El tiempo vuela. Nunca es suficiente para hacer todo lo que queremos hacer. Pero de vez en cuando nos encontramos con 5 minutos libres. 5 minutos que no sabemos bien de dónde han salido, pero que, tal y como nos recuerdan en FreelanceFolder, podemos aprovechar para realizar algunas tareas cortas, sencillas y realmente útiles.

Estas son nuestras 12 mini propuestas para mejorar tu productividad:

1. Despeja el buzón de entrada; escucha el buzón de voz

De cuando en cuando hay que despejar el buzón de entrada del correo electrónico, esencialmente por dos motivos: porque es muy difícil gestionar un centenar de mensajes sin leer, y porque podemos haber dejado de lado un mensaje importante para nuestro negocio. Otro tanto sucede con el buzón de voz de tu teléfono.

Aprovecha esos cinco minutos para probar fortuna. Piensa que, con un poco de suerte, un mensaje extraordinario te está aguardando; quién sabe, quizá un nuevo cliente, o un proyecto apasionante.

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A estas alturas, seguro que ya te has dado cuenta de que hacer la misma tarea puede llevarte 45 minutos o 5 días, dependiendo del plazo de entrega. Y de que puedes producir lo mismo en 5 horas que en 10, según cómo organices tu trabajo.

Esto es, precisamente, lo que te proponemos hoy: si eres capaz de marcarte un plazo límite para cada tarea que realizas, puedes acabar acortando la duración de tu jornada de trabajo, sin que por ello la producción se vea afectada.

¿Cómo es esto posible?

Básicamente, porque las fechas de entrega tienen un poderoso efecto psicológico sobre nuestra motivación y nuestra capacidad de trabajo:

1. La presión de una fecha de entrega nos ayuda a concentrarnos en lo esencial, en lo que es verdaderamente importante para el proyecto, y evita que nos perdamos en detalles sin importancia. De esta forma, los plazos límite nos ayudan a ser mucho más eficientes

2. Los plazos límite nos ayudan a evitar las distracciones. Como habrás podido comprobar, cuando estás cerca de una fecha de entrega no suelen entrarte ganas de ver la televisión, o de consultar el Facebook. Y al contrario: cuando no tenemos un plazo límite, cualquier pequeño detalle es una buena excusa para distraerse.

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1. Dejarse seducir por las grandes cifras de un proyecto

Aunque a primera vista la cantidad económica resulte apetitosa, un proyecto de muchas horas también puede ser ruinoso. No te olvides nunca de dividir el presupuesto entre las horas de trabajo, para comprobar que el proyecto es realmente sostenible.

2. No formalizar los acuerdos

No siempre resulta imprescindible apoyarse en un contrato formal para realizar los proyectos. Al fin y al cabo, esto ralentiza los trámites y puede hacer menos fluida la relación con los clientes. Pero sí conviene que el acuerdo esté siempre muy claro para las dos partes. Por eso resulta muy útil recoger el acuerdo por escrito, aunque sea mediante un simple email. De esta forma reducimos el riesgo de sorpresas, malentendidos y repentinos cambios de opinión.

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¿Tienes tanto trabajo que no puedes cogerte ni siquiera unas pequeñas vacaciones?  Quizá ha llegado el momento de que reflexiones sobre el tema, porque trabajar todo el año sin descanso no va a convertirte en un profesional más productivo, sino todo lo contrario.

Cuando uno trabaja para sí mismo, siempre corre el riesgo de llevar su cuerpo y su mente más allá de los límites razonables. Un proyecto lleva a otro, éste al siguiente, y llega un momento en que parece que detenerse es imposible…

Esta situación puede convertirse en un problema, porque lo cierto es que todo el mundo necesita descansar de vez en cuando para afrontar los retos con energía.

Vamos a darte 3 motivos de peso para que cojas unas vacaciones:

1. Productividad

Los descansos nos permiten cargar baterías, y tener la menta mucho más fresca y ágil cuando nos reincorporamos. Seguro que alguna vez, después de trabajar muchas horas sin parar, has sentido que tu cuerpo está agotado, y que tu mente está espesa y tarda en reaccionar. Pues bien, ese agotamiento también se produce cuando llevas todo el año trabajando sin apenas descanso. Las ideas no fluyen, las soluciones no llegan, y resolver un problema sencillo supone todo un esfuerzo. Lo mejor es hacer una pausa para regresar después con energía.

2. Salud

Los descansos son imprescindibles para nuestra salud mental y física. Si fuerzas demasiado la máquina, acabarás notando las consecuencias. Estos son algunos de los avisos típicos: dolores de espalda, problemas digestivos, problemas de sueño, afecciones en la piel y, por supuesto, falta de energía positiva.

