2009 acaba de arrancar. Es muy posible que en el transcurso del año, antes o después, te toque disfrutar de algunos tiempos muertos: días sueltos entre un proyecto y otro, parones de actividad esporádicos, etc. Aquí te presentamos algunas sugerencias para que no pierdas el tiempo y aproveches esos días al máximo:

1. Repasa tus objetivos a largo plazo

Normalmente, los profesionales independientes vamos corriendo de un proyecto a otro. Si todo va bien, tenemos tal cantidad de trabajo que acabamos por centrarnos exclusivamente en los objetivos del día a día: básicamente, entregar los trabajos a tiempo y sobrevivir. Eso está muy bien, pero puede ocurrirte que, transcurrido el tiempo, te encuentren en una situación en la que no querías estar. Dicho en otras palabras: el tiempo pasa, y como no has tenido ni un momento para levantar la cabeza del monitor, ahora te encuentras donde las circunstancias te han llevado, y no donde tú querías llegar.

Por eso es tan importante que al empezar el año, aprovechando esos momentos más desahogados, vuelvas a recordar cuáles son tus obejtivos a largo plazo: ¿Qué es lo que quieres conseguir con tu trabajo? ¿Dónde te gustaría estar dentro de un año? ¿Cuáles son tus prioridades reales? Es importante que, a pesar de la presión diaria, intentes dar pasos en la dirección adecuada. Lo contrario acabará por generarte frustración.

2. Aprovecha para ponerte al día

Aprovecha para ponerte al día en esos temas que pueden resultar fundamentales para tu crecimiento profesional, y que normalmente no tienes tiempo de abordar: un programa nuevo, una nueva disciplina que está descollando, un curso que echas en falta… Ya sabes que esto es un carrera continua. Ahora puedes profundizar en esas áreas de actividad que, en un futuro inmediato, te permitirán marcar la diferencia. Recuerda que, más adelante, cuando tengas mucho trabajo, no podrás dedicarles tiempo ni esfuerzo.

3. Pon al día tu material de marketing

Si todavía no tienes tarjetas de presentación, folletos promocionales, casos de estudio o cualquier otro material de marketing que luego puedes echar en falta, no lo dudes: éste es el momento de completar esas tareas. Lo mismo ocurre con tus perfiles profesionales, y con el estado de tus blogs y tu sitio web. ¿Está todo actualizado? ¿Tienes tu curriculum al día? Son preguntas que deberías plantearte, y que ahora puedes resolver.

4. Haz copias de seguridad

Hazlas online, offline o como quieras, pero hazlas. Es la típica cosa que sólo recordamos cuando nos llevamos “un buen susto”: un archivo que no responde, un “extraño” al arrancar el ordenador, o la desaparición misteriosa de una carpeta. Sólo entonces nos viene a la cabeza eso tan urgente que decidimos hacer 10 meses atrás (y que nunca hicimos): una copia de seguridad de todo nuestro material.

Los dispositivos de almacenamiento son cada vez más baratos, y ya hay muchos servicios web que se encargan de ello. Así que no tienes excusa. No le des más vueltas: ahora que tienes tiempo, debes garantizar la supervivencia de todo tu trabajo. Es una base operativa fundamental para tus proyectos futuros.

5. Actualiza la documentación y ordena tus facturas

Ahora es el momento de actualizar esos viejos contratos, y las plantillas de texto y de cálculo que utilizas a diario. Y aunque es casi seguro que no te apetecerá nada -nunca es agradable- quizá sea un buen momento para ordenar y poner al día todas tus facturas, y para adelantar el trabajo “administrativo” antes de que te toque pagar los impuestos correspondientes. 

6. Y si no vas a hacer nada de esto, descansa y coge fuerzas

Si ya has decidido que no vas a emprender ninguna de las tareas anteriores, despreocúpate, desconecta y coge fuerzas para lo que te espera durante el año. Puede que pase mucho tiempo antes de que te encuentres en una situación como ésta…

Y tú, ¿qué es lo que haces en los tiempos muertos? ¿Tienes alguna sugerencia?

50 consejos prácticos resumidos en una presentación más que interesante. ¡No te la pierdas!

Si quieres ampliar esta información, puedes repasar las 4 entregas que hemos publicado sobre el tema: los objetivos y el uso del emal, las tareas y gestión del tiempo, la organización y la forma física y, para finalizar, el equilibrio emocional, la gestión de tus cuentas y los límites que debes establecer. Salud.

