Estas son nuestras 12 mini propuestas para mejorar tu productividad:

1. Despeja el buzón de entrada; escucha el buzón de voz

De cuando en cuando hay que despejar el buzón de entrada del correo electrónico, esencialmente por dos motivos: porque es muy difícil gestionar un centenar de mensajes sin leer, y porque podemos haber dejado de lado un mensaje importante para nuestro negocio. Otro tanto sucede con el buzón de voz de tu teléfono.

Aprovecha esos cinco minutos para probar fortuna. Piensa que, con un poco de suerte, un mensaje extraordinario te está aguardando; quién sabe, quizá un nuevo cliente, o un proyecto apasionante.

2. Contesta con un correo de agradecimiento

La mayor parte de las veces -por una cuestión de ahorro de tiempo- nos limitamos a mandar aquellos correos electrónicos que consideramos imprescindibles.

Pero, si lo piensas, no está de más enviar -al menos de vez en cuando- un correo agradeciendo las molestias y los esfuerzos que los demás -ya sean clientes, colaboradores o amigos- se toman para hacernos la vida un poco más sencilla.

3. Añade la firma personal a tus correos electrónicos

Esta tarea es realmente sencilla y muy útil: las personas que reciben tus correos sabrán cómo contactarte a través de cualquier canal.

Asegúrate de incluir tu nombre, una breve descripción de tu negocio, la dirección física -si procede- y un número de teléfono de contacto.

4. Actualiza el software

Esta es una de esas pequeñas cosas para las que nunca encontramos tiempo, pero que de vez en cuando hay que hacer…

Si quieres perder el mínimo tiempo posible, lo mejor es que, siempre que puedas, trabajes con aplicaciones y herramientas online: no necesitan instalación, actualizaciones ni mantenimiento.

5. Realiza unos estiramientos; mira por la ventana

Es un hecho: no puedes pasarte 8 horas seguidas sentado en una silla, con la mirada fija en la pantalla del ordenador.

Evita contracturas y dolores de cabeza. De vez en cuando -al menos cada hora- debes estirar las piernas. Aprovecha los momentos muertos para realizar unos estiramientos suaves. Y tampoco te olvides de fijar la vista en un punto lejano, o acabarás necesitando unas gafas de cristal grueso.

Tu vista, tu espalda y tus cervicales te lo agradecerán, y podrás regresar al trabajo más fresco y en mejores condiciones.

6. Ordena -al menos por encima- la mesa de trabajo

La montaña de tu escritorio -compuesta por papeles, libros, facturas, dispositivos de almacenamiento, carpetas, móviles, cargadores, transformadores, etc.- puede seguir creciendo hasta alcanzar decímetros de altitud; y hasta tapar una parte de la pantalla…

Aprovecha ese tiempo libre para devolver una cuantas cosas a su sitio, y comprobarás lo que ya casi habías olvidado: que se trabaja mucho mejor en un espacio limpio y ordenado.

7. Piensa

A menudo, lo urgente no nos deja tiempo para dedicarnos a lo verdaderamente importante. Aprovecha esos minutos libres para reflexionar sobre tus planes, y para orientar tus próximas acciones: qué debes hacer y cómo quieres hacerlo.

8. Lee un post inspirador

Muchas veces son los demás quienes nos ayudan a descubrir algo nuevo: puedes acudir a tus blogs de referencia -o a las recomendaciones de tus colegas y amigos- para alegrarte el día con un post inspirador.

9. Deja un comentario

Si algún artículo te ha parecido interesante, y crees que puedes enriquecerlo con tu punto de vista, no dudes en hacerlo. A veces es suficiente con que agradezcas su esfuerzo al autor.

10. Haz un retweet

Recuerda: compartir crea valor. Comparte tus descubrimientos con el resto de la comunidad. El resto de los profesionales te lo agradecerá, y acabarás convirtiéndote en una referencia.

11. Actualiza los datos y la imagen de tu perfil

5 minutos pueden ser más que suficientes para actualizar los datos de tu perfil, y para renovar esa vieja fotografía tan lamentable (en qué estarías pensando cuando la subiste ;–)

12. Emite una factura

Si los clientes se demoran en el pago, asegúrate al menos de que no sea por culpa tuya… Con una buena herramienta online de facturación, no necesitarás más que un minuto para emitir tus facturas. Puedes dedicar los otros 4 minutos restantes para comprobar qué tal van los pagos.

Puedes consultar el artículo 15+ things you can do in 5 minutes to help your freelancing business, publicado por Laura Spencer en FreelanceFolder.

¿Puede un profesional freelance competir con una empresa? ¿Qué ventajas puede aportar a sus clientes basándose en su menor tamaño?

Estas son preguntas que a menudo nos hemos planteado, y que vamos a tratar de responder:

Cuestión de tamaño

Una empresa -sobre todo si es de tamaño mediano o grande- cuenta con una poderosa estructura: varios departamentos, muchos profesionales, medios físicos, tecnológicos y económicos, fuerza comercial, economías de escala, capacidad para amortiguar el impacto de un proyecto mal gestionado, etc.

A primera vista, puede parecer que un profesional freelance no es capaz de hacer frente a tanto poderío. Sin embargo, resulta que vivimos en un mundo cada vez más cambiante y acelerado, en el que la agilidad -la capacidad de adaptarse al cambio con rapidez- se ha convertido en un valor esencial.

Por eso, y por otras razones de peso que ahora vamos a repasar, podemos afirmar que ser pequeño -una única persona- tiene muchas ventajas, y que el cliente puede convertirse en el principal beneficiado de esta estrecha relación personal y comercial.

