La fórmula mágica para triunfar en tu actividad profesional no existe. Pero hay muchas teclas que puedes tocar para mejorar la gestión de tu negocio y tus proyectos. En Entrepreneur han analizado qué tienen en común los emprendedores que triunfan. Basándonos en ese artículo, te proponemos 25 consejos [cortos] que te ayudarán a tener éxito:

1. Diviértete con lo que haces

Si el trabajo que haces no te divierte, va a ser difícil que tengas éxito. Tu trabajo debería ser una suma de satisfacción personal, beneficio económico, estabilidad y, por supuesto, también diversión.

2. Tómatelo en serio

Si no crees realmente en lo que estás haciendo, y no pones tu esfuerzo y tu pasión en lo que haces, es muy difícil que tu negocio despegue. Así que tómatelo en serio, y no abandones con el primer obstáculo o problema que surja.

3. Planifica

Analiza antes de actuar, para tomar las decisiones más adecuadas, y para evitar trabajar en la dirección equivocada. Ten cuidado, eso sí, de no quedarte paralizado por el análisis. Se trata de reflexionar un poco antes de iniciar cada proyecto, para realizar el trabajo de la manera más eficiente. Además, tienes que tener en cuenta tus objetivos generales, para no acabar absorbido por el ajetreo diario y las exigencias concretas de cada proyecto.

4. Gestiona el dinero con inteligencia

Necesitas tener siempre algo de efectivo a tu disposición, mucho más en la situación actual, en la que conseguir créditos no resulta nada sencillo. Así que no te queda más remedio que convertirte en un pequeño gran gestor. Ya sabes, hay dos grandes grupos:
1. El dinero que recibes de tus clientes a cambio de los bienes o servicios que les prestas: Ingresos
2. El dinero que gastas en equipos, programas, alquiler, conexión a Internet, electricidad, etc: Gastos

5. Orienta tus acciones hacia la venta

Tu talento y tus capacidades profesionales valen de poco si, al final, no consigues que los clientes contraten tus servicios. De alguna manera, siempre tienes que estar enfocado a la venta de tus servicios.

6. Recuerda: lo importante es el cliente

No se trata de los productos y servicios que ofreces, ni de tus tarifas, ni siquiera de cómo vencer a la competencia. Se trata de tus clientes. Al fin y al cabo, tus clientes son los que, en última instancia, deciden si tu negocio funciona o no. Así que todo lo que hagas tiene que tener en cuenta a tus clientes: tus horarios de trabajo, la forma en que promocionas tus servicios, la estructura de tu sitio web, etc. Esto implica que debes conocer cómo son tus clientes.

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El error existe. Incluso si somos cuidadosos, y tratamos de hacer nuestro trabajo siempre bien, llegará algún momento en que meteremos la pata. Es inevitable. ¿Y entonces, qué? ¿Qué podemos hacer? ¿Cómo podemos gestionar la crisis?

En FreelanceFolder nos proporcionan unos cuantos consejos para salir del atolladero de la forma más airosa posible. Como siempre, hemos seleccionado lo más interesante, y hemos puesto de nuestra propia cosecha:

1. Actúa

Sea cual sea el problema, es prácticamente imposible que se resuelva sólo… Así que sé valiente y afronta los hechos cuanto antes. Una mala gestión de la crisis puede hacer que pierdas a ese cliente y, lo que es peor, que esa situación derive en una “boca a boca” muy poco favorable para tu negocio. Los gabinetes de comunicación lo saben bien: ante una situación complicada, la peor gestión es no “dar la cara”. Así que ponte en contacto con el cliente para solucionarlo todo.

2. Mantén la calma y escucha

La primera conversación tras el “problema” marcará el tono para el resto de la relación con el cliente, así que resulta fundamental que conserves la calma. Aunque el cliente se muestre enfadado e incluso agresivo, tú no puedes perder los papeles. Nunca pueden perderte el respeto, claro, pero piensa que es un gran momento para comportarse como un auténtico profesional. No te muestres a la defensiva y, por encima de todo, no entres enfadado en la discusión porque aunque logres “ganar” el debate, perderás al cliente. Y eso no te sirve para nada.

Tu principal objetivo durante esta “toma de contacto” inicial tras el desastre consiste en escuchar con atención, y en hacer todas las preguntas que sean necesarias para determinar qué ha ocurrido exactamente.

