En Smashing Magazine nos proponen una buena batería de consejos útiles para aumentar nuestra productividad como freelance. Hemos hecho un resumen con lo más interesante:

PONTE UN HORARIO

1. Define un horario de trabajo y cúmplelo

Ponte un horario realista y trata de cumplirlo sin excepciones. Aunque puede parecer una cierta pérdida de libertad, en realidad el horario te da disciplina, y te ayuda a aprovechar el tiempo al máximo.

Siempre nos enfrentamos a la tentación de dormir unas cuantas horas más. Pero piensa que si empiezas por la mañana, a una hora razonable, al acabar el día dispondrás de tiempo más que suficiente para desconectar y para dedicarte a tus aficiones.

Te proponemos este método que hemos desarrollado para construir tu horario de trabajo perfecto.

2. Tómate un descanso cada cierto tiempo

Hay que cumplir el horario, es verdad. Pero no tiene sentido que permanezcas un montón de horas sin levantarte de la silla, pegado a la pantalla del ordenador. Un descanso cada cierto tiempo nos ayuda a refrescar la mente, y nos permite volver al trabajo con energías renovadas.

30 minutos de trabajo a plena concentración dan mucho más de sí que una hora divagando. Así que busca una alternancia: un sprint de concentración, un pequeño descanso, y vuelta al sprint. Por supuesto, nunca te saltes la hora de la comida. No vivimos sólo del aire.

DISEÑA UN PLAN

3. Márcate tus propias metas

Ya sabes lo que dicen: si tú no defines lo que quieres conseguir, otro lo hará por ti. Los objetivos nos marcan el camino a seguir, y nos ayudan a estar motivados. Así que define tus metas a corto, a medio y a largo plazo: ¿Qué quieres conseguir esta semana? ¿Y este mes? ¿Dónde y cómo te gustaría estar dentro de un año? ¿Y dentro de 5? Reflexiona un rato sobre lo que quieres conseguir y escríbelo para no perderlo de vista.

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“Dedicar al trabajo el tiempo que el trabajo requiere, ni un minuto más ni un minuto menos”. Es un lema que cualquier profesional freelance suscribiría. Y es que normalmente no nos organizamos del todo bien. Saltamos de un tema a otro sin orden, navegamos por Internet, hablamos por teléfono, miramos el correo, nos quedamos bloqueados en una tarea…  El resultado ya lo conoces: a menudo tenemos que compensar esa falta de concentración con un montón de horas “extra”.

Pero eso se va a acabar. Te proponemos un método en 9 pasos que te permitirá organizar tu tiempo de una forma eficaz y adaptada a tus necesidades específicas. La clave es sencilla: trocéalo todo. Convierte tus tareas, tu tiempo y tu atención en trozos más pequeños. Trabaja mediante sprints cortos y llegarás mucho más lejos. El tiempo que ganes, es tiempo para ti. Podrás usarlo como quieras:

1. Descubre cuál es tu “unidad de atención”

Es posible mantenerse durante horas delante de la pantalla del ordenador, es verdad, pero eso no significa que estemos avanzando a buen ritmo con el trabajo. Nadie es capaz de mantener un alto nivel de concentración durante mucho tiempo. En cuanto nos saturamos, comenzamos a saltar a otras actividades accesorias: consultar el correo, mandar un mensaje, echar un vistazo a los periódicos online…

Para aprovechar bien el tiempo, es importante que descubras cuál es tu “unidad de atención”, es decir, el tiempo que eres capaz de dedicar a completar una tarea sin interrupciones y con un alto nivel de concentración. Puede ser de 30 minutos, 45 minutos, 60 minutos, 70 minutos… difícilmente más. Esa unidad de medida es la base sobre la que puedes construir tu horario perfecto de trabajo.

2. Calcula cuánto trabajo puedes realiza en ese tiempo

La experiencia te va a dar la respuesta: si tu unidad de atención es de 40 minutos, se trata de que calcules cuánto trabajo eres capaz de realizar en ese tiempo: traducir X palabras, escribir X líneas de código, hacer un boceto, etc.

La mayor parte de las tareas que realizamos en nuestra actividad profesional son parecidas a otras que ya hemos completado anteriormente. Por eso no resulta difícil hacer una estimación. No hace falta que sea exacta. Lo que buscamos es una referencia para planificar el trabajo adecuadamente.

3. Trocea las tareas para ajustarlas los bloques de tiempo

Con esas dos referencias, nuestra unidad de atención y la cantidad de trabajo que somos capaces de realizar en ese lapso, tenemos información suficiente: ya podemos trocear nuestras tareas del día en fragmentos más pequeños, de forma que encajen con nuestros bloques de tiempo. Se trata de ir marcando objetivos razonables.

