¿Seguro que utilizas de forma apropiada el teléfono, el correo electrónico y la mensajería instantánea para comunicarte con tus clientes?

Nadie puede conseguir un proyecto, y mucho menos realizarlo, sin comunicarse con el cliente. Cuando hablamos con otra persona cara a cara tenemos muchas herramientas para transmitirle lo que pensamos, y para entender lo que la otra persona quiere decirnos: gestos, tono de voz, interacción directa, etc. El problema es que cuando nos comunicamos utilizando nuevos medios, como el correo electrónico, el chat o incluso una videoconferencia, perdemos buena parte de esas herramientas.

En FreelanceSwitch nos proponen unos buenos consejos para mejorar nuestra comunicación online con nuestros clientes y colaboradores. Hemos seleccionado los mejores:

1. Varía el tono de tu voz en el teléfono y en Skype

El tono de voz añade muchos matices -es decir, mucha información- a lo que estás diciendo, y puede ayudarte a suplir los gestos, que evidentemente no están presentes en una conversación telefónica. Además, es uno de los mejores remedios contra la monotonía en un discurso. Así que intenta ir modificando tu tono de voz a lo largo de la conversación para reforzar tu mensaje.

2. Sonríe también en las videoconferencias

Es inevitable: la gente que sonríe a menudo transmite energía positiva, resulta mucho más agradable y cae mejor. No se trata de sonreír todo el rato por decreto ley. Eso resultaría estúpido. Pero a veces, con el trabajo, las prisas y la tensión, se nos olvida que sabemos sonreír. Y que cuando lo hacemos somos un poco más felices. Tenlo en cuenta. En una conversación cara a cara, o por videoconferencia, lo que hay en tu cara es buena parte de lo que transmites.

3. Suple el contexto con emoticonos

Ya hemos comentado que en la comunicación online muchas cosas quedan fuera. Los emoticonos pueden ayudarte a poner aquello que falta, sobre todo cuando quieres ser irónico, sarcástico, cuando quieres bromear, etc. Ya sabes que sin el contexto de los gestos, tono de voz, etc, estas intenciones pueden ser malinterpretadas. La ironía es uno de los casos más claros.

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¿Necesitas comunicarte y colaborar a distancia con tus clientes y compañerxs de proyecto?

Ya hemos comentado varias veces que las reuniones, si no están bien gestionadas, pueden convertirse en un auténtico lastre. Mucho más si son presenciales, y exigen un esfuerzo y un gasto extra para llegar hasta el punto de encuentro.

En la revista Consumer han recopilado algunas de las herramientas que te permitirán ahorrarte desplazamientos innecesarios:

- Dimdim es una aplicación de código abierto especializada en reuniones online. Es gratuita para hasta 20 personas.

- Team Apart permite mantener reuniones online de hasta 4 personas, armadas todas ellas con su webcam y su micrófono.  Su principal baza es su sencillez, y también incluye algunas herramientas de colaboración para compartir imágenes, archivos, etc.

- Huddle es una herramienta de colaboración que, además de ofrecer un servicio de videoconferencia, también permite gestionar y compartir proyectos. Incluye una versión gratuita con limitaciones. A partir de ahí, lo que necesites gastarte…

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eSpecifica, Mide, Acuerda, sé Realista y gestiona bien tu Tiempo. Estos 5 “ingredientes” son sencillos, y te permitirán dar un salto adelante en tu actividad profesional. Es lo que algunos denominan el método SMART:

1. eSpecifica: llama a las cosas por su nombre

La mayor parte de los conflictos tienen su origen en un problema de comunicación: no hemos entendido bien lo que nuestro cliente quería, o no hemos sabido explicarle a nuestro cliente lo que íbamos a hacer. Conforme aumenta el número de personas involucradas en el proyecto, las probabilidades de que se produzcan malentendidos se disparan.

Así que la clave para evitar problemas es una buena comunicación. Eso implica llamar a las cosas por su nombre. Especifica. Que todo quede claro. No te refugies en formulaciones vagas y ambiguas. Pronto se convertirán en falsos avances y falsos apoyos porque, en el transcurso del proyecto, cada parte las interpretará de una manera diferente.

2. Mídelo todo para mejorar

Ya lo decía Galileo: Mide lo que se pueda medir, y lo que no se pueda medir, hazlo medible. La explicación es muy sencilla: si somos capaces de medir algo -un trabajo, una tarea, una actividad- entonces también somos capaces de mejorar.