3. Identifica el problema

Parece obvio, pero ya sabes que lo obvio es mucha veces lo más difícil de ver. Debido a la tensión, puede que ni siquiera tras una conversación telefónica con el cliente seas capaz de identificar la clave del problema. En ese caso, una de las opciones más útiles es pedirle -de alguna manera- que lo formule a través de un correo electrónico (escribir obliga a ordenar la mente, y a poner las cosas en claro).

Sea como sea, asegúrate bien de que sabes cuál es la situación exacta, y de que has detectado los aspectos que más han preocupado y molestado al cliente.

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Jesús Encinar, capo del portal inmobiliario Idealista, nos propone 10 consejos para mejorar la productividad.

Telegráficamente:

1. Buena conexión, buen ancho de banda, ordenador potente, buena impresora, buena silla y pantalla grande, mejor si son dos.

2. Distintas cuentas de correo para tu trabajo y vida personal.

3. Gestiona la bandeja de entrada de tu email para dejarla a cero cada día: tareas a la lista de tareas, archivos a las carpetas de proyecto.

4. Antes de una llamada de teléfono, intercambia al menos un email con la otra persona para detallar de qué vais a hablar y cuánto durará la llamada.

5. Ahórrate las reuniones innecesarias: antes de tener una reunión asegúrate de haber hablado con la persona al menos 5 minutos al teléfono para ver si resolvéis el tema.

6. Deja el teléfono cuando estás con algo importante. Las llamadas telefónicas distraen.

7. Utiliza el buzón de voz para recoger todas las llamadas de números ocultos y números que no conozcas.

8. Cuando salta el contestador, deja un mensaje de voz detallado diciendo el motivo de tu llamada y las opciones que hay. Nada de “llámame”.

9. Agrupa todas las llamadas que tengas que hacer para hacerlas una detrás de otra.

10. El mejor momento para devolver llamadas es al final de la mañana o al final del día: la gente tiene prisa y va directamente al grano.

Más información en el [excelente] blog de Jesús Encinar.

Y si todavía quieres mucho más, una presentación que no debes perderte: + de 50 maneras de mejorar tu productividad como freelance. 

¿Nunca has tenido un proyecto que ha acabado convirtiéndose en un auténtico infierno? Es imposible saber con exactitud cómo será tu próximo cliente, pero existen algunas señales que nos alertan de los peligros más comunes. En Freelanceswitch han elaborado un buen recopilatorio. Ya sabes: a veces merece la pena decir NO antes que caer en un agujero negro. ¡Atento a las señales!:

1. “Intenté hacerlo yo mismo, pero…”

Esta frase suena a declaración de artista frustrado… Mal asunto. El cliente ha tratado de hacer el trabajo, pero no ha sido capaz. Y ahora te ha elegido a ti para que recojas todas las piezas y recompongas el proyecto. Aunque no lo diga, es muy posible que ese cliente tenga ya una visión en su cabeza sobre cómo tienen que hacerse las cosas, y no va quedarse satisfecho con algo diferente a lo que tiene en mente.

Seguramente encontrarás problemas a la hora de mostrarle cuáles de esas ideas son equivocadas, y es muy fácil que no acabes demasiado orgulloso del resultado final, porque nunca habrás tenido el control del proyecto.

Opciones: Este tipo de cliente es muy complicado, así que piénsalo bien antes de aceptar. Eso sí, si consigues que el cliente quede satisfecho, seguro que hablará bien de ti a todos sus colegas y conocidos: al fin y al cabo, has sido capaz de resolver un problema que a él le superó.

Si decides seguir adelante, lo mejor es que intentes que el cliente especifique qué es exactamente lo que quiere y cómo lo quiere, para no perder el tiempo en la dinámica ensayo-error-nuevo ensayo.

2. No hay plazo de entrega

A simple vista, un proyecto sin un plazo de entrega fijo puede parecer una gran oportunidad para desarrollar un trabajo relajado, sin presiones de ningún tipo. Pero debes estar atento, porque en realidad esto suele significar que el cliente no está demasiado comprometido con el proyecto. Y un cliente que no te devuelve las llamadas de teléfono y que no responde a tus correos es todavía peor que uno que está todo el día encima de ti. A menudo, esta situación puede conducir a que el cliente abandone el proyecto (y es posible que también te deje tirado a la hora de abonar la factura).

