¿Quieres que tus posible clientes huyan despavoridos en el primer contacto? Seguro que no.

Ya sabes que la primera impresión suele ser irreversible: si no lo hacemos bien, no tendremos una segunda oportunidad. Por eso resulta tan útil analizar las “malas prácticas”. En FreelanceFolder han recopilado 6 formas típicas de causar una mala impresión desde el inicio.

Toma nota para no repetir estos errores tan comunes:

1. Demasiado ocupado para explicar tu trabajo

Si eres un buen profesional y tienes un poco de suerte, es posible que estés a rebosar de trabajo, y que no tengas suficiente tiempo para atender a la gente que se interesa por tus servicios.

Como consecuencia, puede que no dediques a los posibles nuevos clientes el tiempo y la atención que ellos esperan. Unos ejemplos típicos:

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Tratar con otras personas es una parte fundamental en el trabajo de cualquier profesional. ¿Qué podemos hacer cuando esas relaciones se vuelven complicadas?

El mito del profesional absolutamente independiente, que se limita a hacer su trabajo en solitario y a su manera y no rinde cuentas ante nadie, no deja de ser eso: un simple mito.

Como mínimo, necesitamos clientes. De nuestro trato con ellos dependen nuestros ingresos. Y lo cierto es que muchas veces ese trato se hace complicado.

Es un nudo que, como profesionales, debemos aprender a desatar.

Tomando como punto de partida un artículo de FreelanceFolder hemos recogido unos cuantos consejos que te ayudarán a gestionar mejor estas situaciones.

Primer paso: detectar qué está fallando

El primer paso consiste en detectar dónde está fallando nuestra relación con el cliente.

Hay al menos 4 motivos típicos por los que los que consideramos que un cliente es complicado:

1. Problemas de comunicación

A veces los problemas se encuentran en el canal de comunicación y en la forma que tenemos ambas partes de utilizarlo. Hay gente que prefiere hablar por teléfono; otros, en cambio, son partidarios de ponerlo por escrito, para que quede constancia de las peticiones; muchas otras personas solo son capaces de explicar bien lo que piensan en una conversación cara a cara…

Si no damos con el canal de comunicación adecuado y la frecuencia precisa, será difícil que nos entendamos con el cliente.

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En otoño las hojas se caen. Afortunadamente, las páginas web no.

Hemos ido recogiendo algunos sitios web que, por su diseño sencillo y efectivo, y por la forma directa de comunicar su mensaje, pueden servirte como fuente de inspiración:

- squarespace

- ukecosas

- train-ee

- envato

- tearoundapp

- boxuk

- dellustrations

- thoughtbot

- pixelounge

- slydial

- bookingbug

- ticketea

- saiku

- magntize

Y de postre, unos logos web interesantes, y unas cuantas técnicas y recursos interesantes para diseñar botones mediante CSS.

La relación de un freelance con sus clientes no siempre es fácil: a lo largo del proyecto  surgen dudas y se producen malentendidos que enturbian el trabajo. ¿Hay alguna manera de limitar/superar estas situaciones?, nos preguntamos a menudo.

La respuesta es: SÍ. Tomando como punto de partida un artículo de Designm.ag, vamos a darte 13 excelentes consejos que te permitirán gestionar mejor las relaciones con tus clientes, y te ayudarán a aprender de cada proyecto:

1. Conoce a tu cliente

Para trabajar sobre una base sólida, debes conocer el negocio de tu cliente: los productos y servicios que ofrece, su cultura corporativa, y su propuesta de valor al cliente.

Y, por supuesto, debes conocer sus objetivos, y qué es lo que espera de ti.

Está claro que cuando las dos partes -profesional y cliente- están alineadas en sus objetivos, los malentendidos quedan reducidos a su mínima expresión.

2. Desarrolla un método

La memoria es débil. Sigue un método sencillo para almacenar y gestionar la información que vas obteniendo sobre tus clientes (utilizando, por ejemplo, un pequeño CRM). Así podrás recuperar al instante información útil sobre los proyectos realizados, los contactos, las llamadas y los emails enviados y recibidos, etc.

De esta forma no tendrás que volver a preguntar lo mismo todo el tiempo, podrás reutilizar la información para tus proyectos posteriores, y conocerás cada vez mejor a tus clientes.

Toda esta información te permitirá tomar las decisiones más adecuadas en el menor plazo de tiempo posible.

3. Escuchar es más importante que hablar

Ya sabes: una boca para hablar, dos orejas para escuchar. Atiende a lo que tu cliente quiere contarte, muy especialmente al principio de una relación, cuando todo está por construir. Escucha antes de proponer tu solución o tu punto de vista. Si el cliente quiere contártelo, será por algo.

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¿Seguro que utilizas de forma apropiada el teléfono, el correo electrónico y la mensajería instantánea para comunicarte con tus clientes?

