¿Qué puedo hacer cuando un cliente se retrasa en el pago de sus facturas?

Es evidente que la respuesta dependerá de la relación que mantienes con ese cliente, del retraso que acumule, e incluso de tu situación financiera actual. En cualquier caso, hoy te proponemos unos cuantos consejos generales que te ayudarán a gestionar esa situación de la mejor manera posible.

Más vale prevenir

A veces el secreto para evitar retrasos consiste en dejar las cosas claras desde el principio. Lo más útil es protegerse con un contrato, por sencillo que éste sea. Asegúrate de que incorpora lo siguientes elementos:

- Plazo/Número de días a partir de los cuales consideramos un pago como retrasado. Puedes contemplar una serie de días de gracia, o puedes especificar que el trabajo tiene que pagarse el día después a la emisión de la factura.

- Cláusula que penaliza el pago con retraso. Por ejemplo: “Si un pago no se efectúa en el plazo previsto, contará con un recargo del 10%“

- Penalizaciones más severas para los pagos efectuados con mucho retraso.

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No es lo mismo “estar cerca” de conseguir un proyecto que conseguirlo de verdad. Hay un momento crítico en el que tenemos que dar el paso decisivo para cerrar el trato con el cliente.

Estas 5 prácticas te ayudarán transformar tu propuesta comercial en resultados concretos:

1. Presta atención a los detalles

Una propuesta acertada puede ser la clave para convencer al cliente de que tú eres el proveedor más adecuado. Parece evidente. Sin embargo, te sorprendería saber la cantidad de profesionales que elaboran sus propuestas “a ojo”, sin contar con la información adecuada.

Si el cliente te ha pasado un documento con los requisitos que necesita para su proyecto, lo mínimo que puedes hacer es analizar el documento en detalle para extraer toda la información útil. Eso te permitirá realizar una propuesta ajustada -en alcance, presupuesto y funcionalidad- a lo que el cliente está buscando.

2. Pon de tu parte

Antes de reunirte con el cliente, investiga para obtener información que después te será de gran utilidad: segmento de actividad, tamaño de la empresa, expectativas, objetivos, implantación, etc.

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1. Dejarse seducir por las grandes cifras de un proyecto

Aunque a primera vista la cantidad económica resulte apetitosa, un proyecto de muchas horas también puede ser ruinoso. No te olvides nunca de dividir el presupuesto entre las horas de trabajo, para comprobar que el proyecto es realmente sostenible.

2. No formalizar los acuerdos

No siempre resulta imprescindible apoyarse en un contrato formal para realizar los proyectos. Al fin y al cabo, esto ralentiza los trámites y puede hacer menos fluida la relación con los clientes. Pero sí conviene que el acuerdo esté siempre muy claro para las dos partes. Por eso resulta muy útil recoger el acuerdo por escrito, aunque sea mediante un simple email. De esta forma reducimos el riesgo de sorpresas, malentendidos y repentinos cambios de opinión.

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La carga de trabajo no siempre es la misma y, evidentemente, hay ocasiones en las que podemos quedamos sin proyectos. Las razones suelen ser variadas: la coyuntura general es mala y el mercado no se nueve, nuestros clientes habituales están concentrados en otras actividades y no dan señales de vida, hay retrasos en la aprobación de presupuestos, etc.

El caso es que el trabajo no llega y, “aparentemente”, no tenemos nada que hacer.

Ante esta situación podemos meternos en la campa y pasar la mitad del día durmiendo, o podemos entrar en “modo pánico”, convencidos de que nuestra carrera profesional se acerca a su fin… Pero afortunadamente existen opciones mucho más útiles y recomendables. Por ejemplo, aprovechar ese tiempo para realizar proyectos personales que darán impulso a nuestro negocio y nos ayudarán a superar el parón.

Estas son nuestras propuestas:

1. Elabora tus casos de éxito

Selecciona los proyectos más interesantes que has realizado y elabora un pequeño resumen con información útil para comunicar la experiencia: cuál era el reto, cómo lo resolviste, cuál fue el resultado final y por qué el cliente quedó satisfecho. Añade un buen apoyo gráfico para hacer el documento más atractivo. Si es posible, pide permiso a tus clientes para utilizar algunas de sus declaraciones. Eso concederá credibilidad a los casos de éxito.

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No siempre resulta sencillo anticipar cómo va a ser un proyecto: unos salen bien, otros no tan bien; algunos son divertidos, otros se hacen interminables; unos nos permiten aprender cosas que antes no sabíamos, otros marcan un punto de inflexión en nuestra carrera profesional, y unos pocos se convierten en un auténtico infierno del que no podemos escapar…

Estos son algunos de los tipos de proyecto que seguramente acabarás encontrando en tu camino:

1. El proyecto de tu vida

Es el trabajo que siempre has querido realizar, el que brillará por encima de todos los demás en tu portfolio: un anuncio para Coca-Cola, una aplicación de éxito, un producto que se vende como churros, un blog con miles de entradas, la traducción de una novela de tu autor favorito…

En estos casos, lo importante no es el dinero -que con un poco de suerte será bastante- sino la oportunidad de marcar un “hito” en tu carrera. El riesgo principal es que, con unas expectativas tan altas, acabes llevándote una desilusión si las cosas no salen exactamente como las habías imaginado.

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¿Cuánto cobrar? ¿Cómo ponerle precio a tu trabajo? ¿Es mejor cobrar por horas? ¿Es mejor cobrar por proyecto? ¿Una combinación de ambas? ¿Qué es lo que prefiere el cliente?