Incluso si ese cliente parece muy interesado en el proyecto, el hecho de que el plazo de entrega sea demasiado vago puede convertirse en un problema serio: es fácil que cambie de idea muy a menudo. Eso se traducirá en un bucle de revisiones y modificaciones. Lo más posible es que te salgas del presupuesto. Y suele ser difícil trasladar los extras al cliente.

Opciones: Intenta trazar un plazo de entrega específico. Sé suave pero firme con el cliente. Recuerda que es por el bien de todos: el tuyo y el suyo.

3. “Un amigo me dijo que debería…”

Cuidado con los clientes que pronuncian esta frase. Puede ser un signo de que no conocen bien el tema del que están hablando, y de que quizá ni siquiera necesitan eso que están pidiendo. Esta situación puede conducir al desinterés en el proyecto -tal y como sucede en el caso 1- y a malentendidos muy costosos: es posible, por poner un ejemplo, que el cliente pida un branding completo y que luego -cuando el branding ya está hecho- descubras que lo único que quería era una tipografía de moda para el logo de su empresa.

No te fíes incluso aunque el cliente utilice un lenguaje técnico: es posible que no lo esté utilizando correctamente.

Opciones: Detalla con exactitud lo que vas a hacer, y lo que se necesita para llevar a cabo el proyecto. Intenta obtener del cliente toda la información que puedas. La idea es que descubras qué es lo que el cliente realmente quiere antes de que sea demasiado tarde. Si consigues guiarle correctamente a través del proceso, habrás ganado su confianza, y posiblemente hayas conseguido un cliente para mucho tiempo.

4. Demasiados interlocutores

Este es un problema típico cuando trabajas con grandes empresas, o con la administración pública. Hay demasiadas personas opinando y decidiendo sobre el proyecto. Eso puede hacer que pierdas el tiempo avanzando en una dirección, para que luego llegue otro interlocutor y cambie los objetivos, o las reglas del juego. También puede ocurrir que quedes atrapado en una “guerra” entre varios interlocutores. Aunque el presupuesto para el proyecto sea grande, es fácil que se diluya en correcciones, revisiones y pasos en falso.

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En el Blog del Freelance le hemos dado la vuelta al año 2008 en aproximadamente 80 artículos. No esta nada mal, si tenemos en cuenta que arrancamos a mediados de julio, y que no fue hasta octubre cuando comenzamos a pisar el acelerador…

Hemos tratado muchos temas interesantes, pero hoy queremos quedarnos con lo mejor de lo mejor. Aquí va nuestra selección de grandes éxitos, los mejores consejos prácticos del año para los profesionales freelance:

1. Gestiona mejor

10 consejos ágiles que te ayudarán a mejorar tus proyectos y a gestionar más eficazmente tu negocio. También en formato presentación

2. Escribe mejor

10 consejos para escribir un poco mejor sin complicarse la vida. También en formato presentación

3. Mejora tu productividad

Más de 50 maneras de mejorar tu productividad como freelance

4. Los clientes…

6 cosas que un cliente nunca te va a decir (aunque sean absolutamente ciertas)

La metamorfosis del cliente: de mariposa a abejorro

5. Pon precio a tu trabajo

El método rápido-bueno-barato: cómo poner precio a tu trabajo

6. Presentaciones

8 cosas que nunca te dijeron para hacer buenas presentaciones

7. Los comienzos son duros (y apasionantes)

Cómo compaginar tus proyectos freelance con un trabajo a jornada completa

9 consejos para los profesionales freelance que empiezan

8. Crisis

Sálvese quien pueda: 10 cosas que NO hay que hacer en tiempos de crisis

9. Se comenta…

¿Soy responsable de los comentarios que otros hacen en mi blog o sitio web?

¿Qué opinas tú? ¿Cuál es consejo qué te ha resultado más útil este año?

En un interesante artículo de Mashable nos recuerdan de nuevo que menos es más también a la hora de arrancar y de gestionar un proyecto o negocio. Cuando empiezas, sueles ser más pequeño que la competencia. Tienes menos recursos, menos dinero, y el tiempo no te alcanza para hacer todas las cosas que tienes que hacer. Esto, que en principio puede parecer una limitación, puede convertirse en una ventaja si juegas tus bazas con inteligencia. La fórmula es muy sencilla: concéntrate en lo esencial, haz menos y sé mejor que los demás en un campo muy concreto, mantente siempre ligero y apuesta por la simplicidad.

