Empezar a trabajar para un cliente es como una pequeña aventura: puede que vaya muy bien, y que dure bastante tiempo; pero también puede que no aciertes, y que aquello se convierta en un pequeño suplicio. Para evitar que todo acabe con un cliente insatisfecho, o con un trabajo durísimo y mal pagado, que ni siquiera te compensa, es mejor que te enteres bien de todo antes de empezar.

En Freelancefolder nos proponen 42 preguntas que debes plantearte y hacerle a tu cliente (directa o indirectamente). Con ellas obtendrás la información necesaria para saber si ese cliente y ese proyecto te interesan, podrás evaluar las exigencias y los riesgos, y serás capaz de abordar el trabajo con ciertas garantías. Incluso te permitirán realizar un mejor seguimiento del proyecto.

No tienes por que plantear todas las preguntas en todos los casos, pero siempre te vendrá bien tenerlas en cuenta. Aquí van:

Preguntas sobre la empresa del cliente

1. ¿Qué tipo de negocio es el de tu empresa?
2. ¿Cuánto tiempo lleva tu empresa en el negocio?
3. ¿Cuál es el tamaño de la empresa?
4. ¿Qué reputación tiene tu empresa?
5. ¿Cuál es tu cliente-tipo?
6. ¿Quiénes son tus competidores?
7. ¿Cuál es tu dirección (web y postal)?
8. ¿Cuál es tu número de teléfono?
9. ¿Cuál es tu correo electrónico?
10. ¿Cuál es la mejor manera para contactar contigo?

Filosofía de trabajo

11. ¿Qué consideras más importante: la calidad o la velocidad del trabajo?
12. ¿Cada cuánto tiempo quieres ver los avances que voy haciendo?
13. ¿Sueles contratar profesionales freelance?
14. ¿Prefieres un proceso de trabajo estructurado o desestructurado?
15. Si fuese necesario, ¿te importaría si cuento con otros profesionales para realizar ciertas partes del trabajo?

Sobre el proyecto en concreto

16. ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
17. ¿Qué tipo de formación/experiencia esperas de un freelance para trabajar en este proyecto?
18. ¿Cuál es la exigencia técnica de este proyecto?
19. ¿Cómo ves este proyecto cuando esté finalizado?
20. ¿Cuántas “unidades” (páginas/palabras/pantallas) se necesitan?
21. ¿Cuáles son las instrucciones específicas del proyecto?
22. ¿Tus clientes necesitan que se cumpla algún requisito especial en este proyecto?
23. ¿Puedes mostrarme algún ejemplo de un trabajo que nos sirva como referencia?
24. ¿Quién será mi contacto e interlocutor para este proyecto?
25. ¿Cuál va a ser la disponibilidad tuya o de ese interlocutor durante el proyecto?
26. Si es necesario, ¿tendré disponibilidad para acceder a la información de tu empresa?
27. ¿Hace falta algún software o algún hardware especial para realizar este proyecto?
28. ¿Crees que hay algún problema o riesgo potencial en este proyecto?

Sobre el acuerdo contractual

29. ¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?
30. ¿Quién se quedará con los derechos de propiedad intelectual al acabar el proyecto?
31. ¿Cuál es el plazo de entrega?
32. ¿Cuál va a ser la forma de pago?
33. ¿Cuál va a ser la fecha de pago?

Seguimiento del proyecto (una vez acabado)

34. ¿Cómo crees que ha ido el proyecto?
35. ¿Alguna sugerencia?
36. ¿Tienes previsto que de este proyecto salga algún otro?
37. ¿Este proyecto tendrá que ser actualizado o revisado en algún momento?
38. Si este proyecto necesita alguna actualización, ¿crees que esta constituiría un proyecto por separado?
39. ¿Hay algún otro proyecto que pueda realizar para tu empresa?
40. ¿Cada cuánto tiempo necesitas los servicios de un [pon tu perfil profesional]? 
41. ¿Puedo utilizar este proyecto como ejemplo para mi portfolio?
42. ¿Estarías dispuesto a darme un testimonial -una pequeña declaración- para hacer una historia de usuario?

Puedes consultar el artículo original 42 Questions Every Freelancer Should Ask Their Clients, publicado por Laura Spencer en Freelancefolder.

En Smashing Magazine han creado una lista con 15 aplicaciones útiles para la gestión de proyectos. He hecho un resumen libre, con algunos cambios y alguna aplicación añadida. Así suman 18. Bonito número, ¿no?

Existen aplicaciones para todos los gustos: gestión de errores, gestión del tiempo, contabilidad, diseño de flujos de navegación, control de versiones, presentaciones online, etc. Tienen en común que, de alguna forma, todas sirven para realizar un buen seguimiento del proyecto y de las actividades de cada uno de los miembros del equipo. También si el equipo está formado por una sola persona. Las hay gratuitas y de pago, con interfaces más y menos complejos. La mayoría son fáciles de instalar y de usar… Pero vamos al grano: 

Aplicaciones básicas para la gestión de proyectos

Lighthouse es una aplicación que te permite realizar el seguimiento de errores, temas, calendario, hitos del proyecto, etc. Se integra con tu cliente web. Con ella podrás monitorizar los bugs de tu software, detectar las erratas del libro que estás escribiendo, organizar planes y actividades, y obtener feedback sobre tus productos. 