Toma rápida de decisiones

En un mundo en el que todo cambia a toda velocidad, la capacidad de decisión es clave. Un freelance puede decidir prácticamente al instante, frente a las medias y grandes compañías, que deben pasar por múltiples filtros y responsables antes de adoptar una resolución.

Más capacidad de innovación

La división tradicional de las organizaciones en departamentos estancos dificulta mucho la innovación, en la medida en que cada iniciativa debe superar numerosos filtros y aprobaciones, la comunicación no fluye con libertad, y la estructura jerárquica ofrece una fuerte resistencia al cambio: los empleados -en especial los directivos- tienden a mantener el statu quo, es decir, el orden ya consolidado de privilegios.

Mayor responsabilidad

Un freelance está obligado a responder siempre, sin excusas, sobre su trabajo, puesto que no tiene a nadie por debajo ni por encima, y, por tanto, no puede cargarle la culpa a nadie… Esta es una excelente noticia para el cliente final, frente a la propuesta de las organizaciones tradicionales, que en ocasiones se dedican a trasladar los problemas de departamento en departamento sin llegar a resolverlos.

Un trato personal

No es lo mismo tratar con el departamento de una empresa -en el que unas veces responde uno, y otras veces da la cara otro- que con un único interlocutor. Es verdad que las empresas suelen asignar a un responsable para cada proyecto, y que este es el que suele dirigirse al cliente. Pero sigue sin ser lo mismo: un freelance no solo ejerce una suerte de “labor comercial”, sino que además se encarga de realizar el trabajo, por lo que no tiene ningún interés en vender humo, y realiza estimaciones mucho más fiables y ajustadas a la realidad.

Es bien sabido que todos los proyectos de un profesional freelance son “prioritarios”, cosa que no siempre sucede en las empresas de mayor tamaño. Como consecuencia lógica de esta estrecha relación, el profesional freelance acaba entendiendo perfectamente al cliente, y es capaz de responder a sus verdaderas necesidades.

Menos gastos generales

En muchas ocasiones, las empresas son gigantes con pies de barro. Tienen más empleados, más infraestructuras, más dependencias y, desde luego, más presupuesto, pero esto no siempre es una ventaja. Al contrario: sus gastos generales son mucho más elevados -hay que pagar la sede, las nóminas, etc.- y, con las restricciones actuales al crédito, un pequeño problema de tesorería les puede llevar a un callejón sin salida. No sería la primera vez que una empresa se encuentra con que no puede pagar las nóminas del mes, y es sabido el efecto demoledor que esto tiene sobre la motivación y el desempeño de los empleados; y, en consecuencia, sobre la calidad del trabajo entregado al cliente.

La presencia de estos abultados gastos generales impide que muchas empresas puedan realizar presupuestos verdaderamente ajustados, salvo en proyectos que se consideren estratégicos, y que solo pueden abordarse muy de vez en cuando, porque no dejan de ser deficitarios.

Por último, estos gastos generales limitan la capacidad de estas empresas para realizar proyectos “demasiado pequeños” -no se consideran rentables- lo que deja el camino libre para los profesionales freelance.

Flexibilidad

Los profesionales freelance no solo son más ágiles que una empresa a la hora de tomar decisiones, sino que además pueden adaptarse de forma mucho más rápida a las necesidades específicas del cliente, por ejemplo en lo que respecta a los horarios, movilidad, etc. Frente a las limitaciones de un equipo -hay que recabar la aceptación de los empleados para cambiar determinadas condiciones de trabajo previamente establecidas- el profesional freelance solo tiene que responder por sí mismo, lo cual significa que puede adaptarse al instante.

Un alto nivel de motivación

La fuerza de un equipo es muy poderosa cuando todos los componentes están motivados, pero esto no siempre resulta sencillo y, de hecho, también tiene una lectura negativa: un solo miembro desmotivado, enfadado, aburrido, etc. puede acabar con toda la fuerza del equipo.

En el caso de los profesionales freelance es mucho más sencillo: solo hay que motivar a una persona, y esa persona eres tú mismo. Además, hay que tener muy en cuenta que la motivación suele llegar por sí sola, ya que lo que está en juego es tu credibilidad profesional y, en última instancia, tu propio medio de vida.

Pero por mucho que esto sea así, y que estés convencido de que tú -como profesional freelance- tienes una forma mejor de hacer las cosas, nunca deberías obviar y desatender las peticiones del cliente de forma unilateral.

¿Por qué?

Muy sencillo: por un tema de RESPETO. El cliente es quien contrata un servicio, y va a pagar por él. Es lógico que espere ser escuchado, y que exija que sus peticiones sean tenidas en cuenta.

Es verdad que muchas veces estas peticiones serán erróneas -al fin y al cabo, el cliente te ha contratado precisamente porque no conoce esa área concreta de actividad- pero eso no significa que puedas pasarlas por alto como si nada; ni que puedas cambiarlo todo sin ni siquiera avisar, simplemente porque estás convencido de que esa es la mejor manera de hacer las cosas.

Si lo haces, el cliente se sentirá francamente molesto con tu actitud. Y difícilmente va a confiar en ti de nuevo.

La solución es negociar

La solución NO es hacer lo que el cliente diga, por estúpido que pueda ser. La solución es negociar para encontrar la opción más adecuada.

Nos guste más o menos, la solución pasa por discutir con el cliente las peticiones que creemos equivocadas, apoyándonos en nuestra experiencia, y utilizando siempre argumentos racionales y de peso para tratar de convencerle de que existe una alternativa mucho mejor.