Concéntrate en lo esencial

Puede que las grandes empresas, como Google, Apple o Microsoft, sean capaces de tener muchos frentes abiertos al mismo tiempo. Pero los autónomos y las empresas que comienzan no pueden permitirse ese lujo. En lugar de hacer muchas cosas, piensa en esa cosa concreta que eres capaz de hacer extraordinariamente bien, mejor que nadie.

Un ejemplo que nos toca muy de cerca: sin duda existen muchos blogs sobre economía y empresa pero, ¿cuántos de ellos se centran exclusivamente en las necesidades de los freelance? No son tantos. Por eso, precisamente, hemos creado este espacio. La lectura es clara: si te centras en una sola cosa, puedes alcanzar el éxito utilizando muy pocos recursos. Intenta hacer muchas cosas a la vez y fracasarás.

Para concentrarte en lo que verdaderamente resulta esencial, plantéate las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que mejor haces? ¿Puedes hacerlo mejor que cualquier otra persona?
• ¿Qué es lo que nadie está haciendo bien en este preciso instante?
• ¿Cómo puedes concentrar el enfoque de los productos o servicios que ofreces?
• ¿Cómo puedes subir el nivel de lo que haces de “bueno” a “extraordinario”?

Haz menos

Las empresas grandes y medianas cuentan con plantillas amplias, lo cual significa que pueden dedicar mucho tiempo a hacer las cosas. En cambio, tú tienes un millón de cosas que hacer y muy poco tiempo disponible, de forma que si intentas hacer todas las tareas, no conseguirás completar ninguna de ellas. Por eso, tienes que aprender a ser más efectivo: concéntrate en unas pocas tareas y proyectos. Elige los proyectos que más aportarán a tu negocio, en vez de intentar hacer todos.

Todos los días, elige las tres tareas más importantes, y concéntrate en ellas. Cualquier otra tarea que consigas completar durante el día, considérala un añadido. Conviértete en una especie de francotirador: céntrate en un objetivo o tarea cada vez, complétalo, y sólo entonces, comienza una nueva tarea o proyecto. Ir uno por uno, paso a paso, es un método increíblemente efectivo.

Algunos trucos que te ayudarán a centrarte en las tareas que más aportan a tu negocio:

• Pregúntate: ¿cuál es el proyecto que tendrá un mayor impacto en mis beneficios futuros? Céntrate en ese proyecto.
• Todos los días, elige las 3 tareas más importantes y complétalas antes de empezar cualquier otra cosa.
• Al menos una de las 3 tareas que elijas debe hacer avanzar ese proyecto de alto impacto.
• Delega las tareas de bajo impacto que quedan por realizar. Concéntrate exclusivamente en las de alto impacto.

Mantente ligero

Muchos negocios fracasan durante su primer año simplemente porque no son capaces de generar suficiente dinero para mantener su estructura. Pero si casi no tienes estructura, entonces unos pequeños ingresos pueden ser suficientes para conseguir beneficios o, al menos, para que tu negocio pueda sobrevivir durante el primer año.

Mantente ligero. Contrata al menor número de personas posible: gente que sea inteligente, competente, con talento y ambición. Y, sobre todo, que sean personas que realmente “hacen” las cosas, para que la contratación merezca la pena. Incrementa la plantilla muy poco a poco.

Reduce todos los costes: trabaja desde casa para ahorrarte el coste de una oficina, y mantente conectado a tu equipo mediante las herramientas de colaboración online. Así, el gasto será mínimo, y casi cualquier cosa que consigas constituirá un beneficio.

Algunos consejos para permanecer ligero:

• Reduce la publicidad a cero. A cambio, utiliza las posibilidades de los blogs y las redes sociales para llevar a cabo un marketing de guerrilla.
• Haz networking con otros usuarios, especialmente con aquellos blogs y sitios webs que se encuentran dentro de tu sector o nicho de mercado
• No te endeudes. La estructura puede acabar con tu negocio. No gastes si puedes evitarlo; tampoco gastes si no tienes el dinero…
• Reduce los procesos, la burocracia, el papeleo, las reuniones sin sentido.
• Reduce también el número de procesos y tareas que gestionas en el “mundo real”, y sustitúyelas por herramientas y aplicaciones online.