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¿Te gustaría ser un poco mas rápido/a a la hora de tomar decisiones? ¿Estás buscando soluciones creativas? Todavía no han inventado las inyecciones de neuronas, ni los implantes de ideas, pero sí puedes dedicar un rato todos los días a “entrenar” tu cerebro. Descubrirás -si no lo has hecho ya- que se trata de un “deporte” adictivo. Y enseguida notarás los resultados: tu mente estará mucho más ágil y despierta, y te resultará más fácil proponer visiones alternativas (laterales) a los problemas.

Pensar es divertido

Primero fueron los clásicos: sopas de letras, crucigramas, jeroglíficos… Después llegaron los sudokus. Y hace ya tiempo que los juegos de agilidad mental tipo Brain Training se han convertido en todo un éxito. Pero existen muchos más. Y algunos son especialmente divertidos, menos mecánicos y más estimulantes.

En la revista Consumer han recopilado algunos sitios web gratuitos en los que puedes encontrar juegos y problemas de lógica de todo tipo, y con diferentes niveles de dificultad:

Juegosdelogica.net: juegos en 5 categorías, estrategia, inteligencia, lógica, ingenio y mentales.

brainest.com: rompecabezas, juegos de concentración, de matemáticas, acertijos…

Brainy games: web de la revista Muy Interesante.

Juegosmensa.es: juegos de ingenio y problemas matemáticos del club Mensa, asociación internacional para personas con altas capacidad intelectual. Para cerebros bien entrenados…

Zumo de Neuronas: blog de juegos de lógica que incluye problemas considerados “clásicos”.

Portal del webo: acertijos y juegos de ingenio enfocados a un público infantil y juvenil.

Retos Mentales: juegos de ingenio, enigmas matemáticos, paradojas , juegos de lógica y otros retos mentales para ejercitar el pensamiento. Son los propios usuarios los que aportan las soluciones a los retos desde los comentarios.

El acertijo de Einstein

Para terminar, os dejamos con un reto que huele a té y a humo de tabaco: el famoso acertijo de Einstein, tomado de Zumo de Neuronas:

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En la revista Inc han hecho un recopilatorio con herramientas gratuitas (o casi) especialmente útiles para desarrollar tu actividad freelance. Nosotros te proponemos las 8 aplicaciones que nos parecen más interesantes. Hay un poco de todo: un servicio para compartir archivos, otro para realizar copias de seguridad, una aplicación para lanzar campañas de marketing por email, un CRM, una herramienta de llamadas y videoconferencias, etc.

Algunas herramientas te resultarán conocidas. Otras no. Todas son útiles. No te las pierdas:

1. Zoho CRM. Controla tu relación con los clientes

¿Sabes qué es un CRM? Viene del inglés Customer Relationship Management. Es una estrategia de negocio centrada en el cliente. Se trata de un sistema para administrar tus relaciones con los clientes: los contactos, las ventas que has realizado y las que están pendientes, las campañas de marketing abiertas y sus resultados, etc.

La propuesta de Zoho ha sido premiada en varias ocasiones y, además, ofrece una ventaja importante: su CRM es gratuito para hasta 3 personas. Perfecto para un freelance.

- Zoho CRM

2. Dropbox. Comparte archivos de forma sincronizada

Dropbox es un disco duro virtual. Pero no sólo sirve para almacenar archivos. Te permite compartir los archivos con quien tú quieras de forma sincronizada. Es decir, que si tú actualizas un archivo, tu colaborador puede acceder al instante a la última versión. Gratis hasta 2 gigas.

Además, funciona para Mac, Windows y Linux.

- Dropbox

3. Mozy. Copias de seguridad de tus archivos

A veces los ordenadores fallan, y otras veces les ocurren cosas: ataques informáticos, virus, robos, golpes, subidas de tensión, etc. Te conviene poner tu trabajo a salvo. Mozy es un servicio online de backup (copia de seguridad) que te permitirá poner a salvo la información más importante de tu negocio: documentos, archivos de imagen, contratos, música y lo que se te ocurra. 2 gigas gratuitos.

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¿Todo el mundo puede convertirse en un profesional freelance? Mmmmm. En teoría sí, pero en la práctica, es mejor reunir al menos unos cuantos requisitos previos, para que la aventura no acabe antes de tiempo.

En Freelancefolder han recopilado las condiciones que necesita un auténtico freelance. Nosotros hemos puesto de nuestra parte para completar la información. Esto es lo que hace falta:

1. Una habilidad que alguien necesita. Si no existe demanda para el producto o servicio que tú ofreces, no vas a poder vivir de ello. A no ser que seas capaz de crear esa necesidad en el mercado. Pero eso ya son palabras mayores: significaría que eres un pequeño genio.