**Basados en un traducción muy libre del post  50+ Ways to Improve your Productivity as a Freelancer, publicado en FreelanceSwitch.

En Smashing Magazine han creado una lista con 15 aplicaciones útiles para la gestión de proyectos. He hecho un resumen libre, con algunos cambios y alguna aplicación añadida. Así suman 18. Bonito número, ¿no?

Existen aplicaciones para todos los gustos: gestión de errores, gestión del tiempo, contabilidad, diseño de flujos de navegación, control de versiones, presentaciones online, etc. Tienen en común que, de alguna forma, todas sirven para realizar un buen seguimiento del proyecto y de las actividades de cada uno de los miembros del equipo. También si el equipo está formado por una sola persona. Las hay gratuitas y de pago, con interfaces más y menos complejos. La mayoría son fáciles de instalar y de usar… Pero vamos al grano: 

Aplicaciones básicas para la gestión de proyectos

Lighthouse es una aplicación que te permite realizar el seguimiento de errores, temas, calendario, hitos del proyecto, etc. Se integra con tu cliente web. Con ella podrás monitorizar los bugs de tu software, detectar las erratas del libro que estás escribiendo, organizar planes y actividades, y obtener feedback sobre tus productos. 

La creación de proyectos es sencilla: sólo tienes que introducir un título de proyecto y una descripción. Una vez que el proyecto está creado, puedes introducir los tickets, mensajes e hitos.

Lighthouse es muy recomendable para los equipos de desarrollo web, también si están formados por una única persona. Hay una versión gratuita que te permite gestionar un sólo proyecto para hasta dos personas. Las versiones de pago van desde 10 dólares hasta 120 en el Plan Platinum. 

Springloops. Aplicación muy enfocada al desarrollo y gestión de código. El interfaz es muy intuitivo y fácil de usar. Puede integrarse con Basecamp. Tiene versiones gratuitas y de pago. Estas últimas van de los 9 a 96 dólares al mes. 

CreativePro Office ofrece herramientas de gestión online, y está pensada para autónomos y pequeños equipos de diseñadores gráficos y desarrolladores web. Es una aplicación absolutamente gratuita. 

No Kahuna. Herramienta sencilla de gestión de proyectos. Permite crear, distribuir y realizar el seguimiento de las tareas de todos los miembros del proyecto. Es gratuito hasta que abres 30 tareas. Entonces tienes que pasar a la versión de pago, que tampoco es demasiado costosa. No Kahuna es una buena opción para la gestión básica de proyectos y el seguimiento de “tickets”.

Basecamp es considerado por muchos como el mejor gestor de proyectos y la mejor plataforma de colaboración que existe. Entre sus funcionalidades destacan las listas de tareas, la posibilidad de compartir archivos, la gestión del tiempo, los comentarios, etc. El interfaz de uso es realmente bueno, y ya tiene muchos imitadores. Eso sí, Basecamp no es gratuito: el plan básico cuesta 24 dólares al mes, y el Max se va hasta los 149.

Diseño de flujos de navegación web

Jumpchart es una herramienta que te permite diseñar el flujo de navegación de tu sitio web.  Solo tienes que crear las páginas y arrastrarlas dentro del plan. Es una gran aplicación para los diseñadores web, ya que permite realizar maquetas de forma sencilla. Hay versiones gratuitas y de pago, de 5 a 50 dólares al mes.

Gestión de proyectos basados en Wiki

Los wikis constituyen otra opción interesante para la gestión de proyectos. 

Trac project es un wiki para realizar el seguimiento de proyectos de desarrollo de software. Posee un sistema de control de versiones, gestión del tiempo, y seguimiento de tickets. Es gratuito, y tiene un montón de plugins útiles.

PBwiki es uno de los wikis más fáciles de usar, y es gratuito. Te permite compartir archivos con otros usuarios, monitorizar los cambios y versiones, etc. Se instala en un minuto y es realmente intuitivo.

Seguimiento de bugs y tickets

Específicos para desarrollo web. 

16 bugs, para la gestión sencilla de bugs. Utiliza un sencillo código de colores para identificar cada tipo de contenido. Existe una versión gratuita y otras de pago, que van de 8 a 15 dólares.

