Posponer el trabajo, dejarlo para “un poco más adelante”, puede ser muy peligroso: el tiempo sigue corriendo, nuevas  tareas y obligaciones se van sumando a las anteriores, y al final sucede que la fecha de entrega se nos echa encima y, aunque nos demos un atracón -jornadas de 20 horas, noches sin dormir- resulta imposible cumplir con nuestros compromisos, al menos, no con la calidad exigida.

El cliente -que no ha sido consciente del proceso, pero sabe lo que de verdad le interesa: que no le hemos entregado su proyecto en el plazo comprometido- tomará nota de nuestra escasa fiabilidad, y se lo pensará mucho antes de contratarnos otra vez.

Procrastinar -como dicen los anglosajones- constituye, pues, uno de los mayores riesgos para el negocio de cualquier freelance. Por eso, en FreelanceFolder nos proponen 10 antídotos para combatir la pereza y evitar los retrasos.

Hemos seleccionado lo mejor para ti:

1. Trabaja con un horario

Incluye en tu agenda no solo las obligaciones más importantes -reuniones con clientes, entregas del proyecto, etc- sino también las tareas normalmente consideradas menores o complementarias: emitir las facturas, presentar impuestos, etc. Es la mejor manera de que no se te olviden.

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¿Existe o no existe el parón navideño?

Los profesionales no siempre se ponen de acuerdo sobre si existe o no un bajón de actividad durante las navidades. Todo depende de cómo le va a cada cuál.

NO. Unos dicen que no hay tal parón, que sucede todo lo contrario porque las empresas se ven obligadas a gastar sus presupuestos anuales. Eso hace que las navidades acaben convertidas en una época de trabajo frenético.

También sostienen que, dado que muchos proyectos deben ver la luz en enero -a principios del año entrante- diciembre acaba convertido en un mes de gran exigencia, y con un buen volumen de negocio.

SÍ. Otros, en cambio, aseguran que por estas fechas se produce un parón importante, porque a las empresas ya no les queda dinero para invertir, las decisiones se posponen hasta el año próximo y las fiestas hacen que la gente se concentre más en descansar, hacer sus compras y estar con la familia, y no tanto en el trabajo.

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A estas alturas ya te habrás dado cuenta de que ser freelance no consiste solo en hacer el trabajo que más te gusta.

No basta con que te concentres en tu área de especialización profesional: las tareas que consideras centrales, las que sabes hacer bien. También debes ser capaz de realizar otras muchas tareas “complementarias” para las que seguramente no has entrenado demasiado.

Son capacidades “ocultas” porque nunca (o casi nunca) hemos tenido oportunidad de ejercitarlas. Pronto te darás cuenta de que resultan imprescindibles.

Para sobrevivir como freelance, debes sacar a la luz al menos estos 10 poderes ocultos:

1. Propietario/a de un negocio

Este es quizá el descubrimiento más impactante cuando iniciamos nuestra actividad freelance: aparte de ser un profesional también eres el propietario de un negocio, por muy pequeño que éste sea. Eso te convierte en responsable de todo. No basta con que hagas bien el trabajo en el que se supone que eres un experto. Tienes que ocuparte también de los cobros, las ventas, el marketing, y muchos otros aspectos que vamos a repasar a continuación.

2. Contable y experto fiscal

Muchos profesionales odian llevar las cuentas, pero es algo absolutamente inevitable. Hay que realizar estimaciones y presupuestos, emitir facturas, contabilizar los gastos, guardar justificantes, realizar el pago de impuestos correctamente y a tiempo… Nos guste o no, es parte de nuestro trabajo.

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El tiempo es oro. Si consigues hacer tu trabajo en menos tiempo:

A. Podrás realizar más tareas, lo cual te reportará más beneficios.

B. Tendrás la oportunidad de dedicar ese tiempo “ganado” a hacer otras cosas importantes: divertirte, estar con tu familia, hacer deporte, leer, ver una buena película, hacer la compra, poner una lavadora, etc.

Conclusión: todo son ventajas.

¿Cómo ahorrar tiempo?

Mediante una “lluvia de ideas”, los lectores de FreelanceFolder han planteado sus consejos para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Hemos hecho una selección con los 25 más interesantes:

1. Planificar con antelación. Puedes aprovechar los últimos momentos del día para planificar las tareas del día siguiente. Así no perderás tiempo en el arranque.

