Una de las quejas más comunes entre los clientes es que los profesionales freelance “no son de fiar”, porque “casi nunca acaban su trabajo en el plazo comprometido”.

Cuestión de confianza

Se trata de un asunto esencial, porque la base de nuestro negocio reposa en la confianza que inspiramos a nuestros clientes. Si perdemos esa confianza, habremos perdido gran parte de nuestra capacidad para conseguir nuevos proyectos.

Por eso es tan importante cumplir con nuestros compromisos y finalizar las tareas en el plazo acordado.

La pregunta es: ¿cómo conseguirlo? No hay recetas mágicas, pero sin duda podemos encontrar algunas buenas prácticas de referencia.

Inspirándonos en un artículo de FreelanceFolder hemos recopilado estos 4 excelentes consejos que te ayudarán a entregar tu trabajo a tiempo:

1. ESTIMACIÓN. Estima el plazo de entrega teniendo en cuenta el resto de proyectos

Un error típico consiste en fijar un plazo de entrega calculando exclusivamente las horas que vamos a necesitar para completar ese proyecto concreto, sin tener en cuenta el resto de trabajos pendientes. Es decir, hacemos la estimación como si pudiésemos dedicar todo nuestro tiempo a ese proyecto, cosa que no suele ocurrir. Lo más normal es que nos veamos obligados a simultanear ese encargo con otras tareas, proyectos y compromisos. Por no hablar de los imprevistos…

Debemos tener todas estas variables en cuenta a la hora de hace nuestros cálculos.

Si estimamos que el proyecto nos llevará 40 horas de trabajo, no podemos asegurarle al cliente que lo entregaremos en una semana antes de analizar qué otros proyectos y compromisos tenemos pendientes. Es posible que debamos retrasar el plazo de entrega unos cuantos días más. Y es mejor dejarlo claro desde el principio, para que el cliente no se sienta engañado.

2. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE. Gestiona las expectativas de forma inteligente

Una parte fundamental de nuestra comunicación con el cliente consiste en gestionar sus expectativas. Es verdad que, cuando preguntamos “para cuándo”, los clientes suelen responder que lo necesitan todo “para ayer”. Pero sabemos que no siempre es así. Se trata de una fórmula típica para evitar que pongamos su proyecto en el final de la cola de tareas pendientes, y para obligarnos a mantener una cierta tensión productiva. Debemos aprender a medir y gestionar la auténtica urgencia.

No caigas en tu propia trampa

Muchas veces el cliente no exige una fecha concreta, ni necesita la entrega con demasiada urgencia. Y somos nosotros mismos los que nos metemos en el lío, proponiendo una fecha realmente ajustada, que implica bastante riesgo y que muy posiblemente no vamos a poder cumplir.

Pues bien, hay que huir de esta trampa que a veces nos tendemos a nosotros mismos sin darnos cuenta. Es mucho mejor fijar una fecha menos arriesgada y llegar a tiempo que marcarse un plazo ajustado y entregar con retraso.

3. DIMENSIONAMIENTO Y PLANIFICACIÓN. Parte los proyectos grandes en trozos más pequeños, y fija hitos de entrega

Lo hemos comentado muchas veces: cuando las tareas, los retos y los problemas son demasiado grandes, no sabemos cómo abordarlos. Esta situación suele conducir a una cierta parálisis -no sabemos por dónde empezar- y a un cierto desánimo -tenemos la sensación de que no hemos avanzado nada-.

La solución suele ser más sencilla de lo que parece: basta con partir las tareas grandes en tareas más pequeñas.

Lo mismo ocurre con las entregas. Si nos enfrentamos a un proyecto exigente, de grandes dimensiones, no conviene fijar un solo plazo de entrega. Esto es así por varias razones:

-Un plazo de entrega alejado en el tiempo produce una peligrosa relajación: tenemos la sensación de que todavía queda mucho tiempo para acabar las cosas.

-Un plazo de entrega único suele ser demasiado arriesgado: los retrasos se vuelven definitivos (no hay una siguiente entrega para corregir el retraso actual) y no contamos con feedback del cliente hasta que ya todo está cerrado.

Suele ser mucho más útil fijar una serie de hitos a lo largo de todo el proyecto. Así somos capaces de entregar unidades más pequeñas de nuestro trabajo de forma ordenada. Cada hito se vuelve una entrega con su correspondiente plazo. Eso nos permite seguir avanzando sin relajación. El cliente comprueba que estamos trabajando conforme a lo previsto y además podemos recoger sus opiniones para acertar con el resultado final.

4. ORDEN Y PRODUCTIVIDAD. Ordena tu actividad y utiliza herramientas de control y productividad

En muchas ocasiones, el retraso en la entrega se produce por una falta de orden en nuestra actividad diaria: perdemos demasiado tiempo, no conseguimos concentrarnos, nuestro rendimiento es bajo, etc.

Para evitar esta situación, puedes seguir algunos de los siguientes consejos:

- Mantén un horario de trabajo regular, basado en sprints productivos más cortos pero más intensos.

- Intercala tiempos de descanso.

- Elabora una lista de tareas y asigna prioridades para trabajar de forma ordenada.

- Avanza tarea a tarea. Planifica el trabajo del día siguiente para no perder el tiempo.

- Aprovecha tus esfuerzos: no tiene sentido pasar las horas con la mirada fija en la pantalla del ordenador si no estás haciendo algo productivo.

[...] Puedes consultar estos 25 micro-consejos para ahorrar tiempo en tu trabajo.

Por supuesto, también debes encontrar aquellas herramientas que realmente consiguen hacerte la vida más fácil: gestores de tareas, to-do-lists, aplicaciones para compartir archivos y trabajar online, programas para crear y gestionar facturas, etc.

Es verdad que siempre pueden surgir imprevistos capaces de alterar cualquier planificación, por seria que sea. Pero también es cierto que siguiendo estos consejos te resultará mucho más sencillo llegar a tiempo a la fecha de entrega.

Si quieres, puedes consultar el artículo How to Never Miss a Deadline, publicado por Brian Casel en FreelanceFolder.

Esta entrada fue publicada el Domingo, 2 de mayo de 2010 a las 10:46 por ansueta y está clasificada bajo: Consejos prácticos, Marketing, Negocio. Puede hacer un seguimiento de los comentarios de esta entrada gracias al feed RSS 2.0. Puede dejar un comentario, o enviar un trackback desde su sitio.