Jira es un software de seguimiento de bugs que incluye un montón de funcionalidades. Permite, por ejemplo, realizar informes, generar gráficas y mapas de flujo, y es configurable. El único pero es el precio, y es que no resulta nada barato: a partir de 300 dólares mensuales.

Colaboración a distancia 

3 soluciones para trabajar y compartir online con tus clientes y colaboradores.

Active Collab es un gestor de proyectos que  te permite crear un espacio de colaboración en tu propio sitio web, para que puedas trabajar y compartir información con tus clientes y colaboradores. Incluye foros, asignación de tareas, archivos compartidos, calendarios, gestión de hitos y entregas. etc. Existen dos opciones de pago: para empresas y para pequeñas empresas. 

Dim Dim es una plataforma web para mantener conferencias y colaborar online. Te permite compartir tu escritorio, tus presentaciones y tus documentos con la gente con la que te estás comunicando. Incluye un servicio de voz IP integrado. Tiene versiones gratuitas -para encuentros online de hasta  20 personas- y de pago para encuentros de 100 a 1000 personas a la vez.

Vyew es un servicio para realizar presentaciones online. También te permite compartir tu escritorio con quien tú quieras. Incluye una “pizarra” para compartir ideas, así como herramientas de diseño. Hay una versión gratuita para hasta 20 participantes, y dos planes de pago.

Facturación y ventas

Facturagem. Más fácil, imposible. Con facturagem podrás generar tu factura en menos de 1 minuto. Las 10 primeras facturas son gratis.

Less Accounting es un programa sencillo de contabilidad par autónomos y pequeñas empresas. Incluye seguimiento de kilometraje y gestión de gastos.

Ventasgem es una aplicación absolutamente gratuita que te permite realizar un seguimiento de todas las propuestas comerciales de tu empresa. Es muy visual y sencilla de usar. Con ventasgem podrás elaborar tus previsiones de ventas sin esfuerzo.

Gestión del tiempo

LiveTimer es un gestor de tiempo muy fácil de utilizar y que además funciona tanto en tu ordenador como con el iPhone. Puedes utilizarlo para aumentar tu productividad. Sólo cuesta 5 dólares por mes.

FourteenDayz es un programa de seguimiento específico para equipos. Genera “hojas de tiempo”. Incluye una versión gratuita y hasta 6 planes diferentes de pago. Los informes se puede exportar en Excel o PDF.

*Más en el post 15 useful project management tools, de Smashing Magazine.

Tras el post dedicado a los objetivos y el uso del email, hoy te ofrecemos la segunda entrega de consejos para mejorar tu productividad como freelance, dedicada a las tareas y la gestión del tiempo. Que los disfrutes.

Tareas

11. Establece una lista de tareas (to do list)
Si cada día estableces una lista de cosas que debes hacer, conseguirás obtener el máximo rendimiento. Podrás repasar el día y descubrir donde has tenido éxito y donde no te ha ido tan bien. Así no te quedarás pensando: ¿dónde se me ha ido el tiempo? Te proponemos que uses Listasgem, un to-do-list práctico y muy sencillo.

12. Evalúate a ti mismo al final del día
Podemos hacernos una buena idea de nuestro nivel de productividad simplemente repasando nuestra lista de tareas, analizando cuáles hemos conseguido finalizar y cuáles no. Desde el momento en que mantienes esa lista, las tareas que no puedes realizar en el día pasan al siguiente. Tómate unos cuantos minutos al final de la jornada para preparar los trabajos del día siguiente. Eso nos ayudará a tener éxito en nuestras iniciativas.

13 Mantén una lista de tareas semanal
Además de seguir una lista de tareas diarias, conviene mantener una lista semanal para tener siempre una perspectiva más amplia.

14 Alinea tu lista de tareas con tus objetivos
Hacer las cosas está muy bien pero, en último extremo, lo más importante es que nuestro trabajo nos ayude a conseguir nuestros objetivos. Antes de crear nuestra lista de tareas, echa un vistazo a tus objetivos y asegúrate de que las tareas te llevan en la dirección correcta y te van a permitir cumplirlos.