En el diseño, apuesta por la simplicidad

Tus usuarios y clientes agradecen el orden y la claridad: si metes demasiadas cosas en un sitio web, éste acabará convertido en una pésima experiencia de uso. Las cosas simples te ayudan a vender. Piensa en la estética minimalista de Apple, o en el interfaz de Google, sencillo y eficaz. Funcionan. Son diseños sencillos, útiles y atractivos. Identifica qué es lo esencial de tu interfaz, y prescinde de todo lo demás. Algunos trucos:

• No utilices anuncios, pop-ups y alertas intrusivas, y tampoco abuses de las animaciones Flash.
• El espacio en blanco es bueno. Deja  mucho espacio alrededor de los elementos para que el interfaz se vea ordenado y claro.
• Mejor con pocos botones y enlaces: piensa en el iPod de Apple. Cuanto más sencillo, más atractivo.

Con la que está cayendo, es muy posible que durante el año próximo un buen número de profesionales se pasen al campo freelance. Quizá tú seas uno de los que estás pensando en dar el salto. Si es así, aquí tienes 9 consejos que pueden resultarte muy útiles:

1. Crea un fondo de emergencia

No sólo te mantendrá a salvo en los momentos duros, sino que además te ayudará a elegir mejor tus proyectos y a ser más creativo. Con el fondo, podrás liberar tu mente de los problemas de subsistencia, para concentrarte mejor en el trabajo. Tener algo ahorrado te dará seguridad, y hará que no aparezcas “desesperado” a ojos de los clientes. Sí, ya lo sabemos: lo difícil es ganar el dinero suficiente para crear este fondo. Pero, en cualquier caso, conviene que lo tengas en cuenta: en los tiempos buenos -que siempre los hay- guarda algo para sobrevivir a los tiempos malos.

2. Establece una tarifa adecuada

De hecho, es mejor que manejes varias tarifas, según el servicio que estés ofreciendo. No tienes por qué ofrecer, necesariamente, una tarifa más baja que los demás sólo porque acabas de empezar como freelance. Para decidir la tarifa -ya sea por horas o por proyecto- debes tener en cuenta varios factores: tus costes, el beneficio que quieres obtener, tus capacidades y experiencia, el cliente para el que vas a trabajar, la demanda del mercado y cualquier otro factor relacionado con tu nicho específico de trabajo. Puedes consultar el método rápido-bueno-barato.

3. Aprovecha la web al máximo

La principal ventaja de gestionar un negocio online es que te permite empezar prácticamente sin inversión inicial, utilizando todos los recursos de promoción que te ofrecen los blogs y los sitios web. También tienes a tu disposición un montón de software que te ayudará a realizar más fácilmente las tareas del día a día: facturación, gestión de finanzas, brainstorming, diagramación y mapas mentales, etc. Sin ir más lejos, aquí tienes 18 aplicaciones realmente útiles para gestionar tus proyectos.

4. Elige el entorno de trabajo más adecuado para ti

Busca el espacio más adecuado para ti. Un sitio en el que puedas concentrarte y que te transmita tranquilidad y, sobre todo, alegría. No todo el mundo quiere trabajar desde casa, en modo “solitario”: hay gente que necesita compañía. Tampoco todo el mundo quiere ni puede trabajar en una oficina, entre otras cosas, porque puede resultar bastante caro para un freelance. Puedes plantearte utilizar uno de los espacios de co-trabajo que están surgiendo en muchas ciudades. Son bastantes más económicos que una oficina.

5. Haz mucho “networking”

Las referencias personales son la esencia del trabajo de un freelance, al menos cuando estás empezando a ganarte una reputación. Utiliza las redes sociales, tipo LinkedIn o FaceBook, para encontrar contactos y proyectos. También es recomendable acudir de vez en cuando a eventos offline especializados, en los que, además de conocer gente y ponerte al día, siempre puede aparecer alguna oportunidad.

6. Analiza todo lo que haces

No sólo tienes que repasar las cuentas y las facturas. También debes analizar tu comportamiento en el trabajo, tus capacidades, tus tendencias, etc. Estima cuánto tardas en acabar los proyectos, y calcula tu tarifa efectiva por hora. Hecho esto, piensa en cómo puedes aumentar la eficiencia y calidad de tu trabajo.

7 Amplía tu oferta como freelance

Cuando hayas conseguido un flujo y un método de trabajo del que te sientas satisfecho, intenta ampliar tus servicios. Independientemente del tipo de trabajo que realices, es muy posible que seas capaz de proporcionar al cliente contenidos de otro tipo: esquemas, diagramas, presentaciones, podcasts, screencasts, y mucho más. Al menos, intenta planificar en el primer año aquello que te gustaría ofrecer en el segundo.