2. Trabajar con una lista de tareas. Tacha las tareas conforme las vas completando. Deja las pendientes para el día siguiente. Este sistema es sencillo y muy eficaz.

3. Establecer prioridades en la lista de tareas, para completar antes las más importantes.

4. Partir las tareas más complejas en tareas más sencillas. De esta forma podrás abordar problemas que, de otra manera, te parecerían irresolubles, y que podrían frenarte.

5. Programar -y cumplir- los tiempos de descanso necesarios. No somos máquinas. Unos pequeños descansos cada cierto tiempo nos ayudan a rendir mucho mejor.

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¿Cómo me ven mis clientes actuales y potenciales? ¿Transmito una imagen realmente profesional? Son dos preguntas que debes hacerte para iniciar un proceso de mejora en tu actividad.

Hoy vamos a proponerte 8 buenas prácticas que te ayudarán a ser más profesional y a parecerlo.

La importancia de la primera impresión

La imagen que transmites es fundamental para tu negocio. Los clientes que llevan tiempo contigo ya te conocen, y saben cuáles son tus capacidades, tus virtudes e incluso tus defectos. De momento siguen confiando en ti, lo cual no significa que no puedas mejorar muchas cosas.

Pero piensa en un posible cliente al que te acercas por primera vez. Normalmente, él no tiene suficientes datos para saber cómo haces tu trabajo. Por eso, el cliente tendrá que decidir a partir de las primeras impresiones que transmites: una conversación, un correo electrónico, una presentación… Si pareces profesional, tendrás mucho ganado.

No se trata de parecer, sino de ser y parecer

Desde luego, no estamos hablando de cómo vas vestido/a (seguro que no te has hecho freelance para acabar con traje de chaqueta y corbata) ni de otros detalles accesorios. Estamos hablando de las cosas que marcan la diferencia: expresión, seguridad en ti mismo, etc.

Piensa que la profesionalidad se ve sobre todo en el resultado final -el proyecto entregado- pero también en la "forma" de entregarlo y en la comunicación con el cliente. Se trata, por tanto, de que adoptes unas prácticas más profesionales en tu trabajo, y de que seas capaz de transmitir ese mensaje de calidad y eficacia -de trabajo bien hecho- a tus clientes.

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En Smashing Magazine nos proponen una buena batería de consejos útiles para aumentar nuestra productividad como freelance. Hemos hecho un resumen con lo más interesante:

PONTE UN HORARIO

1. Define un horario de trabajo y cúmplelo

Ponte un horario realista y trata de cumplirlo sin excepciones. Aunque puede parecer una cierta pérdida de libertad, en realidad el horario te da disciplina, y te ayuda a aprovechar el tiempo al máximo.

Siempre nos enfrentamos a la tentación de dormir unas cuantas horas más. Pero piensa que si empiezas por la mañana, a una hora razonable, al acabar el día dispondrás de tiempo más que suficiente para desconectar y para dedicarte a tus aficiones.

Te proponemos este método que hemos desarrollado para construir tu horario de trabajo perfecto.

2. Tómate un descanso cada cierto tiempo

Hay que cumplir el horario, es verdad. Pero no tiene sentido que permanezcas un montón de horas sin levantarte de la silla, pegado a la pantalla del ordenador. Un descanso cada cierto tiempo nos ayuda a refrescar la mente, y nos permite volver al trabajo con energías renovadas.

30 minutos de trabajo a plena concentración dan mucho más de sí que una hora divagando. Así que busca una alternancia: un sprint de concentración, un pequeño descanso, y vuelta al sprint. Por supuesto, nunca te saltes la hora de la comida. No vivimos sólo del aire.

DISEÑA UN PLAN

3. Márcate tus propias metas

Ya sabes lo que dicen: si tú no defines lo que quieres conseguir, otro lo hará por ti. Los objetivos nos marcan el camino a seguir, y nos ayudan a estar motivados. Así que define tus metas a corto, a medio y a largo plazo: ¿Qué quieres conseguir esta semana? ¿Y este mes? ¿Dónde y cómo te gustaría estar dentro de un año? ¿Y dentro de 5? Reflexiona un rato sobre lo que quieres conseguir y escríbelo para no perderlo de vista.

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¿Has pensado alguna vez en cómo empleas las 24 horas del día? Éste puede ser un buen momento para reflexionar.