Puede ser trabajoso, pero resulta imprescindible. Una vez que el cliente está convencido, todo resulta más sencillo.

Cosas que nos piden y, a veces, pasamos por alto

Estas son algunas de las peticiones típicas del cliente que a veces pasamos por alto:

Entregar lo que el cliente solicita. Esta es la auténtica clave: un problema de comunicación puede llevarte a entregar un producto o servicio muy diferente del que el cliente espera. El método más sencillo es preguntar primero, y entregar algún avance antes de la entrega final, para comprobar que el trabajo marcha en la dirección adecuada.

Forma y frecuencia de contacto. La comunicación con el cliente continúa a lo largo de todo el proyecto, y muchos clientes solicitan una forma de contacto específica: por ejemplo, una reunión semanal y una llamada cada dos días, etc. Si la forma de contacto no te parece adecuada, debes discutirlo desde el principio. Eso es mucho mejor que, simplemente, no responder al teléfono, o dejar de atender a las reuniones…

Un proyecto incompleto. Si el cliente paga por un proyecto, es lógico que lo reciba completo. No vale dejar flecos sueltos, ni detalles sin pulir.

Pasar de la fecha de entrega. No tiene sentido dar por buena una fecha de entrega si luego no la vas a cumplir. No vale no decir nada. Es mejor “pelear” desde el principio para llegar a un acuerdo razonable.

Algunas buenas prácticas

Claridad. Plantea de manera directa la posibilidad de modificar algunas de las peticiones del cliente (sobre todo, si no son críticas). Por ejemplo: “Ya sé que solicitaste una reunión semanal pero, ¿qué te parece si esta semana lo hablamos por teléfono?”

Sal de dudas. Para asegurarte de que has entendido bien lo que el cliente quiere, formula sus peticiones en tus propias palabras, y pide que te confirme que es correcto. De esta forma evitarás malentendidos en la entrega.

Repasa, repasa, repasa. Si existe algún fallo, es mejor que lo detectes tú mismo, cuando todavía hay margen para solucionarlo. La mejor manera de entregar un proyecto completo y finalizado es realizar un buen repaso.

Para superar este problema, Seth Godin propone afinar todavía un poco más las famosas reglas que George Orwell -autor, entre otras obras, de 1984- propuso para escribir mejor.

Básicamente son estas:

1. Nunca uses una metáfora, un símil o cualquier otra figura que ya hayas visto o leído en otro lugar.

En palabras de Godin: no uses clichés. Están tan gastados que ya apenas aportan nada -aparte de ruido- al mensaje.

2. No uses una palabra o una expresión más larga cuando puedes utilizar una corta

Utilizar palabras y expresiones largas y complejas no hará que te conviertas en un autor más ingenioso e inteligente; al contrario, puede hacer que parezcas un tanto pedante y ostentoso.

3. Si es posible eliminar una palabra, elimínala.

Menos es más. Si una palabra no mejora el texto, entonces sobra (lo único que hace es alargar el texto y dificultar la comprensión). Es mejor eliminarla.

4. Nunca uses la voz pasiva cuando puedes utilizar la activa.

Nada de: “el texto ha sido escrito por Juan”. Mucho más claro y directo: “Juan ha escrito el texto”.

Y, en la medida de lo posible, habla del presente; habla del ahora, mucho más que del pasado.

5. No uses expresiones de otras lenguas, jerga científica, o un lenguaje excesivamente técnico si puedes encontrar otra palabra de las que se usan a diario

Tal y como explica Godin: ante la duda, simplemente habla claro.

6. Rompe cualquiera de estas reglas antes que decir una soberana estupidez.

Sé flexible, y sé inteligente. Las reglas están para romperlas. Y, de hecho, es preferible romper cualquiera de estas reglas antes que decir algo aburrido y carente de interés.

En resumen: di lo que quieres decir, y dilo claro

Godin está convencido de que las reglas de Orwell apuntan en la dirección adecuada, y hace un esfuerzo por sintetizarlas en las siguientes instrucciones:

“Di lo que quieres decir; dilo con claridad; dilo ahora; dilo sin miedo a ser criticado; y, por supuesto, dilo de una forma que no resulte aburrida”.

Si el objetivo es no obtener ninguna repercusión, entonces simplemente no digas nada.

Si el objetivo es comunicar, entonces di lo que de verdad quieres decir.

Un último consejo antes de lanzar tu mensaje: consigue una grabadora digital, y grábate diciendo lo que quieres decir como si la persona a la que quieres convencer se encontrase justo enfrente, escuchándote. Después, teclea el mensaje. Simplifícalo todavía más. Y envíalo.

Así de sencillo.

Puedes consultar el artículo Writing naked (nakeder than Orwell), publicado por Seth Godin en su blog.

Esto es, precisamente, lo que te proponemos hoy: si eres capaz de marcarte un plazo límite para cada tarea que realizas, puedes acabar acortando la duración de tu jornada de trabajo, sin que por ello la producción se vea afectada.

¿Cómo es esto posible?

Básicamente, porque las fechas de entrega tienen un poderoso efecto psicológico sobre nuestra motivación y nuestra capacidad de trabajo:

1. La presión de una fecha de entrega nos ayuda a concentrarnos en lo esencial, en lo que es verdaderamente importante para el proyecto, y evita que nos perdamos en detalles sin importancia. De esta forma, los plazos límite nos ayudan a ser mucho más eficientes

2. Los plazos límite nos ayudan a evitar las distracciones. Como habrás podido comprobar, cuando estás cerca de una fecha de entrega no suelen entrarte ganas de ver la televisión, o de consultar el Facebook. Y al contrario: cuando no tenemos un plazo límite, cualquier pequeño detalle es una buena excusa para distraerse.