8. Parte los proyectos grandes en trozos más pequeños

A medida que vas asumiendo nuevos encargos y trabajos, es muy posible que te encuentres con un proyecto grande. Muchos freelance se ven intimidados ante el tamaño, la exigencia y las responsabilidades de estos proyectos. La clave está, muchas veces, en partir ese proyecto en tareas más pequeñas y fáciles de asumir, y en ir paso a paso sin perder la perspectiva general. Y si ves que no puedes o no llegas, no tengan ninguna duda en pasar a otros freelances las partes en las que te sientes menos seguro. Así podrás concentrarte en el ámbito concreto en el que más valor aportas.

9. Reparte trabajo para no rechazar proyectos

Si la cantidad de trabajo que realizas va creciendo, llegará un punto en el que ya no puedas asumir nuevos proyectos. Plantéate seriamente distribuir ese trabajo a otros freelance de confianza. Es mucho mejor repartir que tener que renunciar al proyecto. Si tienes don de gentes, y eres capaz de gestionar a otros freelance, el outsourcing puede ser un excelente decisión de negocio que te permitirá ampliar tus servicios.

Recuerda que los tiempos duros van y vienen, y que lo importante no es lo que te pasa, sino lo que tú haces con lo que te pasa.

*Traducción muy libre del post 9 Tips for Brand New Freelancers, publicado por Raj Dash en FreelanceSwitch.

50 consejos prácticos resumidos en una presentación más que interesante. ¡No te la pierdas!

Si quieres ampliar esta información, puedes repasar las 4 entregas que hemos publicado sobre el tema: los objetivos y el uso del emal, las tareas y gestión del tiempo, la organización y la forma física y, para finalizar, el equilibrio emocional, la gestión de tus cuentas y los límites que debes establecer. Salud.

**Basados en un traducción muy libre del post  50+ Ways to Improve your Productivity as a Freelancer, publicado en FreelanceSwitch.

En Smashing Magazine han creado una lista con 15 aplicaciones útiles para la gestión de proyectos. He hecho un resumen libre, con algunos cambios y alguna aplicación añadida. Así suman 18. Bonito número, ¿no?

Existen aplicaciones para todos los gustos: gestión de errores, gestión del tiempo, contabilidad, diseño de flujos de navegación, control de versiones, presentaciones online, etc. Tienen en común que, de alguna forma, todas sirven para realizar un buen seguimiento del proyecto y de las actividades de cada uno de los miembros del equipo. También si el equipo está formado por una sola persona. Las hay gratuitas y de pago, con interfaces más y menos complejos. La mayoría son fáciles de instalar y de usar… Pero vamos al grano: 

Aplicaciones básicas para la gestión de proyectos

Lighthouse es una aplicación que te permite realizar el seguimiento de errores, temas, calendario, hitos del proyecto, etc. Se integra con tu cliente web. Con ella podrás monitorizar los bugs de tu software, detectar las erratas del libro que estás escribiendo, organizar planes y actividades, y obtener feedback sobre tus productos. 

La creación de proyectos es sencilla: sólo tienes que introducir un título de proyecto y una descripción. Una vez que el proyecto está creado, puedes introducir los tickets, mensajes e hitos.

Lighthouse es muy recomendable para los equipos de desarrollo web, también si están formados por una única persona. Hay una versión gratuita que te permite gestionar un sólo proyecto para hasta dos personas. Las versiones de pago van desde 10 dólares hasta 120 en el Plan Platinum. 

Springloops. Aplicación muy enfocada al desarrollo y gestión de código. El interfaz es muy intuitivo y fácil de usar. Puede integrarse con Basecamp. Tiene versiones gratuitas y de pago. Estas últimas van de los 9 a 96 dólares al mes. 

CreativePro Office ofrece herramientas de gestión online, y está pensada para autónomos y pequeños equipos de diseñadores gráficos y desarrolladores web. Es una aplicación absolutamente gratuita. 

No Kahuna. Herramienta sencilla de gestión de proyectos. Permite crear, distribuir y realizar el seguimiento de las tareas de todos los miembros del proyecto. Es gratuito hasta que abres 30 tareas. Entonces tienes que pasar a la versión de pago, que tampoco es demasiado costosa. No Kahuna es una buena opción para la gestión básica de proyectos y el seguimiento de “tickets”.