Todas estas son preguntas básicas para un freelance. Como es lógico, hay diferentes puntos de vista. Hoy os proponemos uno muy interesante. Amber Weinberg nos da unas cuantas razones por las que, como profesionales, no nos interesa cobrar por horas:

1. El precio por hora limita tu potencial

Si eres muy bueno haciendo tu trabajo, el precio por horas te limita, y no hace justicia a tu potencial. ¿Por qué? Un ejemplo muy sencillo: si realizas el mismo trabajo que otro profesional en la mitad de tiempo, el pago por horas va a hacer que cobres la mitad…

La única solución posible para compensar esta situación es que eleves tu tarifa por hora. Pero, como vamos a ver a continuación, eso no resulta nada sencillo…

2. Las tarifas por hora tienen un techo

La gente no está dispuesta a pagar una tarifa por hora demasiado elevada. No importa lo bueno que seas en tu trabajo, ni los esfuerzos que hagas por convencerle al cliente: hay un techo que es muy difícil de rebasar.

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Se va acercando la época en que la gente empieza a coger vacaciones. Todos necesitamos descansar de vez en cuando para recuperar fuerzas y volver al trabajo con energía. Pero el caso de los profesionales freelance es un poco especial, porque no pueden “abandonar su negocio” de cualquier manera, sin tener en cuenta a los clientes.

¿Qué es lo que debes tener en cuenta antes de marcharte de vacaciones para no poner en riesgo tu negocio?

Aquí tienes unos buenos consejos:

1. Adelanta trabajo

Si tus único ingresos proceden de tu actividad como freelance es evidente que si dejas de trabajar, dejas de cobrar. Para paliar esta situación, y para despejarte el camino de cara a las vacaciones, intenta adelantar un poco de trabajo (y de ingresos) en tu día a día.

Basta con que planifiques tus tareas teniendo en cuenta el parón de las vacaciones, y con que aprietes el acelerador unas semanas antes de marcharte. Además de ahorrar para tus vacaciones, podrás descansar un poco más tranquilo sabiendo que no has dejado ningún fuego encendido.

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Una de las quejas más comunes entre los clientes es que los profesionales freelance “no son de fiar”, porque “casi nunca acaban su trabajo en el plazo comprometido”.

Cuestión de confianza

Se trata de un asunto esencial, porque la base de nuestro negocio reposa en la confianza que inspiramos a nuestros clientes. Si perdemos esa confianza, habremos perdido gran parte de nuestra capacidad para conseguir nuevos proyectos.

Por eso es tan importante cumplir con nuestros compromisos y finalizar las tareas en el plazo acordado.

La pregunta es: ¿cómo conseguirlo? No hay recetas mágicas, pero sin duda podemos encontrar algunas buenas prácticas de referencia.

Inspirándonos en un artículo de FreelanceFolder hemos recopilado estos 4 excelentes consejos que te ayudarán a entregar tu trabajo a tiempo:

1. ESTIMACIÓN. Estima el plazo de entrega teniendo en cuenta el resto de proyectos

Un error típico consiste en fijar un plazo de entrega calculando exclusivamente las horas que vamos a necesitar para completar ese proyecto concreto, sin tener en cuenta el resto de trabajos pendientes. Es decir, hacemos la estimación como si pudiésemos dedicar todo nuestro tiempo a ese proyecto, cosa que no suele ocurrir. Lo más normal es que nos veamos obligados a simultanear ese encargo con otras tareas, proyectos y compromisos. Por no hablar de los imprevistos…

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Aprender de las críticas es realmente complicado. Nos cuesta muchísimo. Pero se trata de un ejercicio imprescindible si queremos mejorar la calidad de nuestro trabajo y nuestra relación con los clientes.

Las críticas son inevitables pero…

Ningún profesional está exento de crítica, desde el momento en que creamos productos y prestamos servicios que después van a ser utilizados y evaluados por un cliente, o por un usuario final.

El cliente paga por el trabajo, y espera unos resultados determinados. Si estos  no se ajustan a sus expectativas, nos lo hará saber a través de una crítica más o menos constructiva.

El hecho es que, aunque sabemos que las críticas a nuestro trabajo son inevitables, sentimos un auténtico rechazo cuando nos enfrentamos a ellas.

¿Por qué nos cuesta tanto aceptar una crítica?

Es normal que las críticas no nos agraden porque:

- Dejan ver que nuestro trabajo es mejorable.

- Demuestran que no hemos conseguido exactamente lo que nuestro cliente buscaba.

- Descubren errores e inconsistencias de los que no nos habíamos percatado.

- Nos muestran otros caminos -otras formas de enfocar y de hacer las cosas- que habíamos desechado, o que simplemente no se nos habían ocurrido.

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Como habrás podido comprobar en tu experiencia profesional, para salir adelante hay que esforzarse de verdad.

Pero no todo es esfuerzo y sacrificio. Muchas veces el impulso que nuestro negocio necesita es sencillo, y está al alcance de nuestra mano. Tal y como señalan en FreelanceFolder, nuestros clientes actuales pueden tener la llave del éxito. Solo tenemos que plantearles las preguntas adecuadas.

Estas son las 3 preguntas clave que siempre debes formular a tus clientes:

1. ¿Qué es lo que te hace confiar en mí?

Si los clientes siguen  contigo es por algo: por la calidad de tu servicio, por la confianza, por el precio, por la seguridad que les aportas, porque eres capaz de resolver sus problemas, etc.

Pero tus clientes nunca te dirán por qué te elijan a menos que les preguntes directamente. Hazlo y descubrirás cuáles son tus puntos fuertes. Una vez que los hayas averiguado, puedes hacer lo siguiente:

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