Mide tu tiempo y tu esfuerzo. Mide los resultados que has obtenido. De esta forma, la próxima vez conseguirás hacerlo mejor y, seguramente, en menos tiempo.

Con los datos encima de la mesa podrás definir tus objetivos de manera eficaz: serán estimulantes porque no resultarán demasiado fáciles de conseguir, pero tampoco serán irreales ni inalcanzables.

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En Freelancefolder han recopilado 5 herramientas online con las que puedes gestionar de manera más eficaz tus proyectos, horarios, tareas, facturas y contactos.

- OpenGoo y su demo correspondiente en castellano Es una solución OpenSource (basada en código abierto) pensada más bien para equipos. Su objetivo es mejorar la productividad y la gestión de los diferentes miembros. Incluye gestión de tareas y documentos, gestión de proyectos, etc.

- Subernova está orientada directamente a los profesionales freelance. La idea es que, con esta aplicación, los freelance puedan controlar de manera sencilla el avance de las tareas y los proyectos, el cobro de facturas, la información a clientes, etc. También disponible para iphone. Cuesta 6 dólares al mes.

- Projectivity también es OpenSource. Promete un ahorro de tiempo del 20% y está orientada a la gestión de cartera, proyectos, conocimiento y colaboración.

- WorkETC. Combina CRM (gestión de clientes) con la gestión de proyectos, facturas y horarios. Tiene una tarifa para profesionales freelance de 30 dólares al mes.

- Daylite. Especial para maqueros. Esta herramienta de productividad está dirigida a los usuarios de  iphone e ipod touch. 50 euros al año o bien 9 euros al mes.

Puedes consultar una descripción más amplia de cada uno de estos programas en el artículo 5 Game Changing Project Management Tools, publicado en FreelanceFolder.

Casi todos los blogs te recomiendan hacer más cosas para ser más productivo/a… ¿Y si el secreto estuviese, precisamente, en hacer menos cosas?

Eso es lo que nos proponen en Zenhabits: hacer menos cosas, sí, pero hacer justo esas cosas que son esenciales para nuestra actividad profesional, y que nos permiten marcar la diferencia.

¿Una filosofía para vagos? En este contexto, "hacer menos" no tiene nada que ver con ser vago. Se trata de concentrarse en la calidad y no en la cantidad; de escapar a la famosa "rueda del hamster" -en la que casi todos los profesionales acabamos metidos- para hacer un trabajo diferente, algo que sea realmente especial y tenga impacto en nuestra vida y en la de los demás (clientes, usuarios y, por qué no, también en amigos y familiares).

Ejemplos en los que menos es más

Si eres carpintero, puedes producir 1.000 armarios muy baratos que durarán un par de años; o puedes construir unos pocos armarios realmente bellos y resistentes, que durarán toda la vida (y mucho más).

El caso de los programadores también es muy claro: puedes construir una aplicación con miles de líneas de código, una herramienta que intente hacerlo todo. O puedes optar por un programa sencillo, que haga una cosa y la haga muy bien, y en el que no sobre ni una sola línea. Más sencillo, menos errores. Mucho más rápido y fácil de mantener. Mucho más fácil de utilizar para el usuario final.

Consejos para hacer más con menos

Para entrar en esta dinámica de "menos es más", puedes seguir estos consejos:

1. Reduce, de forma paulatina, aquellos compromisos que no son esenciales para tu trabajo.

2. Reduce el número de reuniones al mínimo indispensable, es decir, a las que son realmente útiles e insustituibles. Si, a pesar de todo, no puedes renunciar a la reunión, asegúrate de que resulta productiva. Puedes consultar estos buenos consejos para conseguirlo.

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Casi siempre presentamos los consejos en positivo. Pero a veces resulta útil verlo todo desde el otro lado. En FreelanceFolder nos sugieren unas cuantas recetas infalibles para fracasar como profesionales. Nosotros hemos seleccionado las mejores, y las hemos formulado a nuestra manera.

Sigue este manual de peores prácticas al pie de la letra y te garantizamos que tu actividad freelance se derrumbará en menos de un mes:

1. No concedas demasiada importancia a la fecha de entrega

La fecha de entrega no es algo fijo, que siempre haya que cumplir. Debes tomártelo, más bien, como una sugerencia, algo meramente orientativo.

Si puedes llegar a tiempo, bien; si no, no te apures…

2. Responde a tus clientes sin prisa

Deja que tus clientes esperen un poco antes de responder a sus peticiones. De esta forma valorarán mejor tu trabajo y pensarán que eres un profesional muy solicitado.