4 actividades principales

Según un estudio publicado por The New York Times, durante el año 2008 los estadounidenses consumieron casi dos terceras partes de su tiempo en sólo 4 actividades: dormir, comer, trabajar y ver la televisión.

Usamos el tiempo según las circunstancias personales

El uso del tiempo varía según las circunstancias personales, como no podía ser de otra manera.

Un ejemplo muy claro: las diferencias entre la gente con trabajo y los parados. Según el estudio, los desempleados duermen una hora más al día, ven 70 minutos más de televisión y dedican el doble de tiempo a limpiar y recoger la casa.  También pasan una hora más al día estudiando, y dedican bastante más tiempo a su familia. Entre sus actividades destacan, por ejemplo, pasar el aspirador, poner una lavadora, arreglar el jardín, recibir cursos de formación o enviar currículums. Qué remedio…

Y tú, ¿cómo te organizas?

¿Has calculado alguna vez cuánto tiempo dedicas a las cosas que consideras realmente importantes?

Seguro que te gustaría encontrar más tiempo para estar con tu familia, mantener la casa en orden, hacer deporte, ir al cine, hacer la compra, cocinar, pintar cuadros o dar paseos por el parque. El problema es que para conseguirlo hay que “recortar” en otras actividades. ¿Cuáles? Vamos a hacerte una propuesta que no podrás rechazar:

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“Dedicar al trabajo el tiempo que el trabajo requiere, ni un minuto más ni un minuto menos”. Es un lema que cualquier profesional freelance suscribiría. Y es que normalmente no nos organizamos del todo bien. Saltamos de un tema a otro sin orden, navegamos por Internet, hablamos por teléfono, miramos el correo, nos quedamos bloqueados en una tarea…  El resultado ya lo conoces: a menudo tenemos que compensar esa falta de concentración con un montón de horas “extra”.

Pero eso se va a acabar. Te proponemos un método en 9 pasos que te permitirá organizar tu tiempo de una forma eficaz y adaptada a tus necesidades específicas. La clave es sencilla: trocéalo todo. Convierte tus tareas, tu tiempo y tu atención en trozos más pequeños. Trabaja mediante sprints cortos y llegarás mucho más lejos. El tiempo que ganes, es tiempo para ti. Podrás usarlo como quieras:

1. Descubre cuál es tu “unidad de atención”

Es posible mantenerse durante horas delante de la pantalla del ordenador, es verdad, pero eso no significa que estemos avanzando a buen ritmo con el trabajo. Nadie es capaz de mantener un alto nivel de concentración durante mucho tiempo. En cuanto nos saturamos, comenzamos a saltar a otras actividades accesorias: consultar el correo, mandar un mensaje, echar un vistazo a los periódicos online…

Para aprovechar bien el tiempo, es importante que descubras cuál es tu “unidad de atención”, es decir, el tiempo que eres capaz de dedicar a completar una tarea sin interrupciones y con un alto nivel de concentración. Puede ser de 30 minutos, 45 minutos, 60 minutos, 70 minutos… difícilmente más. Esa unidad de medida es la base sobre la que puedes construir tu horario perfecto de trabajo.

2. Calcula cuánto trabajo puedes realiza en ese tiempo

La experiencia te va a dar la respuesta: si tu unidad de atención es de 40 minutos, se trata de que calcules cuánto trabajo eres capaz de realizar en ese tiempo: traducir X palabras, escribir X líneas de código, hacer un boceto, etc.

La mayor parte de las tareas que realizamos en nuestra actividad profesional son parecidas a otras que ya hemos completado anteriormente. Por eso no resulta difícil hacer una estimación. No hace falta que sea exacta. Lo que buscamos es una referencia para planificar el trabajo adecuadamente.

3. Trocea las tareas para ajustarlas los bloques de tiempo

Con esas dos referencias, nuestra unidad de atención y la cantidad de trabajo que somos capaces de realizar en ese lapso, tenemos información suficiente: ya podemos trocear nuestras tareas del día en fragmentos más pequeños, de forma que encajen con nuestros bloques de tiempo. Se trata de ir marcando objetivos razonables.

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¿Todo el mundo puede convertirse en un profesional freelance? Mmmmm. En teoría sí, pero en la práctica, es mejor reunir al menos unos cuantos requisitos previos, para que la aventura no acabe antes de tiempo.