Nadie puede conseguir un proyecto, y mucho menos realizarlo, sin comunicarse con el cliente. Cuando hablamos con otra persona cara a cara tenemos muchas herramientas para transmitirle lo que pensamos, y para entender lo que la otra persona quiere decirnos: gestos, tono de voz, interacción directa, etc. El problema es que cuando nos comunicamos utilizando nuevos medios, como el correo electrónico, el chat o incluso una videoconferencia, perdemos buena parte de esas herramientas.

En FreelanceSwitch nos proponen unos buenos consejos para mejorar nuestra comunicación online con nuestros clientes y colaboradores. Hemos seleccionado los mejores:

1. Varía el tono de tu voz en el teléfono y en Skype

El tono de voz añade muchos matices -es decir, mucha información- a lo que estás diciendo, y puede ayudarte a suplir los gestos, que evidentemente no están presentes en una conversación telefónica. Además, es uno de los mejores remedios contra la monotonía en un discurso. Así que intenta ir modificando tu tono de voz a lo largo de la conversación para reforzar tu mensaje.

2. Sonríe también en las videoconferencias

Es inevitable: la gente que sonríe a menudo transmite energía positiva, resulta mucho más agradable y cae mejor. No se trata de sonreír todo el rato por decreto ley. Eso resultaría estúpido. Pero a veces, con el trabajo, las prisas y la tensión, se nos olvida que sabemos sonreír. Y que cuando lo hacemos somos un poco más felices. Tenlo en cuenta. En una conversación cara a cara, o por videoconferencia, lo que hay en tu cara es buena parte de lo que transmites.

3. Suple el contexto con emoticonos

Ya hemos comentado que en la comunicación online muchas cosas quedan fuera. Los emoticonos pueden ayudarte a poner aquello que falta, sobre todo cuando quieres ser irónico, sarcástico, cuando quieres bromear, etc. Ya sabes que sin el contexto de los gestos, tono de voz, etc, estas intenciones pueden ser malinterpretadas. La ironía es uno de los casos más claros.

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eSpecifica, Mide, Acuerda, sé Realista y gestiona bien tu Tiempo. Estos 5 “ingredientes” son sencillos, y te permitirán dar un salto adelante en tu actividad profesional. Es lo que algunos denominan el método SMART:

1. eSpecifica: llama a las cosas por su nombre

La mayor parte de los conflictos tienen su origen en un problema de comunicación: no hemos entendido bien lo que nuestro cliente quería, o no hemos sabido explicarle a nuestro cliente lo que íbamos a hacer. Conforme aumenta el número de personas involucradas en el proyecto, las probabilidades de que se produzcan malentendidos se disparan.

Así que la clave para evitar problemas es una buena comunicación. Eso implica llamar a las cosas por su nombre. Especifica. Que todo quede claro. No te refugies en formulaciones vagas y ambiguas. Pronto se convertirán en falsos avances y falsos apoyos porque, en el transcurso del proyecto, cada parte las interpretará de una manera diferente.

2. Mídelo todo para mejorar

Ya lo decía Galileo: Mide lo que se pueda medir, y lo que no se pueda medir, hazlo medible. La explicación es muy sencilla: si somos capaces de medir algo -un trabajo, una tarea, una actividad- entonces también somos capaces de mejorar.

Mide tu tiempo y tu esfuerzo. Mide los resultados que has obtenido. De esta forma, la próxima vez conseguirás hacerlo mejor y, seguramente, en menos tiempo.

Con los datos encima de la mesa podrás definir tus objetivos de manera eficaz: serán estimulantes porque no resultarán demasiado fáciles de conseguir, pero tampoco serán irreales ni inalcanzables.

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¿Qué es lo que tienes que saber para arrancar tu actividad como freelance? Seguramente son muchas cosas, y es imposible explicarlas todas. Pero, desde luego, te conviene tener en cuenta estos 10 consejos imprescindibles:

1. Céntrate y sigue tu propio camino

Recuerda que no puedes luchar todas las batallas. Haz una cosa muy bien, no 10 cosas de forma mediocre.

En vez de saltar de una “oportunidad” de negocio a otra, intenta seguir tu propio camino, uno que a medio plazo consiga llevarte a la situación en la que tú quieres encontrarte.

La pregunta es fácil: Si sigo haciendo lo que ahora estoy haciendo, ¿dónde estaré dentro de 2 años? ¿Es ahí donde quiero estar?

2. Haz lo que sabes hacer

Si construyes tu negocio a partir de un talento o una habilidad en la que destacas, siempre tendrás más probabilidades de éxito.

No arranques tu negocio sólo porque “es una actividad que está de moda” o porque “parece que puede tener éxito”. Haz algo que realmente te encanta hacer. Algo que te motive y te ilusione. Esta es la mejor garantía de que realmente sabes hacerlo bien, y de que vas a tener fuerza y energía para seguir adelante cuando las cosas se compliquen.