3. Como muchas otras situaciones de tensión, los plazos nos ayudan a generar adrenalina, y esa adrenalina estimula nuestro sistema nervioso; nos motiva, nos activa y nos da energía para completar el trabajo

4. Cuando disponemos de “mucho tiempo”, solemos dar vueltas y más vueltas a lo mismo en busca de una perfección que, en realidad, nunca llega. Eso hace que desperdiciemos mucho tiempo, y nos empuja a demorarnos una eternidad antes de dar algo por terminado. Con los plazos límite, ese “afán de perfeccionismo” que tanto ralentiza nuestro trabajo simplemente desaparece.

5. Si concentras tu trabajo, siempre estás más fresco para crear y para innovar. A partir de un cierto número de horas, el trabajo se hace cada vez más lento y más pesado; y el agotamiento y el aburrimiento acaban por trasladarse a nuestra productividad. En cambio, si aprovechas bien el tiempo, puedes acabar el trabajo mucho antes. De esta forma, tu cuerpo y tu mente siguen despiertos para abordar y desarrollar nuevas ideas que exigen más ingenio y creatividad.

Cómo acortar tu jornada de trabajo

Asigna un plazo límite para cada tarea. Normalmente asignamos plazos de entrega a los proyectos. Pero un proyecto puede durar varias semanas, e incluso meses, y esos plazos no son suficientes para mantener la tensión y el control sobre nuestro trabajo. Por eso es necesario partir el proyecto en tareas más pequeñas, y asignar un plazo límite de entrega a cada una de esas tareas. Es importante distinguir entre las entregas públicas –las que te comprometes a realizar con el cliente- y las privadas –las que te impones a ti mismo para avanzar con mayor rapidez.

Consigue que tus plazos de entrega sean realistas pero, al mismo tiempo, ambiciosos. No tiene ningún sentido marcarse un plazo que resulta imposible de cumplir. Pero, por otro lado, establecer una fecha límite demasiado holgada hace que nos quedemos sin motivación, y nos invita a relajarnos. Hay que buscar una buena síntesis: un plazo que nos exija y nos motive, que nos ayude a mantener la tensión, pero que resulte realista.

Identifica las tareas esenciales. Si quieres trabajar a buen ritmo, es esencial que aprendas a distinguir aquellas tareas que resultan esenciales, y que deben ser realizadas primero, de aquellas otras accesorias, que pueden ser dejadas para un poco más adelante, o incluso obviadas en caso de urgencia.

Trabajar a buen ritmo tiene premio. Piensa siempre que si consigues realizar el trabajo en menos horas podrás disponer de tiempo para hacer lo que más te gusta: estar con la familia, ver a tus amigos, ir al cine, hacer deporte, etc.

Cumple los plazos que te has marcado, pero sé flexible. Es evidente que los plazos de entrega solo funcionan si los cumples. Pero, al mismo tiempo, siempre necesitas un poco de flexibilidad para hacer frente a los imprevistos. No te quedes estancado. Si es necesario, reajusta tus plazos y sigue adelante.

Puedes consultar el artículo Increase Your Productivity By Shortening Your Work Day, publicado por Lexi Rodrigo en FreelanceFolder.

-fortísima competencia en el mercado

-tecnología en cambio permanente

-dificultades para cobrar por el trabajo realizado

Pero, a pesar de la entidad de estos retos, en muchas ocasiones los problemas tienen su origen en otro lugar menos definido: en nuestro estado de ánimo.

¿Por qué nos desanimamos?

Todo el mundo se desanima de vez en cuando. Es algo normal y comprensible.

La situación se vuelve peligrosa cuando el desánimo pasa de ser un excepción a convertirse en la tónica del día a día, y se convierte en una especie de virus -o de veneno- que se extiende de manera silenciosa, y que es capaz de acabar con cualquier ilusión por nuestro trabajo.

Para atajar esta amenaza, está claro que lo primero que debemos hacer es identificar el origen del problema cuanto antes. En FreelanceFolder han recopilado los principales motivos por los cuales solemos desanimarnos:

Causas externas o circunstanciales

Crítica. Más temprano que tarde, algún cliente -incluso algún compañero- va a realizar una crítica negativa sobre tu trabajo. Al recibirlas, es normal sentirse mal. Pero no podemos detenernos en esa sensación. Hay que aprender a gestionar las críticas: debemos estar preparados para defender nuestro trabajo con argumentos, y para aprovechar lo que cada crítica tiene de acertado, de manera que esa información nos permita reflexionar y mejorar.

En cualquier caso, lo más importante de todo es no perder el ánimo con las críticas. Para conseguirlo, no te centres en lo que has hecho mal, sino en lo que has hecho bien, es decir, la mayor parte de las cosas.

Circunstancias personales. Todo el mundo sufre una “mala racha” de vez en cuando: problemas financieros, sentimentales, familiares… No hay que perder de vista que todo pasa, lo malo también, y que esas circunstancias no van a durar para siempre. Cuando desaparezcan, nuestra actitud frente al trabajo volverá a ser mucho más positiva.