Basecamp es considerado por muchos como el mejor gestor de proyectos y la mejor plataforma de colaboración que existe. Entre sus funcionalidades destacan las listas de tareas, la posibilidad de compartir archivos, la gestión del tiempo, los comentarios, etc. El interfaz de uso es realmente bueno, y ya tiene muchos imitadores. Eso sí, Basecamp no es gratuito: el plan básico cuesta 24 dólares al mes, y el Max se va hasta los 149.

Diseño de flujos de navegación web

Jumpchart es una herramienta que te permite diseñar el flujo de navegación de tu sitio web.  Solo tienes que crear las páginas y arrastrarlas dentro del plan. Es una gran aplicación para los diseñadores web, ya que permite realizar maquetas de forma sencilla. Hay versiones gratuitas y de pago, de 5 a 50 dólares al mes.

Gestión de proyectos basados en Wiki

Los wikis constituyen otra opción interesante para la gestión de proyectos. 

Trac project es un wiki para realizar el seguimiento de proyectos de desarrollo de software. Posee un sistema de control de versiones, gestión del tiempo, y seguimiento de tickets. Es gratuito, y tiene un montón de plugins útiles.

PBwiki es uno de los wikis más fáciles de usar, y es gratuito. Te permite compartir archivos con otros usuarios, monitorizar los cambios y versiones, etc. Se instala en un minuto y es realmente intuitivo.

Seguimiento de bugs y tickets

Específicos para desarrollo web. 

16 bugs, para la gestión sencilla de bugs. Utiliza un sencillo código de colores para identificar cada tipo de contenido. Existe una versión gratuita y otras de pago, que van de 8 a 15 dólares.

Jira es un software de seguimiento de bugs que incluye un montón de funcionalidades. Permite, por ejemplo, realizar informes, generar gráficas y mapas de flujo, y es configurable. El único pero es el precio, y es que no resulta nada barato: a partir de 300 dólares mensuales.

Colaboración a distancia 

3 soluciones para trabajar y compartir online con tus clientes y colaboradores.

Active Collab es un gestor de proyectos que  te permite crear un espacio de colaboración en tu propio sitio web, para que puedas trabajar y compartir información con tus clientes y colaboradores. Incluye foros, asignación de tareas, archivos compartidos, calendarios, gestión de hitos y entregas. etc. Existen dos opciones de pago: para empresas y para pequeñas empresas. 

Dim Dim es una plataforma web para mantener conferencias y colaborar online. Te permite compartir tu escritorio, tus presentaciones y tus documentos con la gente con la que te estás comunicando. Incluye un servicio de voz IP integrado. Tiene versiones gratuitas -para encuentros online de hasta  20 personas- y de pago para encuentros de 100 a 1000 personas a la vez.

Vyew es un servicio para realizar presentaciones online. También te permite compartir tu escritorio con quien tú quieras. Incluye una “pizarra” para compartir ideas, así como herramientas de diseño. Hay una versión gratuita para hasta 20 participantes, y dos planes de pago.

Facturación y ventas

Facturagem. Más fácil, imposible. Con facturagem podrás generar tu factura en menos de 1 minuto. Las 10 primeras facturas son gratis.

Less Accounting es un programa sencillo de contabilidad par autónomos y pequeñas empresas. Incluye seguimiento de kilometraje y gestión de gastos.

Ventasgem es una aplicación absolutamente gratuita que te permite realizar un seguimiento de todas las propuestas comerciales de tu empresa. Es muy visual y sencilla de usar. Con ventasgem podrás elaborar tus previsiones de ventas sin esfuerzo.

Gestión del tiempo

LiveTimer es un gestor de tiempo muy fácil de utilizar y que además funciona tanto en tu ordenador como con el iPhone. Puedes utilizarlo para aumentar tu productividad. Sólo cuesta 5 dólares por mes.

FourteenDayz es un programa de seguimiento específico para equipos. Genera “hojas de tiempo”. Incluye una versión gratuita y hasta 6 planes diferentes de pago. Los informes se puede exportar en Excel o PDF.

*Más en el post 15 useful project management tools, de Smashing Magazine.

En nuestro trabajo como freelance, siempre hay algo que podemos mejorar, y alguna área a la que no prestamos la suficiente atención. Con este post iniciamos la serie “Más de 50 maneras de mejorar tu productividad como freelance”, en la que proponemos unos consejos útiles para aprovechar mejor nuestro tiempo y esfuerzo.

En la entrega de hoy -la primera de 4- haremos referencia a los objetivos, el uso del email y la comunicación. En las siguientes trataremos otros temas fundamentales como: tareas, gestión del tiempo, organización, el cuerpo, mental/emocional y las cuentas.