3. Define tu actividad en pocas palabras (o en 30 segundos)

Menos es más. Si eres capaz de explicar tu actividad en pocas palabras, es que tienes muy claro lo que haces. Eso siempre es un punto a tu favor. Significa que tu propuesta de valor al cliente es sencilla y directa, muy fácil de entender.

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¿Has conseguido una oportunidad para presentar alguno de tus productos o servicios y no sabes cómo arruinarla? Pues toma nota.

Guy Kawasaki nos recuerda 5 cosas que NO debes hacer si quieres que tus clientes presten atención a lo que estás ofreciendo.

1. Ni se te ocurra tener en cuenta las necesidades reales del cliente

Siempre que puedas, haz la presentación sin preparación y “a boleo”, pensando que, “con un poco de suerte, los asistentes encontrarán algo interesante”.

Con este método, muy típico entre los comerciales con poca experiencia, puedes estar seguro de que la reunión no va a servir para nada.

+ANTÍDOTO+ El trabajo empieza antes. Investiga y analiza la información disponible -mira la página web de la empresa, pregunta a tus contactos- para saber qué es lo que tus clientes necesitan. Y enfoca la demo por ahí, con una idea clara de lo que ofreces y lo que quieres conseguir.

2. Arranca con una buena dosis de información “corporativa” sobre tu negocio o empresa

Arranca la reunión con una presentación de al menos 20 minutos sobre tu negocio o empresa: datos, oficinas, cifras, misión y visión…. Tu audiencia empezará a bostezar en el primer minuto. Garantizado. Y es fácil que la gente a la que realmente quieres llegar abandone la sala antes de que hayas podido abordar el tema realmente importante.

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¿Cómo me ven mis clientes actuales y potenciales? ¿Transmito una imagen realmente profesional? Son dos preguntas que debes hacerte para iniciar un proceso de mejora en tu actividad.

Hoy vamos a proponerte 8 buenas prácticas que te ayudarán a ser más profesional y a parecerlo.

La importancia de la primera impresión

La imagen que transmites es fundamental para tu negocio. Los clientes que llevan tiempo contigo ya te conocen, y saben cuáles son tus capacidades, tus virtudes e incluso tus defectos. De momento siguen confiando en ti, lo cual no significa que no puedas mejorar muchas cosas.

Pero piensa en un posible cliente al que te acercas por primera vez. Normalmente, él no tiene suficientes datos para saber cómo haces tu trabajo. Por eso, el cliente tendrá que decidir a partir de las primeras impresiones que transmites: una conversación, un correo electrónico, una presentación… Si pareces profesional, tendrás mucho ganado.

No se trata de parecer, sino de ser y parecer

Desde luego, no estamos hablando de cómo vas vestido/a (seguro que no te has hecho freelance para acabar con traje de chaqueta y corbata) ni de otros detalles accesorios. Estamos hablando de las cosas que marcan la diferencia: expresión, seguridad en ti mismo, etc.

Piensa que la profesionalidad se ve sobre todo en el resultado final -el proyecto entregado- pero también en la "forma" de entregarlo y en la comunicación con el cliente. Se trata, por tanto, de que adoptes unas prácticas más profesionales en tu trabajo, y de que seas capaz de transmitir ese mensaje de calidad y eficacia -de trabajo bien hecho- a tus clientes.

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Cuenta una historia, haz que la gente participe y consigue información. Estas son las claves. En otras ocasiones hemos propuesto varios consejos prácticos para mejorar las presentaciones que realizas a tus clientes. La propuesta de hoy es algo diferente, porque vamos a hablar más del enfoque que de una serie de “trucos” concretos.

Y es que el enfoque es fundamental. Teniendo en cuenta sólo estos 3 aspectos, puedes darle un nuevo impulso a tus presentaciones, para hacerlas mucho más útiles, productivas y, por supuesto, entretenidas. Vamos allá:

1. Cuenta una historia

La gente se aburre en las presentaciones porque normalmente están hechas con informaciones, diapositivas y datos fragmentarios. El secreto está en plantear las presentaciones como si fuesen una única historia, mejor aún si se trata de una historia única. Porque eso es, en realidad, lo que nos entretiene, lo que consigue captar y retener nuestra atención. Funciona en las novelas, en el cine y en cualquier otro campo de la realidad. Y por supuesto, también funciona en las presentaciones, que no dejan de ser una especie de narración.

Lo que buscamos son historias con su inicio, su nudo y su desenlace. Así que busca un hilo conductor que dé coherencia a todas las diapositivas, las anécdotas y los datos e imágenes. Como en toda historia, habrá momentos de gran emoción, y otros bastante más relajados. Saber combinarlos para mantener la atención del público es todo un arte.

2. Haz que la gente participe

Es importante superar el miedo a que “los demás” arruinen tu presentación. ¿A quién va dirigida tu historia sino a “los demás”? Si te concentras exclusivamente en “pasar el trago”, y en soltar tu rollo sin interrupciones, va a ser muy difícil que llegues a conectar con la gente que te está escuchando. No olvides que ellos son tus clientes, reales o potenciales.

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