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La productividad de un freelance depende de varios aspectos, esencialmente de su capacidad intelectual y su voluntad de trabajo, de su técnica, organización y capacidad de concentración.

Pero no podemos olvidar otro aspecto importante: las herramientas. Porque, ¿qué puede hacer un profesional si no tiene un ordenador y una buena conexión a Internet?

Estas son las 10 cosas que no pueden faltar en tu oficina:

1. Ordenador

Sí, es obvio. Pero hay que mencionarlo. Es la herramienta fundamental para realizar casi cualquier tarea que se te ocurra: escribir, diseñar, programar, calcular, proyectar… Según tus necesidades, tus recursos económicos y el espacio de que dispongas puedes optar por un equipo portátil o uno de sobremesa, o por los dos.

Normalmente, la gente que no tiene demasiado espacio en casa, o que tiene que desplazarse a menudo, opta por el portátil. Recuerda, de todas formas, que el hecho de que sea portátil no significa que sea fácil de llevar… Los profesionales que están todo el día de aquí para allá suelen optar por modelos pequeños y ligeros (desde luego, con pantallas inferiores a 13 pulgadas) porque saben que arrastrar un portátil estándar durante todo el día es de todo menos cómodo.

Monitores. Mucha gente opta por comprar un monitor aparte, de forma que el portátil hace las funciona de sobremesa sin problemas. Si quieres super-productividad -especialmente si eres diseñador- no lo dudes: trabaja con dos monitores.

2. Una buena conexión a Internet

Prácticamente todo el mundo recuerda los tiempo del módem 56 K, y la desesperación que acompañaba cualquier intercambio de datos. Hoy, el cable y el ADSL son fundamentales. Si te mueves mucho, también puede optar por un sistema de conexión USB por 3G.

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Trabajar desde casa, al más puro estilo freelance, es el sueño de muchos empleados. Y es normal que así sea, porque “tener la oficina en casa” implica un montón de ventajas. Sin ir más lejos, nos permite evitar los incómodos y costosos desplazamientos, que en las ciudades grandes llegan a convertirse en una auténtica tortura.

Sin embargo, trabajar desde casa también acaba generando algunos riesgos e inconvenientes que al principio no somos capaces de valorar.

En el artículo de hoy vamos a analizar los pros y los contras, para tratar de encontrar un buen equilibrio:

—VENTAJAS DE TRABAJAR DESDE CASA:

Ahorro

Es evidente: si trabajas desde casa conseguirás ahorrarte un montón de tiempo y de dinero en desplazamientos. De hecho, incluso puedes prescindir del coche, que va inmediatamente asociado a una larga cuenta de gastos: compra del vehículo, combustible, mantenimiento, garaje, seguro…

También tendrás la oportunidad de ahorrar en alimentación: suele ser mucho más económico y mucho más saludable comer en casa que en un restaurante, por mucho que siempre busques los menús del día más ajustados.

Comodidad

Trabajando en casa, la cama está a un minuto de la oficina, por lo que no necesitas madrugar demasiado, y puedes apurar hasta el último minuto antes de empezar con las tareas del día.

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Una de las quejas más comunes entre los clientes es que los profesionales freelance “no son de fiar”, porque “casi nunca acaban su trabajo en el plazo comprometido”.

Cuestión de confianza

Se trata de un asunto esencial, porque la base de nuestro negocio reposa en la confianza que inspiramos a nuestros clientes. Si perdemos esa confianza, habremos perdido gran parte de nuestra capacidad para conseguir nuevos proyectos.

Por eso es tan importante cumplir con nuestros compromisos y finalizar las tareas en el plazo acordado.

La pregunta es: ¿cómo conseguirlo? No hay recetas mágicas, pero sin duda podemos encontrar algunas buenas prácticas de referencia.

Inspirándonos en un artículo de FreelanceFolder hemos recopilado estos 4 excelentes consejos que te ayudarán a entregar tu trabajo a tiempo:

1. ESTIMACIÓN. Estima el plazo de entrega teniendo en cuenta el resto de proyectos

Un error típico consiste en fijar un plazo de entrega calculando exclusivamente las horas que vamos a necesitar para completar ese proyecto concreto, sin tener en cuenta el resto de trabajos pendientes. Es decir, hacemos la estimación como si pudiésemos dedicar todo nuestro tiempo a ese proyecto, cosa que no suele ocurrir. Lo más normal es que nos veamos obligados a simultanear ese encargo con otras tareas, proyectos y compromisos. Por no hablar de los imprevistos…

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El tiempo es oro. Si consigues hacer tu trabajo en menos tiempo:

A. Podrás realizar más tareas, lo cual te reportará más beneficios.

B. Tendrás la oportunidad de dedicar ese tiempo “ganado” a hacer otras cosas importantes: divertirte, estar con tu familia, hacer deporte, leer, ver una buena película, hacer la compra, poner una lavadora, etc.