Objetivos

1 Definir nuestro objetivos
Tener objetivos es fundamental en cualquier disciplina y muy especialmente en nuestro curro: como freelance, ya no tenemos a un jefe presionándonos directamente todos los meses para que cumplamos con las previsiones. Si no nos marcamos objetivos para nosotros mismos y para nuestro negocio, nadie lo hará. Tener objetivos definidos y medibles nos ayudará a ser productivo, y nos permitirá permanecer centrado en las actividades que son fundamentales para el éxito de nuestra actividad.

2. Analiza y evalúa los progresos y el cumplimiento de objetivos
Marcarse unos objetivos no es suficiente. Necesitamos perseguirlos y evaluar el nivel de cumplimiento. Afortunadamente, los objetivos se encargarán de motivarnos para seguir adelante. Establece algún parámetro de referencia -por ejemplo, las mejores prácticas de otro- que te permitan medir los resultados de tu trabajo. Darse cuenta de que has cumplido tus objetivos es realmente alentador, y ver dónde te has quedado corto te ayuda a realizar los ajustes necesarios para mejorar tu productividad.

3. Desafíate a ti mismo (con sentido común claro)
Los objetivos sólo serán efectivos si constituyen un reto. Los objetivos demasiado fáciles de conseguir no estimulan tu productividad, y los que son virtualmente imposibles de conseguir acaban por desmotivarte.

4. Traza un plan a largo plazo
Es muy común que los freelances acabemos atrapados en la rutina de pasar de un trabajo a otro a toda velocidad, concentrados sólo en el corto plazo. Si ese es tu caso, es posible que llegado un punto, te encuentres cada vez más insatisfecho con tu trabajo. La actividad de un freelance no se diferencia de la de cualquier otra carrera profesional: es necesario establecer un plan a largo plazo. Este plan puede ayudarte a tomar, en el día a día, las decisiones que te conducirán a donde realmente quieres estar.

Uso del email y comunicación

5. Organiza tu buzón de entrada en el correo electrónico
Quedarse atascado en un correo electrónico puede convertirse en un problema, y es muy fácil que esto origine retrasos. Si no somos cuidadosos, el correo electrónico puede acabar con nuestra productividad. Una de las claves consiste en poner orden en nuestro “inbox”. Utiliza carpetas para organizar los mensajes en diferentes categorías. Esto mantendrá el buzón de entrada despejado, y te evitará perder tiempo examinando una montaña de mensajes.

6. Condensa/unifica tus cuentas de correo
Casi todos tenemos varias cuentas de correo diferentes. Comprobar cada una de ellas varias veces al día realmente lleva su tiempo, y nos distrae de otras actividades más productivas. Intenta unificar tus cuentas de correo en un sólo buzón de entrada para tener todo en el mismo lugar. Ahorrarás un montón de tiempo.

7. Trabaja con el correo cerrado
Hay gente que prefiere ver los correos justo en el momento en que llegan. Otros simplemente los leen en determinados momentos del día. Si eres de los que prefiere verlos al instante, al menos cierra el correo cuando estás trabajando en algo realmente importante, o en un proyecto exigente o muy intenso. Cuantas menos distracciones encuentres, más alta será tu productividad.

8. Desarrolla plantillas para tus mensajes más frecuentes
Seguramente escribirás el mismo mensaje -o muy parecido- varias veces al día y a la semana. Prueba a crear algunas plantillas básicas para tus mensajes más comunes. Siempre podremos adaptarlos o personalizarlos para ajustarlos a cada situación específica. Gmail ya está trabajando en esta dirección.

9. Vacía tu buzón de entrada siempre que puedas
No hay nada como un buzón de entrada vacío para que puedas relajarte y centrarte en tu trabajo productivo. Vaciar el “inbox” no es una tarea sencilla, pero a la larga te ahorrará tiempo. Una opción es crear una carpeta de “seguimiento” para todos esos asuntos que no puedes resolver en el momento.

10. Usa un gestor de contactos
Como freelance debemos estar a la fuerza en contacto con mucha gente. Hazlo todo sencillo y ordenado. Un gestor de contactos como Highrise te ayudará a seguir la pista a cada uno de ellos ahorrando tiempo para tareas productivas.

CONTINUARÁ…

**Traducción muy libre del post  50+ Ways to Improve your Productivity as a Freelancer, publicado en FreelanceSwitch.