2. Conocimiento básico de negocio. No hace falta que hagas un máster en gestión empresarial, ni mucho menos, pero hay algunas cosas que te va a tocar hacer: generar una factura, comunicarte con tus clientes, guardar la información para cubrirte las espaldas, etc. Afortunadamente, contamos con buenas herramientas para realizar estas tareas “complementarias” de nuestra actividad principal. Por ejemplo, facturagem para crear y compartir las facturas.

3. Funcionar en la Red. Si no conoces ni utilizas los recursos y herramientas que hoy ofrece la Red, lo tienes muy difícil para dar el salto. Pero es una opción que podemos descartar. Si no, no estarías leyendo ahora mismo este artículo en este blog…

En la Red no sólo puedes encontrar un montón de herramientas útiles para realizar tu trabajo diario. Internet también te da la oportunidad de darte a conocer entre tus clientes potenciales. Tienes a tu disposición varias redes profesionales -para reforzar y ampliar tu base de contactos- y nuevas herramientas de comunicación y promoción como Twitter.

4. Tiempo. Elemental, querido Watson. Si no tienes tiempo para desarrollar tu trabajo, no puedes convertirte en un freelance. Este requisito es clave sobre todo al principio, porque casi todos los profesionales freelance arrancan compaginando su trabajo asalariado con proyectos por su cuenta. Ese suele ser el momento crítico. Si piensas que en tu agenda diaria ya no cabe ni una actividad más, prueba con esta receta mágica.

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No importa el trabajo que tengas que realizar: un diseño, escribir un texto, un informe, una presentación, … A la hora de crear, debes empezar por algún sitio. En FreelanceFolder nos proponen varios métodos para romper el bloqueo inicial, y para construir la idea más original y creativa a partir de la investigación y el aislamiento.

Básicamente, la investigación consiste en analizar lo que ya existe, lo que otros ya han creado, para utilizar los conceptos que más nos interesan. El aislamiento nos permite desarrollar nuestras propias ideas, de manera que podemos aportar algo realmente nuevo al mercado. Aquí tienes 6 propuestas prácticas para lanzar el proceso creativo:

1. Combinación y síntesis

Analiza las ideas que otros han desarrollado y combínalas de manera que puedas crear algo completamente nuevo y diferente. Este es el método en el que se basan los benchmarking, o estudios de mejores prácticas.

No se trata de copiar, sino de tomar lo más interesante para realizar una síntesis nueva. En realidad, la Humanidad es un espacio colectivo de creación: todo lo que ha sido inventado tiene una deuda con las creaciones anteriores.

2. Rebelión intencionada

Rompe los moldes. La rebelión intencionada consiste en analizar las ideas que actualmente están triunfando, y que seguramente se han convertido en “estándares” del mercado, para proponer algo totalmente diferente. Es algo así como dar una respuesta creativa -y provocadora- a lo que se está haciendo, y puede darte muy buenos frutos.

Lo único que hay que mantener siempre en mente es que, para un freelance, ser original no basta. Los productos y servicios que diseñamos y construimos tienen una función, y de nada sirve que llamen mucho la atención, y que sean extraordinariamente creativos, si luego no ayudan al usuario y no satisfacen a nuestro cliente.

3. Mirada desde el exterior

A veces, la mejor manera de aportar algo nuevo consiste en aproximarse a la situación con una visión diferente, procedente de una disciplina o una forma de pensar radicalmente distinta a la tuya. Piensa que si siempre partes de los mismos esquemas mentales, es difícil que consigas crear algo radicalmente novedoso. Por eso, a veces conviene abordar el problema desde otro punto de vista.

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El esfuerzo que has realizado para construir tu blog o tu sitio web se irá por el desagüe si la página se cae a menudo o funciona con lentitud. Por eso, acertar con el servicio de hosting es clave.

Cambiar de proveedor suele ser un engorro que puede darte bastantes quebraderos de cabeza. Así que, como casi siempre, lo mejor es acertar a la primera. Aquí tienes unos cuantos consejos para conseguirlo:

¿Qué es lo que necesitas?

Lo primero que debes hacer es definir las necesidades del sitio web que vas a alojar. No es lo mismo dar servicio a un blog personal que a la web de un comercio online. Estas preguntas pueden orientarte:

- ¿Cuál es el objetivo del sitio web?
- ¿Es pequeño o grande?
- ¿Cuántos usuarios va a tener al principio? ¿y un año más adelante?
- ¿Irá ampliándose con el tiempo? ¿cuánto?
- ¿Va a alojar datos importantes?
- ¿Permitirá realizar transacciones?
- ¿Con qué aplicaciones va a funcionar?
- ¿Depende de algún lenguaje de programación específico?