Aburrimiento. Casi todos los trabajos tienen mucho de repetitivo y, a la larga, esa monotonía suele traducirse en falta de motivación. Normalmente, el trabajo es el que es, y no resulta sencillo cambiar esta circunstancia. Pero podemos tratar de introducir proyectos y actividades nuevas de vez en cuando, así como nuevas formas de hacer las cosas. También podemos buscar motivación a través del establecimiento de pequeños retos estimulantes.

Problemas de salud. Si no te encuentras bien de salud, lo más normal es que te sientas decaído también a la hora de realizar tu trabajo. Piensa que la salud es lo primero, y que sin ella no hay nada. Descansa lo suficiente, aliméntate bien y haz un poco de ejercicio a diario. Esas son las claves -las que puedes controlar al menos- para una vida saludable.

Sobrecarga. El exceso de información, de proyectos, de tareas, de peticiones, de reuniones, etc. acaba generando una situación de tensión permanente que, a medio y largo plazo, se transforma en agotamiento y desilusión. La mejor manera de combatir esta amenaza es el orden. Establece tus prioridades y avanza paso a paso, tarea a tarea, atacando primero los asuntos que realmente son esenciales para ti y para tu trabajo. Recuerda que incluso los problemas más complejos pueden trocearse en problemas más sencillos de resolver.

Exceso de expectativas. Las grandes expectativas suelen conducir a las grandes desilusiones. No todos los consejos que recibes, y que encuentras en la red, son acertados. Y el hecho de que los formule otra persona -por prestigiosa que sea- no nos garantiza que el resultado sea positivo en nuestro caso concreto.  Así que sé realista. Analiza bien las decisiones que tomas, y no confíes de manera ciega en las opiniones ajenas, ni en los remedios mágicos. Es mejor avanzar día a día, con paciencia. Y también es preferible tomar una decisión equivocada después de meditarla que asumir, de manera acrítica, las opiniones de terceros.

Comportamientos personales

Perfeccionismo. Ya sabes lo que dicen: lo mejor es enemigo de lo bueno. Está muy bien intentar hacerlo todo perfecto, pero sin olvidar que la perfección es inalcanzable, y que obsesionarse con ella puede acabar bloqueando nuestro trabajo, y afectando muy negativamente a nuestro ánimo. Aprende a decidir y sigue adelante. Nunca te quedes atascado. Haz las cosas bien pero, sobre todo, hazlas; no dejes de hacerlas.

Compararse con los demás. Siempre resulta útil analizar las mejores prácticas del mercado y de la competencia. Pero no tiene sentido obsesionarse con hacer lo mismo y de la misma manera que otra persona. Ese camino solo conduce a la frustración y, además, lo que funciona para otros no tiene por qué funcionar en tu caso concreto. Cada profesional tiene sus características, sus puntos fuertes y débiles, y tiene que encontrar su propio estilo, su manera de hacer las cosas. En vez de imitar a los demás, concéntrate en esas competencias que te distinguen del resto, y desarróllalas a máximo.

Pesimismo. Hay gente que es más pesimista por naturaleza y que, por lo tanto, se suele enfrentar con mayor frecuencia a situaciones de desánimo. Esto no significa que esa actitud no pueda modificarse. Todo el mundo puede trabajar para afrontar los problemas con una actitud más optimista, y por rechazar los esquemas mentales típicos del pesimismo.

Falta de realismo. Si no tienes los pies en el suelo, es muy fácil que te lleves un desengaño tras otro. Por exceso de expectativas o, simplemente, porque no eres capaz de estimar con acierto el tiempo que lleva realizar un trabajo y, por tanto, las estimaciones en plazo y coste de los proyectos. Si es así, corrige tus expectativas a la baja, y revisa las metodologías y herramientas que utilizas para realizar estimaciones.

Una vez que has identificado la raíz -o las raíces- del problema, solo te queda poner los medios necesarios para recuperar el ánimo, la ilusión y la confianza.

Muchas veces, lo único que se necesita es un poco de paciencia para aguantar hasta que pase el chaparrón.

Puedes consultar el artículo Discouragement–the Hidden Struggle Many Freelancers Ignore

1. Empieza con las preguntas clave

-¿Qué colores son los que más te gustan/atraen?

-¿Existe algún color que transmite bien tu marca (o aquello que haces o que representas)?

-¿Hay algún color que te provoque rechazo o que, simplemente no quieras utilizar?

-¿Qué valores/sensaciones quieres transmitir a tus clientes?

-¿Cuál es el objetivo de la marca que quieres construir?

2. Estudia a la competencia

Merece la pena dedicar un tiempo a estudiar las marcas de la competencia, y esto es así por dos motivos:

I. Encontrarás buenas ideas en las mejores prácticas

Lo mejor es aprender de los mejores. Encuentra buenos trabajos y analízalos para encontrar la inspiración que necesitas.

II. Podrás evitar construir una imagen demasiado similar a la de tu competencia cercana

Puede que a ti te encante el azul oscuro, pero si tu principal rival ha elegido el azul oscuro para su marca, es muy posible que tu propuesta se vuelva indistiguible de la suya.

Es verdad que en el mercado freelance la competencia es tan amplia que no resulta sencillo identificar a los competidores directos. Aún así, presta atención a los profesionales de tu mismo nicho y de tu mismo radio de acción.

3. Conoce lo que los colores dicen

Cada color transmite emociones distintas. Resulta muy útil conocer cuáles son las asociaciones típicas: por ejemplo, los rojos inspiran energía y cierta agresividad, los verdes claros transmiten tranquilidad, los azules oscuros seguridad, etc.