En Freelancefolder han recopilado las condiciones que necesita un auténtico freelance. Nosotros hemos puesto de nuestra parte para completar la información. Esto es lo que hace falta:

1. Una habilidad que alguien necesita. Si no existe demanda para el producto o servicio que tú ofreces, no vas a poder vivir de ello. A no ser que seas capaz de crear esa necesidad en el mercado. Pero eso ya son palabras mayores: significaría que eres un pequeño genio.

2. Conocimiento básico de negocio. No hace falta que hagas un máster en gestión empresarial, ni mucho menos, pero hay algunas cosas que te va a tocar hacer: generar una factura, comunicarte con tus clientes, guardar la información para cubrirte las espaldas, etc. Afortunadamente, contamos con buenas herramientas para realizar estas tareas “complementarias” de nuestra actividad principal. Por ejemplo, facturagem para crear y compartir las facturas.

3. Funcionar en la Red. Si no conoces ni utilizas los recursos y herramientas que hoy ofrece la Red, lo tienes muy difícil para dar el salto. Pero es una opción que podemos descartar. Si no, no estarías leyendo ahora mismo este artículo en este blog…

En la Red no sólo puedes encontrar un montón de herramientas útiles para realizar tu trabajo diario. Internet también te da la oportunidad de darte a conocer entre tus clientes potenciales. Tienes a tu disposición varias redes profesionales -para reforzar y ampliar tu base de contactos- y nuevas herramientas de comunicación y promoción como Twitter.

4. Tiempo. Elemental, querido Watson. Si no tienes tiempo para desarrollar tu trabajo, no puedes convertirte en un freelance. Este requisito es clave sobre todo al principio, porque casi todos los profesionales freelance arrancan compaginando su trabajo asalariado con proyectos por su cuenta. Ese suele ser el momento crítico. Si piensas que en tu agenda diaria ya no cabe ni una actividad más, prueba con esta receta mágica.

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Dispersarse o no dispersarse para extraer el máximo rendimiento a nuestro trabajo. Esa es la cuestión que vamos a tratar en el artículo de hoy.

Una cierta dispersión puede ayudarnos…

Según un estudio realizado por el departamento de gestión y márketing de la Universidad de Melbourne (Australia), las personas que navegan en el trabajo por placer de forma moderada -menos del 20% del tiempo total- ”se concentran más y mejor que aquellos compañeros que no lo hacen”. El estudio señala que la productividad puede aumentar en un 9% si se le permite a la gente realizar las siguientes tareas: buscar información sobre productos, leer sitios de noticias, entrar en páginas de juegos online, ver vídeos en YouTube o visitar los perfiles de los amigos en las redes sociales.

La explicación que dan los autores del estudio es la siguiente: los seres humanos necesitan dispersarse un poco. El ejemplo más claro es el de la atención de los alumnos, que decae pasados unos 20 minutos, pero que vuelve a restablecerse tras unos instantes de evasión. Ver más sobre la noticia en Europa Press.

Una gran dispersión puede acabar con nuestro trabajo

En el caso de los freelance, el problema no es la “libertad para dispersarse”, sino el riesgo de dispersión absoluta. Somos nuestros propios jefes, y podemos decidir cuánto tiempo dedicamos a cada cosa, y cómo organizamos nuestro tiempo. El problema viene cuando nuestra voluntad flaquea: empezamos a dedicar muchas horas a navegar/chatear/jugar, y no encontramos tiempo para realizar todas las tareas que tenemos previstas. ¿Existe algún método para no caer en la tentación? 

Medidas anti-dispersión

Algunos micro-consejos para no caer en la dispersión absoluta y para aprovechar mejor nuestro tiempo:

- Comienza la jornada con una lista de tareas bien definida. Usa una aplicación online de to-do-list.

- Ataca las tareas con sprints cortos y muy productivos, de entre 40 y 60 minutos.

- Disfruta de una pequeña pausa entre cada sprint. Aprovecha para desconectar aunque sólo sea un momento.

- No te detengas: si ves que te has atascado en una tarea, y estás empezando a desesperarte, completa otra tarea menos compleja y vuelve con energía renovada a solucionar el entuerto inicial.

- No consultes el correo electrónico todo el tiempo. Hazlo en los pequeños intervalos entre cada sprint. Utiliza diferentes carpetas para hacer que el buzón de entrada esté casi siempre vacío.

- Concentra las llamadas telefónicas que tienes que hacer, y hazlas una detrás de otra.

- Mantén tu espacio de trabajo limpio y organizado, para que el desorden no afecte a tu capacidad de concentración.