciación del tipo de interés en función del plazo de amortización de la operación. El importe máximo de financiación es de 10 millones de euros por cliente, concedidos mediante préstamo o leasing y con plazos de amortización de hasta 20 años.

Asimismo se contempla la posibilidad de que comunidades de propietarios y particulares puedan financiar con esta línea la rehabilitación o reforma de edificios, elementos comunes y viviendas.

2.- Línea ICO SGR 2013. Dentro de dotación global de la Línea Empresas y Emprendedores se engloba un capítulo dotado con 200 millones de euros para financiar los proyectos que cuenten con el aval de una sociedad de garantía recíproca (SGR). De esta forma el ICO sigue apostando por la figura de la SGR como instrumento financiero básico para aportar las garantías necesarias para la financiación de las empresas. Esta cobertura del riesgo por parte de la SGR será válida tanto para operaciones de inversión como para la solicitud de liquidez por parte de la empresa.

El importe máximo de financiación es de 1 millón de euros por cliente, concedidos mediante préstamo o leasing y con plazos de amortización de hasta 15 años.

3.- Línea ICO Internacional. Tiene una dotación de 4.000 millones de euros. El objetivo de esta línea es facilitar a los autónomos y empresas españolas, financiación para acometer sus inversiones fuera del territorio nacional y cubrir las necesidades de liquidez que ocasionen dichas inversiones. En estos momentos el ICO está apostando fuertemente por el apoyo a la internacionalización y a la exportación, ejes del crecimiento de la economía española en la situación actual.

El importe máximo de financiación es de 10 millones de euros por cliente y con plazos de amortización de hasta 20 años.

4.- Línea ICO Exportadores 2013. Dentro de la dotación global de la Línea de Internacional se engloba un capítulo dotado con 500 millones de euros para potenciar la vocación exportadora. La finalidad de esta línea es la de aportar liquidez a autónomos y empresas españolas, mediante el anticipo del importe de facturas emitidas procedentes de su actividad exportadora a corto plazo. El importe máximo de financiación es de 5 millones de euros por cliente.

Y tú, ¿te animas a pedir un crédito?