Gestión del tiempo

15. Asígnate un tiempo determinado para navegar por Internet y no superes el límite
Cuando trabajas online estás constantemente bajo la tentación de dedicar unos cuantos minutos más a navegar por sitios web que no te ayudan a acabar tus tareas. Siempre está bien disponer de tiempo para ponerte al día con las noticias a través de tu lector de RSS, pero intenta cuantificar cuánto tiempo dedicas a esas actividades, y limítalo para dedicar más tiempo a producir

16. Utiliza un calendario online
Herramientas como Google Calendar te permiten controlar tus plazos de entrega, tus citas y compromisos o simplemente tu lista de tareas del día. Hay un montón de calendarios online que son fáciles de usar y te ayudarán a organizar mejor tu tiempo.

17. Reduce tus suscripciones a servicios de noticias RSS
¿A cuántos feeds RSS te has suscrito? ¿Cuántos sueles leer y cuántos sueles saltarte? Dedica unos minutos a revisar tus suscripciones y elimina aquellas que ya no consultas. Si mantienes menos elementos en tu feed, perderás menos tiempo pasando de suscripción en suscripción, y podrás dedicar más tiempo a leer aquellos artículos que realmente te interesan.

18. Mantén carpetas separadas en tu lector de noticias para los asuntos personales y de trabajo
Si te has suscrito a algunos servicios de noticias por trabajo, y a otros por ocio, crea carpetas para mantener los dos ámbitos separados. Deja los las suscripciones con temas de ocio para cuando no estés trabajando.

19. Reduce el número de personas a las que sigues en Twitter
Hay muchos freelance que usan Twitter de manera efectiva para comunicarse en la Red. Pero si sigues a demasiada gente, acabarás perdiendo el tiempo con tanto tweet. Reduce el número de gente a la que sigues para hacer de Twitter una herramienta más efectiva.

20 Utiliza una herramienta de gestión del tiempo
Hay bastantes herramientas online que te pueden ayudar a gestionar mejor tu tiempo, y que incluso te permitirán detectar algunas nuevas maneras de mejorar tu productividad. Casi todos acabamos sorprendidos cuando repasamos cómo hemos empleado nuestro tiempo. Estos son algunos ejemplos: Toggl, Tick o Harvest son algunos ejemplos.

21. Resérvate un tiempo para aprender cosas nuevas o trabajar en proyectos divertidos e interesantes
Independientemente del campo en el que trabajes, el desarrollo continuo es necesario. Es fácil que pases por alto esta necesidad cuando estás demasiado ocupado, así que haz el esfuerzo de reservar unas cuantas horas de tu semana para trabajar en algo que te permita aprender cosas nuevas.

22. Identifica tus “pérdidas de tiempo” más habituales
Para conseguir la máxima productividad necesitamos detectar las maneras en las que solemos malgastar el tiempo. Cada uno tenemos las nuestras. Una vez que las conocemos, es mucho más fácil buscar una solución. Las herramientas de gestión del tiempo que hemos mencionado anteriormente pueden ayudarnos a conseguir este propósito.

23. Identifica cuáles son tus momentos más productivos del día
Hay momentos del día en los que somos más productivos, y otros en los que no lo somos tanto. Cada uno tenemos los nuestros. Es importante conocerlos para desarrollar el trabajo más complejo en las horas más productivas. Reserva las tareas menos complejas para los momentos en los que te cueste más centrarte.

24. Usa dos monitores
A veces perdemos demasiado tiempo cambiando de un navegador a otro, o de un programa a otro. Trabajando con dos monitores puede optimizar tu trabajo.

25. No pierdas de vista las tareas más comunes
A menudo esas tareas que parecen insignificantes, o que no nos hacen disfrutar, acaban por consumir una gran parte de nuestro tiempo. Es mejor afrontarlas que dejar que se apilen en un montón gigante. De lo contrario, al final acabarán exigiéndonos más tiempo.

26. Trabaja primero en las tareas pequeñas
Cuando te enfrentes a una lista de 10 tareas, y puedas completar 5 de ellas de forma rápida, empieza por ellas. La lista se acorta y puedes centrarte en las tareas más complejas.

27. Resérvate un tiempo para reforzar tus contactos en Internet
El networking es una parte importante del trabajo de un freelance, pero es fácil que se nos olvide cuando estamos muy ocupados. Una red fuerte de contactos puede ser de gran ayuda.

CONTINUARÁ…

**Traducción muy libre del post  50+ Ways to Improve your Productivity as a Freelancer, publicado en FreelanceSwitch.