Las 3 claves para gestionar un proyecto: alcance, plazo y presupuesto

3 claves para gestionar un proyecto¿Qué variables existen a la hora de gestionar un proyecto? Básicamente 3: el , el y el .

La mayor parte de las veces, el fija al menos una de estas variables. Por ejemplo, cuando insiste en que:

- la fecha de entrega tiene que ser X (plazo)

- el resultado final tiene que contar con una determinada funcionalidad (alcance).

- el dinero disponible para el proyecto es de X euros (presupuesto)

En los casos en que una de las variables es fija, es evidente que debemos actuar sobre las otras. Vamos a verlo:

1. Plazo

Muchos clientes insistirán en que la fecha límite para la entrega del proyecto es inamovible. Normalmente, esta fecha dependerá de otros compromisos adquiridos. Es posible que por exigencias del mercado, el cliente haya  fijado una determinada fecha de lanzamiento, o se haya comprometido con otros proveedores.

Modificar el alcance. Lo fundamental en este caso es analizar el alcance del proyecto.

Es nuestra experiencia con anteriores la que nos permite estimar si la lista de tareas solicitadas puede realizarse en el plazo fijado. Si es así, ya solo queda acordar el de este proyecto. Si, como sucede muchas veces, hay demasiadas cosas para hacer en muy poco tiempo, llega el momento de limitar el alcance. Por ejemplo, eliminando de la lista las tareas menos prioritarias para el cliente.

Al principio, el cliente insistirá en que todo es prioritario, pero es evidente que no es así. Siempre hay cosas esenciales, sin las cuales el proyecto no tiene sentido, y otras cosas que son accesorias, o que pueden esperar a una segunda fase. El recurso de agrupar las funcionalidades por fases puede resultarnos muy útil para transmitir confianza al cliente: conseguimos llegar a tiempo, y además sabemos que las funcionalidades que no hayan entrado en la primera fase no van a desaparecer, sino que llegarán más adelante.

Modificar el presupuesto. Si entregar a tiempo exige un esfuerzo extraordinario, ese esfuerzo debe ir contemplado en el precio final. No es lo mismo entregar A,B y C en una semana que hacerlo en solo 3 días, y el cliente debe ser consciente de ello. Porque seguramente eso nos obligará a trabajar más horas de la cuenta.

Hay que tener siempre en cuenta que actuar sobre la variable del precio puede resultar arriesgado: por mucho que aumentemos nuestra tarifa, no va a resultar sencillo finalizar todas las tareas comprometidas en un plazo de tiempo tan ajustado. Pero también es cierto que ese aumento en la tarifa nos puede permitir explorar nuevos recursos, como la subcontratación de otros profesionales.

2. Alcance

Hay clientes que tienen muy claro cuál debe ser el alcance del proyecto, y que están convencidos de que no se debe recortar ni una sola funcionalidad.

Estimar el plazo de entrega. Lo más lógico, en estos casos, es que estimemos el tiempo que vamos a necesitar para entregar el proyecto. El cliente deberá asumir que para realizar todas las tareas solicitadas hace falta dedicar X horas, y que eso, confrontado con un calendario, nos lleva hasta la fecha X. Una vez más, es nuestra experiencia en proyectos similares la que nos llevará a realizar una estimación adecuada.

Estimar el precio. El alcance del trabajo que vamos a realizar nos permite generar un presupuesto detallado, que es el que haremos llegar al cliente.

3. Presupuesto

No  es extraño que un cliente nos diga algo parecido a lo siguiente: tengo x dinero disponible para este proyecto, ni un céntimo más.

Determinar el alcance. En estos casos, lo más común es que, partiendo del presupuesto disponible, determinemos qué tareas podemos realizar. Esto nos permitirá acordar con el cliente cuál es el alcance del proyecto. Como es lógico, este proceso incluye una buena dosis de negociación, porque es muy frecuente que el cliente intente conseguir “casi todo” sea cual sea su presupuesto. El papel del profesional ahí consiste en marcar unos límites y, también, en ayudar al cliente a elegir cuáles son las funcionalidades realmente esenciales.

Determinar el plazo de entrega. El alcance del proyecto nos permite estimar cuál será el plazo de entrega final. Lógicamente, debemos hacérselo saber al cliente, para comprobar que está de acuerdo. Si el plazo no le satisface, tendremos que volver a ajustar las variables: bien para redimensionar el alcance, bien para aumentar el precio y contratar a otros profesionales, o compensar al menos un esfuerzo extraordinario.

Negociar es imprescindible

La negociación y la capacidad de resultan imprescindibles. Tirando y aflojando podremos llegar a un acuerdo satisfactorio para las dos partes, y evitaremos llegar a un compromiso sin base real, que pondría en riesgo tanto el proyecto como nuestra relación con el cliente.

“Todo es inamovible”. En muchas ocasiones, por costumbre, el cliente insistirá en que TODAS las variables son inamovibles. Pero al final somos nosotros -los encargados de realizar el proyecto- los que debemos analizarlo. Solo podremos asumir esas condiciones si el alcance, el plazo y el presupuesto exigidos por el cliente cuadran con nuestras estimaciones. De lo contrario, deberemos comenzar una negociación.

En muchos casos, el cliente tendrá que asumir que hay que modificar alguna de las variables, y se verá  forzado a elegir cuál o cuáles de ellas son las más importantes. Si realmente tiene prisa, y decide que la fecha es inamovible, deberá aceptar recortes en el alcance y, quizá -si somos capaces de gestionarlo- un aumento en el precio. Muchos clientes decidirán, en cambio, que la fecha de entrega no es tan importante, y que pueden esperar un poco más para obtener todo lo que tenían en mente. Por último, los clientes que cuentan con un presupuesto limitado deberán aceptar un redimensionamiento del alcance.

Al final, se trata de sentido común. En la mayor parte de los casos el cliente asumirá que se trata de una propuesta razonable, y podremos llegar a un acuerdo sin ningún problema. La clave suele estar en la comunicación: hay que explicar al cliente cuáles son nuestras estimaciones, y sobre qué variables podemos actuar.

Si a pesar de todo no hay acuerdo, lo más recomendable es renunciar al proyecto. De lo contrario nos enfrentaremos a la de lo imposible.

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