Estas asociaciones son, seguramente, culturales, pero la comunicación consiste precisamente en eso, en dominar el lenguaje social. Así que resulta fundamental conocer el mensaje asociado a cada color.

Algunas generalidades:

ROJO. El más cálido y dinámico. Estimulante, apasionado, poderoso, expansivo. En sus formas puras, puede ser utilizado para acentuar, para llamar la atención sobre un elemento concreto, para mostrar poder o pasión. Cuanto más rojo, más energía.

NARANJA. O se ama o se odia. No es tan abrumador como el rojo. Se trata de un color equilibrado, vibrante y energético, sugestivo y atrayente. Puede aportar dinamismo y energía al diseño sin sobrepasar al usuario.

AMARILLO. El más brillante de los colores cálidos. Es alegre y expansivo. Inspira optimismo y energía. Puede ser utilizado para mostrar felicidad y alegría. En su forma más pura, puede utilizarse en diseños específicos para niños. Con tonos más oscuros puede dar un toque de antigüedad al diseño.

VERDE. Este color secundario es el color de la naturaleza. Es tranquilo, equilibrado y rejuvenecedor. Transmite estabilidad. Puede introducir armonía en el diseño.

AZUL. Sin duda, es el favorito, el color más utilizado. El azul transmite confianza y seguridad, calma y espiritualidad. Es excelente para los diseños corporativos.

MORADO. Representa nobleza, abundancia y dignidad, pero también puede inspirar creatividad e imaginación. Las formas más oscuras de morado inspiran lujo y riqueza. Las más claras pueden estar asociadas al romanticismo.

NEGRO. El negro -utilizado como fondo, o en combinación con otros colores más claros- es poderoso, elegante y moderno, y puede inspirar misterio.

GRIS. Transmite calma y neutralidad. En un diseño conservador, puede inspirar una cierta falta de energía.

BLANCO. Inspira claridad, limpieza, esperanza, y apertura. También puede ser asociado con la esterilidad y la simplicidad.

MARRONES

Crema/Marfil. Elegancia y pureza.

Beige. Conservadurismo y piedad. Como el gris, puede ser considerado aburrido.

Marrón. Transmite confianza, experiencia y comodidad.

4. Ten en cuenta las diferencias culturales

Como hemos explicado, el mensaje que los colores transmiten varía en cada cultura. Desde luego, debes tener eso en cuenta si vas a dirigirte a otros mercados y comunidades diferentes a la tuya. Aquí tienes unas cuantas pistas interesantes.

5. Trabaja la mezcla, busca una paleta

No basta con elegir un color. Lo normal es que crees una pequeña paleta con varios colores base, y que ensayes las diferentes combinaciones para garantizar que no desvirtúan el mensaje que quieres transmitir.

Es muy importante -fundamental- asegurarse de que el color elegido para el texto resulta visible sobre el fondo.

6. Prueba antes de decidir

Antes de dar el paso definitivo -imprimir tarjetas y papelería, etc.- pon tu nuevo diseño de marca a prueba. Muéstraselo a otros profesionales con criterio, e incluso a alguno de tus clientes, para comprobar que no genera rechazo. Y prepárate para corregir o afinar detalles.

Debes tener en cuenta que al ser humano le cuesta cambiar, y que por eso los cambios no suelen ser aceptados inmediatamente. Si el trabajo está bien hecho, con el transcurso de los días ese pequeño rechazo inicial -acompañado de dudas- dejará paso a una sólida aceptación.

7. Grandes infográficos sobre el color

Busca, estudia, inspírate. Te animamos a que consultes estos 9 muy buenos infográficos sobre el color.

Puedes consultar el artículo How to pich colors for your personal brand, publicado por Sonia Mansfield en FreelanceFolder.

Dado que negociar es imprescindible, lo importante es hacerlo sin complejos, con naturalidad y eficacia, de forma que el resultado final sea justo y razonable, y, desde luego, no perjudique a nuestros intereses.

En definitiva, la negociación no tiene por qué ser traumática. Estas son algunas de las cosas que deberías tener en cuenta:

Acude  a la reunión con las ideas claras

Una de las claves fundamentales de la negociación es acudir a la reunión con el cliente con las ideas claras, es decir, con una respuesta -bien pensada- para estas tres preguntas fundamentales:

-¿Cuánto estás dispuesto/a a conseguir?

-¿Cuánto estás dispuesto/a a aceptar?

-¿Qué compensaciones tendrías en cuenta a cambio de no conseguir exactamente lo que te planteas?

Piensa que, si inicias la negociación sin una idea clara, el punto de partida será, precisamente, la propuesta del cliente. Y es complicado que esa propuesta sea la más favorable a tus intereses.

Dinero: marca tu precio y piensa en cuánto estarías dispuesto/a a descontar

A muchos profesionales les da reparo hablar de dinero.  Preferirían concentrarse exclusivamente en realizar su trabajo. Pero lo cierto es que hablar de dinero es inevitable, y, nos guste o no, el dinero va a ser -seguramente- el principal protagonista de la negociación.

Lo ideal es acudir a la reunión con un presupuesto serio, riguroso y detallado, de forma que  el cliente no pueda “desmontarlo” ni ponerlo en cuestión (al menos, no con argumentos racionales, más allá de los del propio interés económico).

Es más que probable que el cliente exija un descuento. Esta es una de las razones por las que algunos profesionales “inflan” un poco la estimación inicial, para así tener un margen en la negociación.