No contestes el teléfono. Puede desconcentrarte. Deja que suene y sigue a lo tuyo. Al día siguiente, o pasados unos días, quizá puedas devolver la llamada.

Nunca utilices un contestador, ni un buzón de voz para recoger las llamadas a las que no puedes responder. Si tus clientes están realmente interesados, y el asunto es urgente, volverán a intentarlo. ¿No crees?

3. No hagas lo que el cliente te pide, sino lo que a ti te parece mejor

Tú eres mucho más listo/a que tu cliente, y además tienes mejor gusto. Así que, si vuestras opiniones entran en conflicto, ni siquiera te molestes en discutir: haz lo que a ti te parece mejor.

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A la hora de realizar una tarea, un proyecto o un trabajo, siempre debemos tener en cuenta los dos extremos de la cuerda: la CALIDAD y la RAPIDEZ.

Hay un momento crítico en el que tendremos que decidir: “¿Sigo mejorando o “libero” el proyecto?”. Es una pregunta clave para nuestra actividad, y la respuesta depende en buena medida de nuestra filosofía de trabajo.

Entre los dos polos existe una fuerte tensión que debemos resolver. A todo el mundo le gustaría que su trabajo fuese perfecto, pero lo que está claro es que, si tenemos que seguir trabajando hasta que todo sea perfecto, lo más probable es que nunca lleguemos al plazo de entrega comprometido.

Calidad: tu credibilidad está en juego

No puedes entregar un producto que no funciona. Tu cliente no va a aceptar que le entregues un trabajo deficiente y lleno de errores. La calidad de tus proyectos es una parte básica de tu credibilidad como profesional.

Rapidez: no llegar a tiempo no es una opción

Esto no es como el taller de un artista. No puedes dedicar todo el tiempo que quieras a completar tu obra de arte. El desarrollo de Internet no ha hecho más que acelerar la velocidad a la que las empresas deben renovar sus productos, sus servicios y sus propuestas de valor al cliente.

Y esa presión llega directamente a los profesionales independientes: tus clientes van a exigirte que entregues el trabajo en un plazo muy ajustado para que ellos, a su vez, puedan llegar a tiempo al mercado.

Resolver la tensión

¿Qué es más importante? ¿Entregar un trabajo bien hecho o llegar a tiempo a la entrega comprometida? A primera vista, parece complicado resolver la tensión entre calidad y rapidez, pero quizá no lo sea tanto.

Basta con saber qué variables son inamovibles:

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En Smashing Magazine nos proponen una buena batería de consejos útiles para aumentar nuestra productividad como freelance. Hemos hecho un resumen con lo más interesante:

PONTE UN HORARIO

1. Define un horario de trabajo y cúmplelo

Ponte un horario realista y trata de cumplirlo sin excepciones. Aunque puede parecer una cierta pérdida de libertad, en realidad el horario te da disciplina, y te ayuda a aprovechar el tiempo al máximo.

Siempre nos enfrentamos a la tentación de dormir unas cuantas horas más. Pero piensa que si empiezas por la mañana, a una hora razonable, al acabar el día dispondrás de tiempo más que suficiente para desconectar y para dedicarte a tus aficiones.

Te proponemos este método que hemos desarrollado para construir tu horario de trabajo perfecto.

2. Tómate un descanso cada cierto tiempo

Hay que cumplir el horario, es verdad. Pero no tiene sentido que permanezcas un montón de horas sin levantarte de la silla, pegado a la pantalla del ordenador. Un descanso cada cierto tiempo nos ayuda a refrescar la mente, y nos permite volver al trabajo con energías renovadas.

30 minutos de trabajo a plena concentración dan mucho más de sí que una hora divagando. Así que busca una alternancia: un sprint de concentración, un pequeño descanso, y vuelta al sprint. Por supuesto, nunca te saltes la hora de la comida. No vivimos sólo del aire.

DISEÑA UN PLAN

3. Márcate tus propias metas

Ya sabes lo que dicen: si tú no defines lo que quieres conseguir, otro lo hará por ti. Los objetivos nos marcan el camino a seguir, y nos ayudan a estar motivados. Así que define tus metas a corto, a medio y a largo plazo: ¿Qué quieres conseguir esta semana? ¿Y este mes? ¿Dónde y cómo te gustaría estar dentro de un año? ¿Y dentro de 5? Reflexiona un rato sobre lo que quieres conseguir y escríbelo para no perderlo de vista.

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¿Has pensado alguna vez en cómo empleas las 24 horas del día? Éste puede ser un buen momento para reflexionar.