Cosas que debes tener en cuenta

Cantidad de espacio web. El proveedor del servicio normalmente te asignará una determinada cantidad de espacio web en sus servidores (ese aparato que aparece destripado en la imagen). Normalmente, el espacio que te ofrecerán será más que suficiente, pero debes comprobarlo. Infórmate también sobre la posibilidad de ampliar ese espacio en el caso de que tu sitio web necesite crecer.

Dedicado o compartido. Salvo que tu web tenga mucho tráfico y consuma muchos recursos, lo normal es que empieces con un servicio de hosting compartido. Eso significa que compartes el servidor -y por tanto sus recursos- con otros 15 ó 20 clientes.

En el hosting dedicado tienes un servidor entero sólo para ti, por lo que el rendimiento es teóricamente mejor, y las medidas de seguridad y protección también. Eso sí, no te va a costar lo mismo…

Transferencia de datos. Necesitas saber si el proveedor te proporciona suficiente ancho de banda para realizar la transferencia de datos. No te quedes en los datos actuales. Realiza tus cálculos con un poco de previsión: ¿cuántos visitantes tendrá tu sitio web dentro de un año?

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¿Tienes que diseñar un sitio web? ¿Necesitas realizar una propuesta de Experiencia de Usuario? Lo más importante es que no empieces la casa por el tejado. Para ordenar tus ideas, y para compartirlas con tus clientes y colaboradores, es mejor que arranques con una maqueta o wireframe. Así, a medida que avanzas, podrás incorporar todos los cambios necesarios sin poner el proyecto patas arriba.

En SitePoint han recopilado unas cuentas herramientas específicas que te ayudarán a construir la estructura y el flujo de navegación de tu sitio web. También pueden resultarte útiles para organizar un proyecto complejo.

Casi todas las aplicaciones incluyen una demo y una versión de prueba, que puede valerte para un trabajo puntual. Las hay gratuitas y de pago, baratas y caras, digitales y analógicas.

Aquí van, cada una con su precio aproximado:

Gratis o con versión gratuita

1. Pencil

2. iPlotz

3. Inkscape (aunque está más enfocado al dibujo)

De pago

4. Axure El estándar del mercado, por 589 dólares. A medida que construyes la estructura, el programa va generando la documentación

5. Visio La propuesta de Microsoft, por 129 euros

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¿Eres un desastre combinando las corbatas? ¿No sabes si los zapatos van bien con el bolso? ¿Tienes que trabajar a partir de un color y no sabes con cuál puedes utilizarlo?

No te desanimes. Los maestros del web han estado dándole vueltas al asunto, y han encontrado una solución para tus problemas: los combinadores de colores “automágicos”:

- Color Louvers

- ColorHunter

- Colorschemer

- Colorblender

Incluso si lo de combinar se te da bien, estas paletas de color te ayudarán a inspirarte.

Un poco de teoría

Si quieres saber en qué se basan estas aplicaciones, Oscar Mota te recomienda un poco de teoría del color (cortesía de la Wikipedia).

Ya sabes lo que dicen:

“Sobre gustos hay mucho escrito. El problema es que muy poca gente se ha tomado la molestia de leerlo…”

En FreelanceSwitch han diseñado una calculadora muy sencilla que te ayudará a saber cuál es la tarifa que tienes que cobrar a tus clientes para, al menos, poder sobrevivir (o para forrarte, si es lo que buscas…) La calculadora no tiene ningún misterio, pero puede resultarte muy útil para ordenar tus gastos e ingresos. El sistema es el siguiente:

Gastos de tu actividad

En el primer paso, introduces los gastos de tu actividad profesional para todo el año: alquiler de oficina, desplazamiento, equipo informático, conexión a Internet, etc.

Gastos personales

En el segundo, tienes que meter tus costes personales para todo el año. Es decir, tus gastos no relacionados directamente con tu negocio: la comida, la hipoteca, tus actividades de ocio, el plan de pensiones, etc.

Número de horas facturables

En el tercer paso, calculas el número de horas que vas a ser capaz de facturar en el año. Puedes introducir los datos por días y por semanas.

¿Cuánto quieres ganar?

Y aquí es donde tú pones el listón. En el cuarto paso sólo debes introducir un dato: cuánto quieres sacar de beneficio.

Tu tarifa

Et voilà: con los datos que has ido introduciendo, la calculadora te dice:

- cuál es tu tarifa ideal por hora
- cuál es la tarifa mínima para cubrir gastos

Lo mejor es que pruebes tú misma/o la calculadora.