Es posible, también, que el cliente ni siquiera te pida una estimación, y que directamente fije un precio por el que “debes” aceptar el trabajo. Algo así como: “Te voy a pagar esto. Si te interesa, bien; si no, me busco a otro profesional”.

En caso de que el cliente y tú no estéis de acuerdo en el precio, puedes considerar las siguientes alternativas:

-La opción más razonable es aceptar reducir el precio pero, a cambio, reducir también el alcance del proyecto; es decir, recortar algunas de las tareas para ajustarse al precio solicitado por el cliente.

-En caso de que el cliente exija una reducción del precio pero no acepte una reducción en la funcionalidad, tendrás que establecer el límite máximo de descuento al que estás dispuesto a llegar. Es mucho mejor que lo lleves ya pensado a la reunión, de forma que la petición no te pille por sorpresa. Reflexiona, pues, hasta llegar a una conclusión del tipo: Mi presupuesto es X, y estoy dispuesto a aceptar un descuento máximo del X% sobre ese precio.

-Si las condiciones son abusivas, posiblemente tengas que comunicar al cliente que no hay trato.

Alcance del trabajo: ajusta las tareas

Como ya hemos comentado, lo más razonable es que si hay reducción en el precio, también la haya en el alcance del trabajo realizado.

Pero, dado que el cliente no siempre estará dispuesto a aceptarlo (muchas veces querrá las dos cosas, descuento y trabajo completo), estas son algunas de las fórmulas que puedes proponer:

-Reducir las dimensiones de algunas tareas. Por ejemplo: en vez de escribir artículos de 500 palabras, escribirlos de 350.

-Acotar el número de propuestas, cambios y revisiones. Quizá puedes hacer todo el trabajo por menos dinero, pero con la garantía de que no habrá un montón de cambios y revisiones. Por ejemplo: en vez de realizar tres propuestas gráficas para que el cliente elija una, vas a realizar dos, o solo una; solo admitirás una revisión del trabajo entregado; cada cambio se estimará y se sumará al presupuesto inicial, etc.

-Dejar para una segunda fase las tareas que no sean esenciales. Puedes ayudar al cliente a que extraiga del alcance inicial algunas tareas que no son prioritarias para su negocio. También se puede “subcontratar” esas tareas menos importantes a otros profesionales menos cualificados (el precio sería algo más bajo).

-Retrasar los plazos de entrega. Quizá puedas aceptar un descuento si los plazos de entrega se retrasan en el tiempo. Esto te permitiría compatibilizar ese proyecto con otros más rentables.

Otras compensaciones

Habrá ocasiones en que, a pesar de tus esfuerzos, no seas capaz de llegar a un acuerdo económico. Si el proyecto no te aporta nada especial, lo más lógico es que renuncies a él. Pero si resulta que el proyecto te interesa y te apasiona, puedes considerar otro tipo de compensaciones.

Unos ejemplos:

-que tu firma aparezca en el trabajo, de forma que ese proyecto sirva como escaparate para otros posteriores

-el compromiso firme de que tras ese proyecto habrá otro mejor pagado

-la posibilidad de hacer una especie de trueque con el cliente: en vez del dinero, quizá puede entregarte un producto o servicio que tú necesitas

Si el acuerdo es complejo, mejor por escrito

Como has podido comprobar, las posibilidades son casi infinitas. La clave está en tener un poco de imaginación y flexibilidad, de forma que puedas ajustarte a las exigencias del cliente sin perjudicarte a ti mismo, y sin afectar a la calidad del trabajo.

Pero dado que, de alguna manera, estos acuerdos se encuentran fuera de lo comúnmente aceptado, lo mas recomendable es que los recojas por escrito. De esta forma evitarás problemas e incumplimientos.

Lo importante es aplicar un sistema de trabajo sostenible y equilibrado, que te permita responder a las expectativas de tus clientes sin sucumbir a los principales enemigos de una actividad freelance prolongada: el tedio, la falta de motivación y, sobre todo, el agotamiento.

No hay soluciones mágicas, pero sí hay unas cuantas cosas que debes tener en cuenta para no quemarte antes de tiempo.

1. Descanso

Intenta que las jornadas agotadoras sean una excepción, y no la regla.

Intercala siempre varios descansos (ojo, programados, no improvisados) en tu jornada de trabajo.

Nadie puede permanecer varias horas seguidas rindiendo al máximo. Por eso es mucho más efectivo realizar sprints cortos e intensos de trabajo y, entre cada uno de ellos, pequeños descansos para refrescar la mente.

No pienses siempre a corto plazo. Ya sabemos que puedes aguantar varios días trabajando muchas horas, pero esa forma de funcionar no es sostenible en el tiempo, y si persistes en ella, te quemarás, y acabarás por abandonar tu actividad, que es precisamente lo que tratamos de evitar.

2. Vacaciones

Disfruta de unas vacaciones de vez en cuando, al menos, una vez al año.

No hace falta que viajes a miles de kilómetros, a una isla con cocoteros. Pero, eso sí, estés donde estés debes asegurarte de que son vacaciones de verdad, es decir, de que no vas a estar la mitad del día pendiente del móvil y el ordenador.

3. Ten claro qué es lo que quieres conseguir

Normalmente damos por hecho que sabemos lo que queremos, y que tenemos claros cuáles son nuestros objetivos. Pero no siempre es así.

Muchos profesionales freelance lo son simplemente porque esa es una forma de ganarse la vida, y no han tenido oportunidad de profundizar en sus verdaderos objetivos. La consecuencia de esta indefinición es que podemos acabar trabajando en algo que ni nos gusta ni nos motiva, y que, además, no sabemos adónde conduce. Esta ausencia de rumbo suele traducirse en insatisfacción.