4 actividades principales

Según un estudio publicado por The New York Times, durante el año 2008 los estadounidenses consumieron casi dos terceras partes de su tiempo en sólo 4 actividades: dormir, comer, trabajar y ver la televisión.

Usamos el tiempo según las circunstancias personales

El uso del tiempo varía según las circunstancias personales, como no podía ser de otra manera.

Un ejemplo muy claro: las diferencias entre la gente con trabajo y los parados. Según el estudio, los desempleados duermen una hora más al día, ven 70 minutos más de televisión y dedican el doble de tiempo a limpiar y recoger la casa.  También pasan una hora más al día estudiando, y dedican bastante más tiempo a su familia. Entre sus actividades destacan, por ejemplo, pasar el aspirador, poner una lavadora, arreglar el jardín, recibir cursos de formación o enviar currículums. Qué remedio…

Y tú, ¿cómo te organizas?

¿Has calculado alguna vez cuánto tiempo dedicas a las cosas que consideras realmente importantes?

Seguro que te gustaría encontrar más tiempo para estar con tu familia, mantener la casa en orden, hacer deporte, ir al cine, hacer la compra, cocinar, pintar cuadros o dar paseos por el parque. El problema es que para conseguirlo hay que “recortar” en otras actividades. ¿Cuáles? Vamos a hacerte una propuesta que no podrás rechazar:

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El otro día hicimos una lista con los principales riesgos para tu actividad como freelance, pero nos dejamos en el tintero uno muy importante: la salud.

Estas son algunas de las preguntas con las que puedes empezar tu diagnóstico:

- ¿Trabajas 12 horas seguidas a menudo?
- ¿Tienes frecuentes dolores de espalda?
- ¿Le robas horas al sueño para acabar los proyectos?
- ¿Te alimentas de lo primero que pillas, y encima lo devoras delante del monitor?
- ¿Haces menos ejercicio que un gato de escayola y te estás convirtiendo en un/a profesional de “gran perímetro”?

Si has respondido afirmativamente a cualquiera de estas preguntas, tenemos una mala noticia que darte. Aunque todavía no lo sepas, no eres invencible. Todas las facturas que ahora le estás pasando a tu cuerpo, tu cuerpo te las devolverá con creces…

Los “esfuerzos extra” no son productivos

Los “esfuerzos extra” son falsamente productivos o, mejor dicho, sólo son productivos a corto plazo. A la larga, se comen toda tu ilusión y tu energía, y pueden hacer que tu salud empeore hasta dejarte en el dique seco profesional.

Los sprints sólo son válidos de forma puntual y extraordinaria. Para no verte obligado a abandonar antes de tiempo, deberías plantearte tu actividad profesional por lo menos a medio plazo. En FreelanceFolder nos recuerdan cuáles son los 5 puntos que debes tener en cuenta para garantizar que te encuentras en plena forma mental y física:

1. Duerme suficientes horas

No importa la causa. Puede ser que te hayas organizado mal y hayas dejado todo el trabajo par aun atracón final. También puede ocurrir, simplemente, que tienes demasiado trabajo y unos plazos de entrega infernales. En cualquier caso, si no duermes lo suficiente, no sólo te quedarás sin energía, sino que te encontrarás lento y espeso a la hora de trabajar, tendrás mal humor y estarás irritable. En resumen: te convertirás en una especie de zombie gruñón. El consumo excesivo de excitantes -café y té- tampoco ayuda.

Puede que a veces trasnochar sea inevitable. Pero si la historia se repite a menudo, será mejor que te replantees la situación, porque no te estás haciendo ningún favor ni a ti ni a tu cliente. Los zombies no trabajan mejor y, además, resulta difícil convivir con ellos.

2. Haz ejercicio

Da igual lo rápido que teclees y lo mucho que muevas el ratón. Trabajar delante de un ordenador no cuenta como ejercicio… La mayor parte de los freelance pasamos casi todo el día sentados, y la vida sedentaria siempre origina trastornos en la salud. Si quieres evitarlo, te conviene hacer algo de ejercicio regularmente. Así podrás estirar las piernas, desentumecer los músculos y, por qué no, liberar unas cuantas endorfinas. Esto es lo que dice la Wikipedia sobre la “droga de al felicidad”:

Son producidos en la glándula pituitaria y el hipotálamo en vertebrados durante ejercicios vigorosos, excitación, y orgasmos; y se parecen a los opiáceos en su habilidad para producir analgesia y una sensación de bienestar. Las endorfinas actúan como “eliminadores naturales del dolor”, cuyos efectos pueden potenciar el de otras medicaciones.

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