La creación de proyectos es sencilla: sólo tienes que introducir un título de proyecto y una descripción. Una vez que el proyecto está creado, puedes introducir los tickets, mensajes e hitos.

Lighthouse es muy recomendable para los equipos de desarrollo web, también si están formados por una única persona. Hay una versión gratuita que te permite gestionar un sólo proyecto para hasta dos personas. Las versiones de pago van desde 10 dólares hasta 120 en el Plan Platinum. 

Springloops. Aplicación muy enfocada al desarrollo y gestión de código. El interfaz es muy intuitivo y fácil de usar. Puede integrarse con Basecamp. Tiene versiones gratuitas y de pago. Estas últimas van de los 9 a 96 dólares al mes. 

CreativePro Office ofrece herramientas de gestión online, y está pensada para autónomos y pequeños equipos de diseñadores gráficos y desarrolladores web. Es una aplicación absolutamente gratuita. 

No Kahuna. Herramienta sencilla de gestión de proyectos. Permite crear, distribuir y realizar el seguimiento de las tareas de todos los miembros del proyecto. Es gratuito hasta que abres 30 tareas. Entonces tienes que pasar a la versión de pago, que tampoco es demasiado costosa. No Kahuna es una buena opción para la gestión básica de proyectos y el seguimiento de “tickets”.

Basecamp es considerado por muchos como el mejor gestor de proyectos y la mejor plataforma de colaboración que existe. Entre sus funcionalidades destacan las listas de tareas, la posibilidad de compartir archivos, la gestión del tiempo, los comentarios, etc. El interfaz de uso es realmente bueno, y ya tiene muchos imitadores. Eso sí, Basecamp no es gratuito: el plan básico cuesta 24 dólares al mes, y el Max se va hasta los 149.

Diseño de flujos de navegación web

Jumpchart es una herramienta que te permite diseñar el flujo de navegación de tu sitio web.  Solo tienes que crear las páginas y arrastrarlas dentro del plan. Es una gran aplicación para los diseñadores web, ya que permite realizar maquetas de forma sencilla. Hay versiones gratuitas y de pago, de 5 a 50 dólares al mes.

Gestión de proyectos basados en Wiki

Los wikis constituyen otra opción interesante para la gestión de proyectos. 

Trac project es un wiki para realizar el seguimiento de proyectos de desarrollo de software. Posee un sistema de control de versiones, gestión del tiempo, y seguimiento de tickets. Es gratuito, y tiene un montón de plugins útiles.

PBwiki es uno de los wikis más fáciles de usar, y es gratuito. Te permite compartir archivos con otros usuarios, monitorizar los cambios y versiones, etc. Se instala en un minuto y es realmente intuitivo.

Seguimiento de bugs y tickets

Específicos para desarrollo web. 

16 bugs, para la gestión sencilla de bugs. Utiliza un sencillo código de colores para identificar cada tipo de contenido. Existe una versión gratuita y otras de pago, que van de 8 a 15 dólares.

Jira es un software de seguimiento de bugs que incluye un montón de funcionalidades. Permite, por ejemplo, realizar informes, generar gráficas y mapas de flujo, y es configurable. El único pero es el precio, y es que no resulta nada barato: a partir de 300 dólares mensuales.

Colaboración a distancia 

3 soluciones para trabajar y compartir online con tus clientes y colaboradores.

Active Collab es un gestor de proyectos que  te permite crear un espacio de colaboración en tu propio sitio web, para que puedas trabajar y compartir información con tus clientes y colaboradores. Incluye foros, asignación de tareas, archivos compartidos, calendarios, gestión de hitos y entregas. etc. Existen dos opciones de pago: para empresas y para pequeñas empresas. 

Dim Dim es una plataforma web para mantener conferencias y colaborar online. Te permite compartir tu escritorio, tus presentaciones y tus documentos con la gente con la que te estás comunicando. Incluye un servicio de voz IP integrado. Tiene versiones gratuitas -para encuentros online de hasta  20 personas- y de pago para encuentros de 100 a 1000 personas a la vez.

Vyew es un servicio para realizar presentaciones online. También te permite compartir tu escritorio con quien tú quieras. Incluye una “pizarra” para compartir ideas, así como herramientas de diseño. Hay una versión gratuita para hasta 20 participantes, y dos planes de pago.

Facturación y ventas

Facturagem. Más fácil, imposible. Con facturagem podrás generar tu factura en menos de 1 minuto. Las 10 primeras facturas son gratis.

Less Accounting es un programa sencillo de contabilidad par autónomos y pequeñas empresas. Incluye seguimiento de kilometraje y gestión de gastos.

Ventasgem es una aplicación absolutamente gratuita que te permite realizar un seguimiento de todas las propuestas comerciales de tu empresa. Es muy visual y sencilla de usar. Con ventasgem podrás elaborar tus previsiones de ventas sin esfuerzo.

Gestión del tiempo

LiveTimer es un gestor de tiempo muy fácil de utilizar y que además funciona tanto en tu ordenador como con el iPhone. Puedes utilizarlo para aumentar tu productividad. Sólo cuesta 5 dólares por mes.

FourteenDayz es un programa de seguimiento específico para equipos. Genera “hojas de tiempo”. Incluye una versión gratuita y hasta 6 planes diferentes de pago. Los informes se puede exportar en Excel o PDF.

*Más en el post 15 useful project management tools, de Smashing Magazine.