Así pues, lo primero es tener claro qué es lo que queremos conseguir con nuestra actividad freelance.

Define tus objetivos, y pon en marcha un plan para conseguirlos.

Esto es importante porque, en la medida en que nos acerquemos a esos objetivos, nuestro trabajo tendrá sentido, y podremos estar motivados en el día a día.

4. Introduce variedad en tu trabajo

El aburrimiento es uno de los principales enemigos de cualquier actividad laboral. Y es que, una buena parte del trabajo que realizamos es repetitivo.

Por eso es tan importante que, en la medida de lo posible, intentes variar tu rutina a todos los niveles. Unos ejemplos:

-Intenta conseguir proyectos un poco diferentes

-Cambia de vez en cuando de lugar de trabajo. Un par de veces por semana puedes ir a otro local, a una biblioteca, a un café, a un parque, etc.

-Introduce nuevos servicios

-Aprende nuevas competencias y prueba nuevas herramientas de trabajo

-Experimenta diferentes estrategias de marketing

5. Enciende tu pasión con pequeños retos diarios

La falta de motivación es, junto al aburrimiento, otro de los grandes enemigos de cualquier actividad prolongada. Una forma sencilla y efectiva de evitarlo es plantearse el trabajo diario como una serie de pequeños retos estimulantes.

En vez de hacer las cosas siempre igual, como si fueran mera rutina y pura obligación, puedes intentar ir un poco más allá: hacerlas un poco mejor, o de una manera distinta, siguiendo un camino que no has transitado anteriormente.

Si consigues enfocar las tareas como retos, cuando quieras darte cuenta, se te habrá pasado el día.

6. Celebra tus éxitos, por pequeños que sean

El trabajo no es solo esfuerzo. También debe tener su parte de recompensa.

Celebra -aunque solo sea de manera simbólica- cada éxito en tu trabajo, por pequeño que este sea: los proyectos finalizados, las felicitaciones de los clientes, las tareas complicadas que has sido capaz de resolver, etc.

La celebración no tiene por qué costarte dinero: basta con que hagas algo especial, diferente a lo de todos los días. Por ejemplo, dar un paseo, tomarte un par de horas extra de descanso, o cualquier otra cosa que te haga ilusión.

7. Siempre en positivo

La motivación es, muchas veces, tan importante como el talento. De hecho, por mucho talento que tenga un profesional, si no le gusta lo que hace, o está aburrido y desmotivado, es seguro que no realizará bien su trabajo y, además, no tardará demasiado en abandonar.

Y la mejor forma de mantener la motivación es concentrarse en lo positivo. Ya sabes: el optimista ve el vaso medio lleno, y el pesimista lo ve medio vacío. Los dos tienen razón, pero la mirada del optimista le va a ayudar a disfrutar de un trabajo mejor y una vida mucho más satisfactoria.

1. Dónde estás

Analiza la situación en la que te encuentras: qué tienes y qué echas en falta; qué funciona y qué no funciona; qué te gusta y qué no; y por qué.

2. Adónde quieres llegar

Establece los objetivos que quieres cumplir.

3. Lluvia de ideas

Piensa en las acciones que te permitirían cumplir esos objetivos.

Piensa en lo que parece obvio -es fundamental- pero piensa también por fuera de los caminos ya transitados. Pon a prueba tu creatividad y tu pensamiento lateral.

Estudia las mejores prácticas de la competencia, en tu campo concreto de actividad y en otros diferentes.

4. Prioridad

Selecciona las mejores ideas.

Busca el equilibrio entre las acciones que te permitirán generar un mayor impacto y las  que -de acuerdo a tus recursos, conocimientos y capacidades- son más fáciles/sencillas de realizar.

5. Diseña un plan

Pon los pies en la tierra: traduce esas mejores ideas en un plan concreto, en una selección de acciones que puedes llevar a cabo sin poner en riesgo el resto de tu trabajo.

Establece también los parámetros que te permitirán medir el éxito de dichas acciones.

6. Crea un calendario

Ordena las acciones en el tiempo, y plásmalas en un calendario de ejecución y seguimiento, con sus hitos y puntos clave.

7. Ejecuta el plan

La capacidad de ejecución es la que marca la diferencia  entre una fantasía y la realidad.

Haz lo que habías planeado. No dejes de hacerlo por miedo, por comodidad ni por pereza.

Pero ten la flexibilidad suficiente para cambiar sobre la marcha cuando las circunstancias así lo exigen.

8. Mide el impacto real de estas acciones

Utiliza indicadores lo más objetivos posibles, y contrástalos con los objetivos iniciales.

Realiza las preguntas clave:

-¿Has conseguido los objetivos que buscabas?

-¿En qué medida?

-¿Qué ha fallado?

-¿Por qué?

9. Corrige y ajusta las acciones para mejorar los resultados

Este ejercicio te permitirá comprobar cuáles son las acciones de mayor impacto, y cuáles te ofrecen el mejor rendimiento entre esfuerzo invertido y resultados obtenidos.

Vuelve a medir y a ajustar, así hasta que  todo vaya sobre ruedas.

10. Sigue mejorando

Esta es una carrera de fondo, que no tiene fin, porque las buenas -y las  malas- ideas nunca se agotan.

Cuando todo funcione bien, no te quedes parado: sigue atento a lo que sucede a tu alrededor; sigue pensando en cómo mejorar, en cuál puede ser siguiente paso.