Conclusión: todo son ventajas.

¿Cómo ahorrar tiempo?

Mediante una “lluvia de ideas”, los lectores de FreelanceFolder han planteado sus consejos para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Hemos hecho una selección con los 25 más interesantes:

1. Planificar con antelación. Puedes aprovechar los últimos momentos del día para planificar las tareas del día siguiente. Así no perderás tiempo en el arranque.

2. Trabajar con una lista de tareas. Tacha las tareas conforme las vas completando. Deja las pendientes para el día siguiente. Este sistema es sencillo y muy eficaz.

3. Establecer prioridades en la lista de tareas, para completar antes las más importantes.

4. Partir las tareas más complejas en tareas más sencillas. De esta forma podrás abordar problemas que, de otra manera, te parecerían irresolubles, y que podrían frenarte.

5. Programar -y cumplir- los tiempos de descanso necesarios. No somos máquinas. Unos pequeños descansos cada cierto tiempo nos ayudan a rendir mucho mejor.

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No importa cuánto tiempo pases sentado frente al ordenador. Lo que importa es cómo aprovechas ese tiempo. Y todos sabemos que distraerse resulta muy sencillo: un tweet, un vistazo a Facebook, un repaso a las últimas noticias, chatear con un amigo del que ya ni te acordabas…

Las distracciones son, en parte, inevitables. Ningún profesional puede permanecer todo el día al 100%. Pero sí que hay maneras de disminuir esas distracciones para aumentar la productividad. En FreelanceSwitch nos proponen 5 cuantos consejos muy útiles.

Los presentamos resumidos:

1. Programa los descansos

Los tiempos de descanso son imprescindibles para volver al trabajo con la mente despejada y las baterías cargadas. Si no paras de vez en cuando, tu mente no descansa, y eso siempre acaba pasándote factura. Así que:

- Programa tus descansos. No esperes a que aparezca el cansancio. Fija los tiempos de descanso con antelación.

- Mantén el horario previsto. Si has planeado un descanso de 15 minutos a las 12 del mediodía, asegúrate de que lo cumples. Algunas tareas son muy absorbentes, pero no tiene sentido seguir trabajando hasta el agotamiento. Tampoco vale estirar los tiempos de descanso. Ajústate a las previsiones y conseguirás mantener un ritmo productivo.

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La relación de un freelance con sus clientes no siempre es fácil: a lo largo del proyecto  surgen dudas y se producen malentendidos que enturbian el trabajo. ¿Hay alguna manera de limitar/superar estas situaciones?, nos preguntamos a menudo.

La respuesta es: SÍ. Tomando como punto de partida un artículo de Designm.ag, vamos a darte 13 excelentes consejos que te permitirán gestionar mejor las relaciones con tus clientes, y te ayudarán a aprender de cada proyecto:

1. Conoce a tu cliente

Para trabajar sobre una base sólida, debes conocer el negocio de tu cliente: los productos y servicios que ofrece, su cultura corporativa, y su propuesta de valor al cliente.

Y, por supuesto, debes conocer sus objetivos, y qué es lo que espera de ti.

Está claro que cuando las dos partes -profesional y cliente- están alineadas en sus objetivos, los malentendidos quedan reducidos a su mínima expresión.

2. Desarrolla un método

La memoria es débil. Sigue un método sencillo para almacenar y gestionar la información que vas obteniendo sobre tus clientes (utilizando, por ejemplo, un pequeño CRM). Así podrás recuperar al instante información útil sobre los proyectos realizados, los contactos, las llamadas y los emails enviados y recibidos, etc.

De esta forma no tendrás que volver a preguntar lo mismo todo el tiempo, podrás reutilizar la información para tus proyectos posteriores, y conocerás cada vez mejor a tus clientes.

Toda esta información te permitirá tomar las decisiones más adecuadas en el menor plazo de tiempo posible.

3. Escuchar es más importante que hablar

Ya sabes: una boca para hablar, dos orejas para escuchar. Atiende a lo que tu cliente quiere contarte, muy especialmente al principio de una relación, cuando todo está por construir. Escucha antes de proponer tu solución o tu punto de vista. Si el cliente quiere contártelo, será por algo.

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